Gestión de proyectos: Principales problemas, desafíos y soluciones

La gestión de proyectos tiene muchas aristas que deben ser tenidas en cuenta a la hora de ser llevada a cabo de manera óptima. En otras palabras, la gestión de proyectos es un campo de trabajo que requiere una amplia práctica, habilidades, conocimientos y experiencia. 

Es pertinente recordar que cada proyecto es único con referencia al alcance, los objetivos o los requisitos del cliente: no existe una plantilla común para facilitar el ciclo de vida del desarrollo del proyecto. Sin embargo, aunque los problemas que se enfrentan en cada proyecto pueden ser diferentes, hay algunos más comunes que otros. A continuación, se desarrollarán algunos de ellos:

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Comunicación inadecuada

Una comunicación inadecuada en el equipo que trabaja el proyecto es uno de los errores más frecuentes. En esto, el rol del dueño del proyecto es clave, ya que debe conducir a que todos los integrantes sepan qué hacer con roles definidos para evitar estos problemas.

La comunicación de un proyecto es clave para cumplir con los plazos de tiempo estimados, sortear dificultades que puedan surgir en el camino como así también una mejor integración del equipo.

Gastos mal estimados

Cuando se hacen gastos mal estimados en un proyecto, se corre el riesgo de desperdiciar esfuerzos tanto económicos como humanos, lo que genera una pérdida de tiempo y reordenamiento de actividades. Por eso, se aconseja prever estas cuestiones en una primera instancia.

Mala gestión de riesgos

Siempre hay que prever la idea de que el proyecto no puede tener una ejecución lineal, por lo que es mejor contar con una prevención ante riesgos. Es el encargado del proyecto quien debe  abordarlos, permitiendo la correcta fluidez del trabajo para saber qué hacer frente a un imprevisto. Frente a esto, lo ideal es contar con un plan de contingencia ante cualquier problema que pueda surgir, el cual debe ser elaborado de antemano. 

Órdenes de cambio

No  importa que tan diligente sea el gerente de proyecto y otras partes interesadas en las primeras fases de un proyecto, la mayoría de éstos eventualmente encuentran brechas o deficiencias en el alcance del trabajo. Cuando los gerentes permiten que el equipo asuma continuamente nuevos requisitos sin órdenes de cambio, los plazos y presupuestos del proyecto inevitablemente se ven afectados.

Para resolver esta situación, la única forma de combatir el arrastre del alcance es poner las cosas por escrito. Cuando los clientes solicitan entregables u otro trabajo que no se describió en la orden de pedido,hay que estimar los recursos adicionales necesarios e identificar el efecto en otras tareas y entregables. De esta manera, todas las bases estarán cubiertas.

Falta de recursos

Dados los plazos prolongados involucrados en los proyectos empresariales, los gerentes de proyectos a menudo enfrentan desafíos para predecir quién estará disponible para trabajar en las tareas del proyecto con anticipación. El desafío se vuelve aún mayor cuando se espera que los miembros del equipo sean capaces de dividir su tiempo entre múltiples proyectos simultáneos.

Como resolución, proponemos la cartera de proyectos, en la cual la organización puede eliminar las conjeturas en la asignación de recursos. Mediante el uso de herramientas de gestión que brindan visibilidad de las asignaciones y la utilización en todos los departamentos y unidades de negocios, podrás no solo planificar el futuro, sino también encontrar la mejor opción para las necesidades actuales, como por ejemplo, cuando cambian los plazos del proyecto.

Metodologías conflictivas

En algunas industrias, como cuando se trabaja en proyectos relacionados al rubro de la construcción, se tiende a involucrar a varios equipos distintos también a menudo de unidades tercerizadas o empresas independientes. Dada la amplia gama de metodologías de gestión de proyectos que se utilizan en la actualidad, es muy común que se espere que dos equipos que utilizan diferentes métodos de gestión de proyectos trabajen juntos en una tarea o entrega común.

Para resolver la aplicación de metodologías distintas, la solución propuesta es un mejor enfoque es utilizar un software de gestión de proyectos que permita a los equipos traducir la información de las tareas y otros detalles del proyecto de una metodología a otra.

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