Organización y control: Beneficios de trabajar tus proyectos con WBS

¿Necesitas mejorar la organización y la gestión de los proyectos al interior de tu compañía? Si es así, este artículo te va a interesar. Hoy vamos a hablar sobre los beneficios de gestionar tus proyectos con WBS (Work Breakdown Structure) o, en español, EDT (Estructura de Desglose de Trabajo).

WBS es una herramienta visual que sirve para gestionar un proyecto a través de un desglose del mismo, dividiendo la totalidad del proyecto en niveles, según la dependencia, para que el trabajo sea más manejable y para poder gestionar y controlar con más precisión cada etapa del proyecto.

El foco de WBS se posiciona en los entregables, ese paquete final de trabajo que se espera obtener como resultado del proyecto. Se divide cada entregable en niveles más pequeños y de allí se asignan las tareas que corresponden a cada uno, así como también las dependencias, para entender qué debe suceder y finalizar primero para continuar con el siguiente nivel.

El hecho de poder visualizar los diferentes niveles ayuda a conocer rápidamente qué es lo que ya se hizo y qué falta para cumplir con el objetivo final, de esta manera el control es mucho más ágil para el encargado del proyecto, y, en caso de alguna demora, rápidamente se puede ver dónde está el problema.

A partir de ahora nos vamos a concentrar en cuáles son los beneficios de trabajar tus proyectos con WBS, pero si les gustaría ampliar un poco más sobre esta herramienta, les sugerimos leer nuestro artículo en el cual contamos detalladamente de qué se trata el concepto de WBS.

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¿Cuáles son los beneficios de trabajar tus proyectos con WBS?

La estructura de desglose de trabajo tiene muchísimos beneficios para la gestión de proyectos,

• Ayuda a definir el alcance del proyecto y a organizar el todo el trabajo que se debe realizar. Al desglosar el proyecto en partes pequeñas, es más sencillo definir y estructurar como se debe desarrollar cada nivel para cumplir con el objetivo final.
• Establece las dependencias. Ayuda a visualizar las prioridades de cada tarea, cuáles se deben iniciar antes y cuáles dependen de otras para poder comenzar a realizarse.
• Sirve para estimar de manera precisa los recursos necesarios, costos totales del proyecto y el tiempo que va a requerir para ejecutarse.
• Asigna a los responsables de cada entregable, lo cual facilita el control de las tareas.
• Al ser un elemento visual, contribuye a que la comunicación fluya de manera más clara, porque quedan plasmadas todas las tareas, sus responsables, los plazos de entrega, entre otras cuestiones.
• Debido a la planificación que implica el uso de WBS, permite anticiparse a posibles fallas o problemas que se puedan presentar durante el desarrollo del proyecto.
• Facilita el control y el seguimiento de los avances del proyecto.

Además de todos estos beneficios enumerados, trabajar los proyectos con WBS también sirve para tener sistematizada la forma de trabajo del equipo, de manera que los miembros se van a acostumbrar a esa metodología y seguramente su rendimiento será superior al de otros equipos que no gestionen sus proyectos de manera organizada y controlada.

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¿Cómo crear una WBS para la gestión de proyectos?

A modo de guía general, los pasos para crear una WBS para la gestión de proyectos, son:

1. Definir el objetivo principal del proyecto. Es necesario definir de manera clara y precisa este punto para dejar en claro la necesidad que se quiere resolver y los resultados esperados.
2. Definir los entregables, es decir, ese resultado final que se espera, puede ser un bien o un servicio. Por ejemplo, un folleto, un nuevo sitio web, una publicidad televisiva, etc.
3. Desglosar cada entregable para convertirlo en un elemento más pequeño y sencillo de manejar que debe ser medible. Luego, determinar las dependencias.
4. Enumerar y detallar las tareas necesarias para cumplir con cada nivel y definir los responsables de cada tarea.
5. Determinar los plazos para el cumplimiento del proyecto en su totalidad y de cada tarea en particular.
6. Revisar y validar el WBS para asegurarse de que todos los componentes y elementos fueron considerados y no quedó nada fuera.

Sin dudas cada proyecto es diferente y tiene necesidades específicas que deberán ser evaluadas por el equipo que lo lleve a cabo, por lo cual todos estos pasos que se mencionaron son aplicables en la mayoría, pero también podrían sumarse más si el proyecto así lo requiere.

Los cuadros visuales que más se utilizan son los diagramas de Gantt o los calendarios. La idea es que sea un tipo de cronograma, en el cual tener la información rápido, al alcance de todos y sintetizada.

Conclusiones

Gestionar proyectos con WBS es muy beneficioso cuando intervienen varias personas, para que todos estén continuamente al tanto de los avances y de los resultados obtenidos en cada nivel. Es de gran ayuda para la organización, diseño, realización y control del trabajo que requiere el proyecto. 

Por otro lado, provee precisión para el trabajo, ya que permite estimar recursos y tiempos, lo cual genera que se pueda trabajar con mayor tranquilidad y sin demasiados riesgos de fallas.

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También es importante destacar que, al ser una herramienta visual, facilita que haya una comunicación clara y al alcance de todos los miembros involucrados, así como también es muy eficiente para que el líder o responsable del proyecto entienda rápidamente cómo se está desarrollando todo y en qué etapa se encuentra.

Por todo lo anterior, consideramos que gestionar tus proyectos con WBS es sencillo e intuitivo, y sirve para cualquier área o departamento al interior de una empresa. ¿Te animas a probarlo con tu equipo?