Cómo determinar el proceso presupuestario en una empresa

El proceso presupuestario de una empresa es un documento donde se registran todas las operaciones para alcanzar los objetivos manifiestos de forma monetaria. Constituye una herramienta muy necesaria para realizar cualquier acción empresarial desde el área de finanzas. 

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Al realizar un presupuesto, se busca planificar lo que la compañía desea emprender para el futuro y los recursos con los que cuenta en relación con lo que se pretende invertir. De este modo el presupuesto contabiliza cada uno de los gastos que se van a efectuar, los importes de todas las acciones, y las previsiones de lo que se puede y lo que no se puede dedicar a cada una de ellas.

Aunque el presupuesto sea una herramienta estimativa, mientras mejor elaborado esté, menores serán las desviaciones que surgirán en el trayecto de ejecución de las acciones. Por eso, es importante que el proceso presupuestario sea constantemente revisado. Esto va a permitir a las empresas comprobar si se cumplen las previsiones realizadas en el presupuesto anual.

El objetivo de este artículo es determinar las variables presentes y ausentes en el proceso presupuestario de una empresa y qué acciones deberías tener en cuenta para elaborar un presupuesto adecuado.

Dificultades a la hora de elaborar el proceso presupuestario

Un problema grave que suelen tener las empresas es que frecuentemente cierran el año económico y con el resultado del cierre realizan el presupuesto. En consecuencia, suponiendo que para estas empresas el año cierra en febrero, hacen los números hasta marzo y con el resultado de marzo recién arrancan con el presupuesto que les lleva un mes más.

En definitiva, del año se perdieron alrededor de dos o tres meses. Entonces, el año económico es de 9 meses versus los doce meses que tiene el año. Por ejemplo, si cerraran el presupuesto en marzo, les llevaría aproximadamente un mes cerrar los números para verificar si ganaron o no dinero. Y después a partir de allí tomar la decisión de cómo van a crear el presupuesto anual.

De esta forma, el año económico se transforma de doce meses a nueve meses y se hace muy difícil desarrollar un proceso presupuestario eficiente y que abarque todos los meses del año con las previsiones correspondientes. 

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¿Cómo mejorar los resultados de un proceso presupuestario anual?

Si bien es un error habitual que muchas empresas realicen el presupuesto con los resultados del cierre económico del año anterior y terminan presupuestando una parcela del año en lugar del año completo, existen prácticas efectivas que pueden ayudarte a evitar que esto te ocurra a ti. A continuación, te las compartimos.

1. Realiza el presupuesto meses antes de hacer el pre cierre.

Ante esta circunstancia, el escenario ideal sería realizar el proceso presupuestario dos meses antes de hacer un pre cierre y empezar a trabajar para el presupuesto del año siguiente. Seguir por este camino, permite adquirir una visión global de con cuánto capital se cierra el año. 

2. Agrega personas asociadas o responsables asociados a los presupuestos.

Los presupuestos deben tener personas asociadas o responsables asociados. Si tienes un presupuesto de producción, este tiene que presentar su presupuesto técnico, evaluarlo y después cumplirlo. Además, constantemente tienen que presentar un avance con respecto al presupuesto.

3. Considerar los supuestos que manejan variables externas e internas.

Existen ciertos supuestos de que se dan por hecho ciertas cosas, como por ejemplo, pensar que la pandemia va a terminar en determinado tiempo, que puede surgir una nueva ola de COVID en determinado momento del año, que también puede afectar la economía, etc. Estas variables a tener en cuenta aplican al contexto externo e interno, porque cuando uno de esos supuestos se rompe, es decir, que no se cumple, hay que rehacer el presupuesto.

A través de los supuestos, la previsión de lo que se va a realizar en todo el año, y con los responsables de cada área que intervienen apuntando lo que hará falta para lo que una empresa pretende alcanzar, puedes desarrollar un proceso presupuestario sin fisuras y que se adapte a las necesidades de tu empresa durante el periodo temporal analizado. 

Una vez que delineaste y armaste el presupuesto, lo debes acompañar. El principal problema con esto es que cuando elaboras el presupuesto, agregas grandes números, pero nunca señalas qué tareas vas a realizar para alcanzar esas cifras exponenciales. El punto principal es la venta. Las expectativas permiten que solo se planteen los objetivos y cierta cantidad de dinero, pero aún no sabes cómo vas a hacer para cumplirlo.

Si no cuentas con ese plan comercial, el presupuesto se convierte en una ilusión. Esto normalmente se hace o se debería hacer previamente al presupuesto. Es decir, considerar el plan comercial y los gastos antes de que se apruebe el presupuesto. Lamentablemente, nadie lo resuelve así. 

En cambio, la mayoría de las empresas aprueba un número específico y después se preguntan si van a poderlo realizar. El caso de las multinacionales, curiosamente, son las que más tiempo pierden en elaborar presupuestos. Por el contrario, las empresas más chicas como las pymes, pueden aprobar un presupuesto allí mismo porque tienen menos intermediarios y procesos. Con las empresas grandes hay que llevar el análisis a otro nivel. 

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En pocas palabras, un proceso presupuestario se resolvería si dos meses antes de finalizar el año se plantearan las ideas y qué pretendes lograr para el año siguiente, basado en estos supuestos, todo el mundo podría trabajar para ordenar el presupuesto y arrancar el comienzo de año con el presupuesto definido.