Fugas en la información. ¿Dónde se está perdiendo, quién tiene acceso?

En el mundo de las empresas, en donde se ponen en juego diversos intereses relacionados con eficaces estrategias de ventas, objetivos y metas a cumplir en determinados plazos, es decir, información de vital relevancia para mantenerse lo mejor posicionado posible en el mercado, no es extraño que esta información tan celosamente guardada, o parte de ella, de repente y sin determinar cómo, se pierda o filtre hacia alguna dirección desconocida, por agentes también desconocidos. ¿Te ha sucedido alguna vez?

Lo cierto es que esta ingrata experiencia es más común de lo que imaginas y tiene un nombre específico. Se denomina fugas en la información al incidente que pone en poder de una persona ajena a la empresa, información confidencial y que solo debería estar disponible para integrantes de la misma (tanto su totalidad como un grupo reducido). 

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Este tipo de incidente puede ser tanto interno como externo, y a la vez intencional o no. Por ejemplo, hay fugas en la información cuando un colaborador del equipo vende información confidencial a la competencia. Ahí estaríamos hablando de un incidente interno e intencional, porque fue un elemento de la misma empresa quien decidió maniobrar en su contra por alguna razón o ganancia específica. 

Ahora bien, si una secretaria pierde un documento en un lugar público, estaríamos ante un incidente interno y no intencional; o en la misma línea, la pérdida de una laptop o un pen drive, así como también el acceso externo a una base de datos en la organización o un equipo infectado con un virus que envíe información a un delincuente.

Todos estos incidentes tienen un punto en común: la información de la empresa termina en manos de un tercero, que no debería tener acceso a la misma.

La información expuesta puede ser de cualquier índole: un listado de colaboradores con sus datos personales, el listado de salarios, datos de una o varias cuentas bancarias, una base de datos de clientes o una fórmula o algoritmo secretos, por citar algunos ejemplos.

¿Por qué se pierde la información?

Las causas de que se fugue la información son diversas. En primer lugar, una falta de control de la información suministrada en la empresa puede ser causante de fugas fuera de ella. Un manejo irresponsable de la información dentro de la organización por parte de los colaboradores también puede posibilitar las fugas en la información, así como la ausencia de confidencialidad de los datos que circulan y de una clasificación de los mismos en orden de importancia.

Por otro lado, suele suceder que con el uso de las nuevas tecnologías, el procesamiento y almacenamiento de grandes volúmenes de datos, el impacto de una posible filtración de información sea mayor. También ocurre que con el aumento en el uso de los dispositivos móviles, tanto de forma personal como para fines corporativos, se predisponga el riesgo a que de alguna manera se filtre información fuera de la empresa. 

¿Dónde se está perdiendo la información?

Entender el “por qué” nos ayudará a descubrir el “dónde” se fuga la información. Si sabemos que de repente nuestra “visión empresarial” o éxito comercial está molestando a terceros, debemos esperar una futura acción destructiva de parte de estos enemigos ocultos. 

Por eso es fundamental estar atentos a en manos de quién o quiénes le confiamos la valiosa información de toda una empresa. Ante la duda, lo mejor es contratar a personas de nuestra entera confianza, como personal encargado de la seguridad de nuestra información. Y si esto no es posible, reservar la parte de la información que se considere más importante en un ordenador PC, bajo estrictas medidas de seguridad y jamás tenerla almacenada en una laptop. 

Por ejemplo, una cosa a tener en cuenta sobre el riesgo de fugas en la información es cuando en el despliegue de actividades de un tablero de trabajo de cualquier herramienta que integre varias plataformas en la nube se invitan a nuevos colaboradores al equipo, y estas personas tienen acceso a toda esa información apenas son integradas. 

Como no haya contraseña para acceder a los tableros de las distintas áreas, cualquiera que sea invitado a ejecutar algún cambio en los paneles ya podrá tener libre acceso a la información disponible.  

¿Cómo evitar que sucedan fugas en la información? 

La buena noticia es que, pese a que es muy fácil que se filtre información fuera de los límites de la empresa debido a un uso inapropiado por parte de los mismos colaboradores, existen herramientas digitales creadas de tal forma que pueden resolver las inquietudes relacionadas con las posibles fugas en la información. 

La encriptación es un proceso para hacer ilegible la información considerada importante. Una vez encriptada dicha información, solo se podrá tener acceso a ella mediante una clave. Esta medida de seguridad se usa para almacenar o transferir información de carácter confidencial. 

En el mercado existen disponibles una gran variedad de herramientas de gestión integral como Bitrix24, monday.com, Caspio, ClickUp, HarmonyPSA, entre otras, que poseen ventajas significativas en cuanto a seguridad se refiere, ya que brindan un sistema de cifrado especial para cada área que protege su información particular, sin la posibilidad de que esta se filtre a desconocidos por error o con intención de parte de algún colaborador incauto. 

Entre algunos de sus beneficios afines a softwares de gestión integral podemos mencionar  los siguientes:

• Las cuentas creadas, incluso las de periodos de prueba gratuita, se almacenan en Amazon Web Services.
• Certifican sus protocolos de seguridad con protocolos internacionales.
• Cumplen con la protección de Datos Personales de la UE.
• Han logrado  tercerizar los controles de seguridad informática a la consultora internacional Ernst & Young.
• Mayor seguridad en el acceso: se puede elegir distintos niveles de seguridad según las credenciales requeridas por los usuarios para iniciar sesión.
• Asistencia las 24 horas.
• Se puede integrar con otras herramientas o plataformas organizacionales como Gmail, Slack, Outlook, etc. 

A través de la gestión de seguridad en las distintas plataformas que integran varias aplicaciones, podrás administrar la información que quieras dejar visible y ocultar o proteger aquella que tiene carácter confidencial y de uso exclusivo para los altos ejecutivos de la empresa. 

De esta forma, te evitas preocuparte por quiénes podrían tener acceso a los datos más importantes de tu empresa de una manera dinámica, y que además posibilita ejecutar todas las actividades del equipo sin temor a poner en peligro la seguridad de la información.  

Para finalizar, te diremos que, si bien las fugas en la información son un problema que nadie quiere tener en su empresa, lamentablemente existen y ocurren con más frecuencia de lo que creemos. Como hemos visto a lo largo de este recorrido, eliminarlas por completo será difícil, pero aún podemos controlarlas, una vez que determinamos sus causas, eligiendo el software ideal que disminuirá el riesgo en el futuro.