Caos en la documentación de la empresa: ¿Quién es responsable?

Con frecuencia, los líderes empresariales se enfrentan a diversos desafíos en el día a día en el trayecto para alcanzar sus objetivos organizacionales, uno de ellos es evitar el caos en la documentación de la empresa, que afecta principalmente a la gestión por procesos generando la sensación de anarquía en el entorno de trabajo, sin reglas ni directrices. Sin embargo, también existe un caos burocrático, en el que cada pequeño proceso es regulado por un montón de políticas y procedimientos.

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Es imposible controlarlo todo, pero llegar al punto de que la documentación de tu empresa tenga un manejo caótico puede generar retrasos en los tiempos y volver todos tus procesos ineficientes. Generalmente, gran parte del caos se produce porque el proceso de documentación no está digitalizada, por lo que es posible que se continúen imprimiendo hojas y más hojas de archivos y expedientes que ocupan espacio, se pueden extraviar o dañar, y consume demasiado trabajo manual. 

La experiencia de las empresas más exitosas demuestra que el secreto reside en definir las políticas clave y fijarlas por escrito para que el proceso de documentación adquiera un estatuto de formalidad, en donde todas las tareas que involucra este proceso estén definidas y formen parte de una secuencia ordenada de principio a fin. En este artículo, analizamos por qué se produce el caos en la documentación de la empresa y cómo solucionarlo de la mejor manera. 

¿Por qué se produce el caos en la documentación de la empresa?

En la gestión de documentos, el responsable directo es la persona encargada de aplicar en cada área todos los lineamientos aportados por el equipo de gestión documental para la correcta organización de los archivos físicos y digitales. La mayoría de la documentación contiene información financiera, legal y relacionada con los recursos esenciales que impactan de forma crítica en el crecimiento empresarial. Su ausencia puede repercutir directamente sobre las finanzas debido a los procesos lentos o la falta de estos, la ausencia de seguimiento y visibilidad de los documentos y el desorden organizacional.

Existen diversas causas por las cuales la documentación empresarial puede convertirse en un caos y generar retrasos en el resto de los procesos. A continuación, analizaremos su importancia para mantener el orden en la gestión documental de tu organización.

• Información digitalizada y almacenada en múltiples dispositivos.

Cuando la documentación finalmente se digitaliza en una organización, una de las causas de que se produzca un caos en la documentación de la empresa se debe a que la información está almacenada en múltiples dispositivos, como correos electrónicos, carpetas compartidas o dispositivos móviles, en lugar de utilizar una plataforma única donde centralizar toda la información. Esto ahorraría muchísimo tiempo de búsquedas. Por este motivo, si vas a digitalizar tu proceso de documentación, es fundamental mantener la información actualizada, correctamente detallada y segura en un solo lugar. 

Debemos entender que con la digitalización no se terminan los problemas con la documentación si la información sigue estando desperdigada en distintos almacenamientos. Esta situación puede provocar duplicación de la información y la pérdida de archivos por fallos en los equipos que los almacenan, o bien la creación indiscriminada de carpetas que también dificultan la búsqueda de archivos, igual que en la búsqueda física, que generalmente no se utilizan de manera habitual.

• Documentación en papel.

La insistencia de mantener los documentos en papel puede obstaculizar el proceso porque en plena era de la digitalización el uso del papel ha dejado de ser rentable para las empresas, además de que no es sostenible para el medio ambiente. No obstante, con la sustitución del papel por los archivos digitales no se soluciona el problema del caos en la documentación de la empresa.

En el caso de los documentos físicos, los inconvenientes son mucho peores, porque a los mencionados en los almacenamientos digitales se le agregan el deterioro de los archivos por el paso del tiempo, el espacio físico ocupado por el papel que puede abarcar muchos metros cuadrados de estanterías y cajoneras de escritorio, lo que puede convertir el espacio de la oficina en un verdadero caos. Asimismo, con los documentos en papel existe un riesgo de custodia documental, ya sea por robo, extravío, daño por condiciones meteorológicas adversas, entre otras.

Y no debemos olvidar las búsquedas infinitas en esa marea de documentos en papel que pueden llegar a quitarte un tiempo valioso para realizar otras tareas que pueden aportar mayor valor a la empresa. Estas búsquedas eternas van a producir ineficiencia, ralentización en los procesos, pérdida de tiempo, desorganización y errores en los documentos, que son algunas de las consecuencias de llevar a cabo una mala gestión de la información.

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¿Cómo podemos solucionar el caos en la documentación de la empresa?

Una vez que identificamos las causas de una mala gestión de la documentación, es el momento de implementar las soluciones para evitar más caos en el futuro y aumentar la eficiencia de tu proceso. Veamos qué podemos hacer.

1. Garantizar la documentación contextual adecuada.

Tu equipo necesita de contexto para comprender la naturaleza de cada proceso de la empresa, por qué es necesario completar una tarea en particular y por qué la empresa toma estas decisiones en lugar de otras. En la documentación, es fundamental incluir el responsable y el motivo de cada tarea y operación. De esta forma, tus colaboradores se notifican quién es el responsable, cuáles son las tareas más importantes a realizar, cómo deberían ejecutarse y por qué algunos procesos son más necesarios que otros para el crecimiento del negocio.

2. Agregar una mejor visualización. 

Tener cientos de planillas de Excel cargadas de datos y sin un solo gráfico ni resaltado de color puede disuadir a cualquiera de querer acceder a esa información de presentación tan poco atractiva. En lugar de esto, busca la manera de ordenar y presentar la información de manera más interesante utilizando recursos visuales, como gráficos, recuadros de texto, títulos y subtítulos de otro color, gif, animaciones, siempre que el tipo de documento lo permita. Si se trata de un formulario de facturación, con que sea legible e incluya todos los datos, basta y sobra.

3. Entregar actualizaciones y notas constantes.

La documentación no se trata solo de estandarización, sino que garantiza también actualizaciones puntuales que puedes compartir con tu equipo. Asegúrate de que todos obtengan información relevante y actualizada.  Por ejemplo, puedes etiquetar a algún colaborador en un documento importante y enviarle notificaciones concernientes a un tema específico a tratar en dicho documento. El uso de aplicaciones de gestión de documentos y tareas puede facilitar este proceso para tu equipo.

4. Aprovechar la comunicación asincrónica a tu favor.

La comunicación asincrónica le permite a tu equipo distribuir mejor su tiempo y lograr una mayor comprensión de las tareas, porque no es necesario que las personas compartan el mismo espacio físico para interactuar. Esto ayuda a conocer cuáles requieren más prioridad y qué decisiones deberían tomar para completar cada proceso adecuadamente. 

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En síntesis, para evitar el caos en la documentación de la empresa debes en lo posible almacenar tu información en una sola base de datos centralizada, que te permita acceder a los distintos documentos en un solo paso. Si todavía utilizas papel para la documentación, inicia gradualmente un proceso de digitalización. Verás cómo ahorras espacio físico, tiempo de búsquedas y reduces el impacto ambiental del desperdicio del papel cuando se deteriora. Además de esto, agrega contexto a la documentación para que sea más fácil para tus colaboradores poder entenderla; mejora la visibilidad de la documentación digital para que quien acceda encuentre la información relevante y práctica; añade notificaciones en los documentos para tus colaboradores y mantiene una comunicación asincrónica para ahorrar tiempo en reuniones innecesarias.