Lo que todo CEO necesita para planificar, supervisar y delegar

El día a día de un CEO puede ser un dolor de cabeza cuando empieza a perder el control. El panorama general del estado de sus proyectos no siempre es claro y demora tiempo. La asignación de responsabilidades eficiente y bien comunicada es… Bueno, ya sabemos… casi utópica. Pero no te preocupes. ¡Sigue leyendo! Que desde el área de productividad te tenemos muy buenas noticias.

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En Drew estamos viviendo lo que para muchos directores resulta inimaginable. Además de que en general estamos contentos, podemos decir que cada uno sabe perfectamente cuáles son sus responsabilidades respecto a cada proyecto, y qué actividades tenemos puntualmente semana a semana. Esto se traduce en un resultado altamente rentable: una reducción significativa de la necesidad de tener a mandos medios o superiores constantemente encima del personal.

Como CEO resulta esencial que conozcas en tiempo real el estado general de los proyectos. Estamos en la era de la conectividad, entonces ¡por supuesto que puedes pretender tener tu valiosa información en tiempo real!

Existen muchas herramientas que permiten distribuir tareas y responsabilidades, organizar proyectos, hacer un buen seguimiento de los mismos, y mantener a equipos ordenadamente comunicados. ¿Suena difícil? Tengo el lujo de decirte que no lo es y al final de este artículo te dejo las opciones.

¿A dónde vamos?

Hacer un Masterplan es, en pocas palabras, poner en líneas de tiempo los proyectos globales de la empresa. No se trata sólo de una visión clara, se trata de un rumbo empresarial con acciones concretas. Se puede tener un plan para la empresa y alineados a este uno por cada departamento.

De más está decir que ser estricto a largo plazo no tiene sentido. La capacidad de planificación a largo plazo depende del rubro y las características de tu empresa, el contexto del país, y otros tantos factores. Pero lo importante es que todos tus colaboradores vean un rumbo claro.

Las claves: Mantenerlo simple, global, alcanzable, y con líneas de tiempo definidas pero flexibles.

¿Dónde y cómo estamos?

Tener un portafolio de proyectos correctamente elaborado nos brinda una visión general del estado y avance de los mismos. Saber dónde y cómo estamos en un momento determinado nos permite sentir que tenemos el control y los pies en la tierra, lo cual resulta fundamental, pero además nos permite tomar medidas correctivas a tiempo cuando las cosas no van como debieran.

Un portafolio con claras líneas de tiempo y los recursos humanos asignados nos permite:

• Una correcta planificación sin sobrecargar a nadie (o al menos hacerlo a conciencia).

• Conocer nuestra capacidad para afrontar un nuevo proyecto.

• Negociar con el cliente con mayor firmeza.

Zooming in

Hasta ahora estuvimos hablando estratégicamente, trabajando en el llamado “Alto Nivel” de la empresa. Pero por momentos también necesitamos conectar con asuntos un poco más específicos, o entrar en detalle cuando se trata de un asunto muy importante para la continuidad del negocio.

Entonces podemos ponernos más exigentes y pretender tener acceso a un mayor nivel de detalle dentro de cada proyecto. El llamado “Bajo Nivel”. De pronto queremos poder ver el estado de los procesos, los recursos involucrados e incluso medir el rendimiento de cada uno. ¿Y por qué no? Ver las comunicaciones internas, los documentos y las actualizaciones que se hagan de cada tarea.

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¿Cómo lograrlo?

Como te prometí, desde el área de Productividad en Drew te presentamos 5 herramientas para el control de procesos, la delegación de responsabilidades, y la gestión y supervisión de proyectos.

Herramientas para tener el control

Es un software libre de uso que si bien tiene suscripciones de pago se basa en la metodología Kanban, la cual se trata de tener todo en un tablero "Por hacer", "En proceso", "Hecho", y otros más configurables. Es muy personalizable, puedes tener varios tableros para la misma empresa, pero trabajar con Trello en la administración general de clientes, proveedores, y equipos internos suele complicar el registro de las acciones, siendo complejo tener un control absoluto de los permisos.  Es ideal para manejar un solo proyecto puntual.

Este software funciona de manera similar a Trello con la metodología Kanban, pero con la posibilidad de manejar equipos de una forma más sencilla, e incluso tener algunas comunicaciones dentro de la plataforma. Nosotros la utilizamos en un tiempo pero nos fue bastante complejo trasladar todas las tareas y poder tener una visión clara de la organización. (Nuestra opinión)

La plataforma de Wunderlist es más que nada un organizador personal de tareas y proyectos. Cuando se produjo el boom de los software de organización de tareas, lo probamos pero notamos que funciona muy bien para la lista del supermercado, tareas puntuales a hacer, pero en ese entonces tenía pocas integraciones con otros software, lo cual hacía bastante complejo trazar una buena línea.

Idem anterior, Todoist es una mezcla de Wunderlist y Trello, pudiendo tener en tableros diferentes tareas y actividades, pero tal como la herramienta anterior, creemos que es muy aplicable para cosas personales. 

También la usamos en el inicio para determinar cuál sería la correcta para nuestra organización

Monday (El que usamos nosotros)

Y luego de probar varias herramientas por años y años, encontramos a Monday.com, un software que permite tener entre otras cosas, prácticamente toda tu empresa organizada y alineada.  Además, permite todo lo mencionado en este artículo, incluso trabajar tanto en el Alto Nivel como en el Bajo Nivel, integrando a toda la empresa.

Te damos un adelanto de esta herramienta en 60 segundos:

¿Dejamos alguna sugerencia importante de lado? ¿Te gustaría que tratemos algún tema en particular en nuestro próximo artículo? ¡Acepto y agradezco tus comentarios!