Buenas prácticas para la implementación de normas ISO

En la actualidad de la gestión por procesos, las exigencias del mercado se están incrementando de manera acelerada, por lo que las empresas se enfrentan a escenarios sumamente difíciles y complejos debido a las diversas demandas de rentabilidad, calidad, sostenibilidad que busca promover la implementación de normas ISO. Esto marcará la dirección a seguir para toda organización que desee obtener esta ventaja competitiva.

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Las normas ISO son un sistema de gestión para regular la actividad empresarial y mejorar la calidad de los productos y servicios. Permiten a las empresas cumplir con ciertos estándares y requisitos en lo que respecta a optimización, innovaciones y gestión de calidad. 

La propuesta para este artículo consiste en compartir las buenas prácticas para la implementación de normas ISO, a fin de captar la atención de aquellos que están buscando incorporarlas y obtener mayores beneficios en sus resultados.

5 Prácticas para la implementación de normas ISO

Si bien implementar las normas ISO en tu empresa no siempre es sencillo ya que hay que tener en cuenta que cada empresa es única e irrepetible, más allá de la industria a la que pertenezca o el modelo de negocio que adopte, hemos recopilado varias prácticas típicamente efectivas de buen uso de las normas ISO. 

1. Auditoría de análisis de brechas.

Es importante considerar que la implementación se puede lograr rápidamente, sin demasiados recursos involucrados y, por supuesto, finalizar en una certificación ISO exitosa dentro de un costo y plazos razonables. Una acción recomendable es planificar tu proyecto de implementación/transición desde el principio de manera efectiva y eficiente mediante la realización de una auditoría de línea de base de análisis de brecha interna de cumplimiento del 100 %. 

Todos los requisitos existentes de la norma internacional de gestión de calidad vienen a complementar a tu sistema de gestión de calidad existente. Y sin importar si es una empresa u organización con certificación ISO 9001, este enfoque siempre te brindará los requisitos de planificación necesarios para tu proyecto de implementación o transición. 

Una estructura de implementación definida, basada en cerrar las brechas en tu sistema de gestión de calidad existente con responsabilidades claras y fechas de vencimiento para el cierre y la preparación para la certificación ISO, puede ayudar a mantener los proyectos de esta importancia en el buen camino y a tiempo. Estos hallazgos y brechas también te proporcionarán oportunidades de proyectos para reducir costos y mejorar tu rentabilidad final. 

2. Cumplimiento de procesos.

La documentación de todos tus procesos centrales es una forma de describir el estado actual y el estado futuro anticipado conforme a la norma ISO 9001 que creará el cumplimiento de los requisitos existentes por haber implementado un enfoque de proceso sólido. 

También puedes crear el primer cumplimiento de procesos frente a tu registrador externo durante tu auditoría de certificación ISO, ya que los registradores deben auditar a las organizaciones en la documentación detallada de cómo la organización ha logrado el cumplimiento del proceso con la nueva ISO 9001. Este es un requisito directo que tienen los registradores por parte del Foro Internacional de Acreditación (IAF).

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3. Desarrollo de documentos, recolección de datos y definición de los objetivos del SGC.

Además, la nueva implementación de normas ISO 9001 ya no lo requiere directamente, por lo que puedes estructurar un manual de calidad que refleje tu política de calidad, así como una lista de todos tus procedimientos operativos estándar para ejecutar el sistema de gestión de calidad. Las metas y objetivos bien desarrollados para tu SGC son números cuantitativos que se establecen para medir el rendimiento del SGC a lo largo del camino. 

Muchas empresas recopilan datos, pero es lo que tu empresa hace con ellos lo que brinda la mejor rentabilidad para tu SGC. Durante esta etapa de desarrollo, debes revisar detenidamente los planes de riesgo de tu empresa. En el caso de una cadena de suministro global, un plan de continuidad de riesgos integral orientado globalmente puede ser una buena medida, pero también pensar en un plan de contingencia local cubrirá mejor los nuevos requisitos del pensamiento basado en riesgos de ISO 9001. 

Cualquier tipo de plan/registro de riesgo suficientemente desarrollado, que cubra también el riesgo operativo y de gestión, podría realizar el trabajo con mayor eficiencia, para mantenerlo seguro durante las auditorías de terceros. En este caso, se requiere cambiar la mentalidad del riesgo del producto a la gestión general del riesgo, lo que puede ahorrarte costos importantes a largo plazo.

4. Capacitación e implementación a toda la organización.

El error clave que cometen la mayoría de las empresas es la capacitación y el informe del proceso ISO solo para todos los colaboradores. Solo con la aceptación desde la parte superior del organigrama, hasta todos los colaboradores a tiempo parcial y contratados no alcanza, se necesita garantizar una comprensión y participación completas para que tu sistema funcione bien para tu empresa. 

Durante esta fase, educa a todo tu personal sobre las normas ISO y cómo sus funciones laborales afectan el SGC. Definir objetivos y metas para que los gerentes departamentales implementen proyectos y tomen medidas para mejorar y realizar acciones correctivas también es una buena iniciativa para tener en cuenta. 

5. Auditoría simulada y revisión de la gestión del SGC.

Si llegaste hasta aquí, es porque has recorrido un largo camino para obtener tu certificación ISO. En esta fase, deberás completar una ronda de auditorías internas en tu SGC y asignar acciones correctivas documentadas sobre cualquier hallazgo que pueda haber quedado en evidencia en las revisiones anteriores. Estos actúan como una guía para las métricas medibles definidas en tu SGC. 

Una vez que se completa el ciclo, es hora de realizar la revisión de la gestión del SGC. Aquí es donde la alta dirección revisará el progreso, las metas, los objetivos y las métricas interempresariales de toda la gestión de calidad. 

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En conclusión, si bien no existen fórmulas exactas que se adapten perfectamente a las necesidades de cada empresa respecto a una certificación en las normas ISO, las prácticas para la implementación de las normas ISO que hasta ahora han sido más efectivas para un mayor número de empresas son, principalmente, realizar auditorías internas, cumplimiento de procesos, desarrollo de documentos, capacitación e implementación integral y reiteradas revisiones, todo esto con el fin de obtener mayor eficiencia y crecimiento empresarial a largo plazo.