Gestión de tiempo y prioridades: Urgente vs importante

La productividad es un indicador clave en las empresas, y uno de los componentes principales que se tienen en cuenta para estudiarla es el tiempo que se invierte para la ejecución de cada actividad o tarea. Hoy vamos a indagar acerca de la importancia de la gestión del tiempo y prioridades, junto con una diferenciación sobre lo urgente vs lo importante.Si en tu compañía la gestión del tiempo suele ser un desafío para tus líderes, ¡no puedes dejar de leer este artículo!

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Importancia de la gestión de tiempo y prioridades

La efectiva gestión de tiempo y prioridades, es un factor crucial para el éxito de las empresas en el contexto actual, cada vez más competitivo, cambiante y exigente. Saber optimizar el uso del tiempo para obtener los resultados deseados es esencial para toda empresa, ya que puede determinar su éxito en el largo plazo.

Cuando las empresas gestionan su tiempo de manera eficiente, tienden a mejorar su productividad, aumentar la calidad de su trabajo y generar un ambiente de trabajo ameno y llevadero, donde los colaboradores no tienen que precipitarse para cumplir sus tareas, sino que trabajan organizados y más tranquilos. Esto último, también ayuda a reducir el estrés que puede producir el ámbito laboral.  

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Diferenciación entre lo urgente vs. lo importante

Uno de los puntos claves de la gestión de tiempo y prioridades, es saber jerarquizar las actividades de acuerdo con su importancia y urgencia, ya que, en ocasiones, pueden surgir tensiones al determinar qué tareas son prioritarias y cómo abordarlas, considerando su nivel de importancia y urgencia. 

Para entender bien esta diferenciación, resulta pertinente distinguir qué entendemos por importante y por urgente. Por un lado, las tareas urgentes son aquellas que requieren un tratamiento inmediato, y generalmente se presentan de manera imprevista, por situaciones inesperadas o cambios en plazos estipulados. 

Como ejemplo de tareas urgentes, podrían ser, solucionar una crisis comercial por quejas de los clientes sobre los productos, o, restablecer el funcionamiento del sistema de software con el cual se maneja de manera interna la empresa por una interrupción o falla en el mismo.

Por el otro lado, aparecen las tareas importantes, que son las que tienen un gran impacto en los objetivos y metas a largo plazo, y que si bien no dependen de plazos o fechas, deben atenderse para asegurar el éxito y sostenimiento de la compañía. 

En este caso, algunos ejemplos podrían ser, organizar una capacitación para los colaboradores sobre una nueva herramienta que servirá para mejorar la productividad, o revisar las metas y objetivos empresariales para detectar que sigan alineados con las tareas y actividades actuales de la empresa, y las necesidades del mercado. 

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El rol de los gerentes en la gestión de tiempo y prioridades

Los líderes desempeñan un papel fundamental en la gestión de tiempo y prioridades, ya que son los encargados de transmitir a sus colaboradores una cultura de gestión del tiempo eficiente. De esta manera, el equipo de trabajo adquirirá el hábito de optimizar el uso de su tiempo de manera adecuada, para el desarrollo de las diferentes tareas y cumplimiento de los objetivos estipulados.

En este sentido, es importante que los gerentes tengan la capacidad no solo de mantener motivado a su equipo de trabajo para que cumplan los objetivos, sino también de establecer determinadas pautas de trabajo para cumplir con los plazos y comprimidos.

Por ejemplo, los líderes deben promover el cumplimiento de horarios de trabajo y de entregas, generar reuniones periódicas para revisar los avances en las tareas, utilizar herramientas de planificación como calendarios y checklist de tareas, entre otras. 

Todo esto implica y requiere mantener una comunicación fluida y permanente para detectar de manera anticipada errores o fallas, y poder resolverlas sobre la marcha, asi se optimiza cada minuto, y no se pierde tiempo.

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Conclusiones

Llevar adelante una correcta gestión de tiempo y prioridades, al principio puede ser un tanto desafiante. Sin embargo, si los líderes o gerentes se organizan correctamente con sus colaboradores para alinearse a los objetivos de la empresa y entienden cómo distinguir entre lo urgente y lo importante, sus labores sin dudas van a impactar de manera positiva en productividad de la compañía, y así, ayudar a obtener los resultados esperados.

Cuéntanos, ¿cómo llevan adelante la gestión de tiempo y prioridades en tu compañía? ¿Consideras que deberían mejorarla? En Drew estamos listos para comenzar a trabajar y potenciar tu empresa. 

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