Planificación vs realidad: problemas en la implementación de proyectos

La gestión de proyectos en las empresas, muchas veces y según las circunstancias, deberá enfrentarse a diversos desafíos o problemas en la implementación de proyectos. Aunque se planifique, en ocasiones la duración del proyecto puede obstaculizar su cumpliento en tiempo y forma, ya que la realidad puede diferir de lo planificado de antemano.

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A pesar de la disponibilidad de múltiples recursos, herramientas de gestión de proyectos, materiales de capacitación y metodologías flexibles, las empresas siguen desperdiciando gran cantidad de dinero cada año y luchan para abordar los desafíos y problemas en la implementación de proyectos que enfrentan.

Un estudio publicado en Harvard Business Review afirma que uno de cada seis proyectos cuesta más del 200 por ciento de la cantidad estimada y casi el 70 por ciento de los proyectos de TI enfrentan retrasos en los proyectos. El trabajo de los gerentes de proyecto es evitar eso, pero al hacerlo se enfrentan a muchos desafíos.

El objetivo de este artículo es identificar esos problemas en la implementación de proyectos, a fin de que a la hora de embarcarte en un nuevo proyecto adquieras las herramientas necesarias para superar con éxito estas dificultades.

Materializar la planificación: Principales problemas en la gestión de proyectos

A continuación, elaboramos los 7 problemas más comunes que suelen presentarse en la gestión de proyectos, a nivel general.

1. Respetar el alcance.

Uno de los principales riesgos que pueden manifestarse en la gestión de proyectos es que no se respete el alcance de un proyecto, es decir, dónde comienza y dónde finaliza el proyecto, ya que muchas veces cuando un proyecto es muy grande, existen más posibilidades de que se extienda en el tiempo indefinidamente, debido a distintos aspectos que no fueron contemplados al inicio. 

Esto perjudica no solamente la satisfacción del cliente, sino que puede incurrir en un costo mayor para la empresa. En consecuencia, la situación deviene en que se tenga que trabajar más, contratar más personas; ergo, se necesitarán más recursos para gestionar adecuadamente un proyecto, y no necesariamente el proyecto se va a volver rentable por trabajarlo más.

2. Dificultad para poder presupuestar un proyecto.

Esta realidad suele presentarse sobre todo en proyectos de duración mayor a un año. Ahora bien, en proyectos inferiores a un año no surgirían tantos problemas porque precisa menos visibilidad. Pero si la variable tiempo es superior a un año, es muy difícil para las empresas poder presupuestar un costo que mantenga su vigencia al próximo año y realizar un seguimiento del mismo.

3. Falta de visibilidad del director de operaciones.

Muchas veces los project manager no tienen visibilidad acerca de cuándo van a terminar los proyectos y en qué momento se termina un proyecto y se comienza uno nuevo. En definitiva, cuál es o debería ser la carga teórica de los proyectos que deberían gestionar los project manager. Al no tener una gestión centralizada de los proyectos, entonces siempre se tiende a ir contra reloj.

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4. Gestionar por horas o por objetivos.

Hay empresas que deciden gestionar sus proyectos por objetivos, lo cual tiene sus pro y sus contras. En otros casos, deciden gestionarse por horas. No necesariamente estas empresas están atadas por un objetivo, por lo que pierden visibilidad, se concentran mucho en la cuestión interna de las horas trabajadas, puesto que no hay forma de poder ejercer un control sobre un entorno remoto que prácticamente no permite mayor seguimiento del progreso del proyecto. 

5. Dificultad de enlazar los proyectos a la venta.

Existe cierta dificultad para enlazar proyectos entre ventas y operaciones, tanto desde la venta para poder vislumbrar el paso próximo del proceso que está por venir como desde el proyecto mismo cuando no adquirimos visibilidad de lo que está generando ventas. En función de eso no sabemos cuándo se van a liberar los recursos para avanzar en las etapas siguientes. 

En la industria de la construcción se construye primero y después se vende. O bien se vende mientras se construye y se entrega al final del proyecto. Uno de los principales problemas que suele tener el equipo de ventas es que no tiene visibilidad sobre en qué estado está la obra para saber si podemos entregar o no una edificación que seguramente ya está construida. 

6. Metodología que se debería aplicar para un proyecto.

Esto hace referencia a la metodología que deberíamos implementar en un proyecto, si conviene que sea más ágil, tradicional, scrum, etc. Dependiendo del modelo de negocio, la empresa deberá elegir la metodología que mejor se adecúe a sus necesidades. El modelo de negocio sin importar la industria que sea va a indicar si trabajar por proyectos basado en una metodología agile o decantarse por la metodología tradicional o de cascada.

Si tu empresa trabaja con clientes externos gestionando proyectos o eres un departamento dentro de una empresa que trabaja con clientes internos. Por ejemplo, no es lo mismo una empresa que desarrolla software que vende a clientes externos, que un departamento de sistemas que también trabaja por proyectos pero también trabaja para las distintas gerencias. Entonces es distinto el ritmo de trabajo y distintas las necesidades que tiene.

7. Cómo hacer una correcta transferencia de ventas a operaciones en un proyecto.

El último problema que planteamos es la dificultad para ejecutar una transferencia adecuada de ventas a operaciones. Esto obedece a la necesidad de alineación entre ventas y operaciones, entendiendo que ambos equipos deben estar en contacto con los clientes en alguna instancia del embudo de ventas. 

Puesto que no se debería delegar todo el peso de la responsabilidad en ventas para gestionar la propuesta comercial al cliente y recién en la entrega del servicio darle cabida a operaciones, es preciso coordinar los dos equipos para que se interioricen sobre un proyecto desde el inicio y realizar un seguimiento constante en conjunto con el cliente.

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En síntesis, hasta aquí identificamos 7 problemas en la implementación de proyectos que podrían estar afectando a tu empresa. Existen muchos más que en la praxis diaria irán surgiendo porque, como sostenemos siempre: cada empresa es diferente, cada proyecto y cliente son diferentes. 

Por lo tanto, sería ingenuo pensar que existe una fórmula que, a modo de antídoto, elimine el daño durante la implementación de un proyecto a todas las empresas. Lograr este objetivo requiere exploración, análisis, experimentación y mejora en los procesos. Sin embargo, ya tienes la base sobre la cual empezar este largo viaje.