La mala idea de contratar un software sin revisar tus procesos

A veces en la imperiosa necesidad de innovación tecnológica y empresarial, supones erróneamente que contratar un software sin revisar tus procesos es la mejor opción y la más rápida para estar a la vanguardia del mercado y posicionarse mejor con respecto a otras empresas.

Pero lo cierto es que antes de tomar cualquier decisión precipitada que implique un cambio estructural dentro de tu empresa, deberías analizar si dicho software va a complementar tus procesos, es decir, se convertirá en una herramienta de apoyo, o más bien significará un riesgo, una inversión precipitada para los cuales no estás preparado. 

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Y no solo eso, muchas empresas, en su afán de "tecnologizarse" lo más rápido posible para ser más competitivas con el resto que sí lo están, buscan contratar un software sin revisar sus procesos, pensando que cualquier problema se resolverá con tecnología, como si esta fuera la respuesta a todos los problemas que tiene una empresa. La tecnología debe estar al servicio de las organizaciones y no al revés. 

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En este artículo pretendemos desmitificar la creencia de que un software es la solución a la mejora de todos tus procesos. Es una ayuda, pero la tecnología no hará el trabajo logístico por ti. En este terreno en donde cada vez más se dobla la línea entre lo humano y la inteligencia artificial, debes tener presente que las máquinas no funcionarían sin una mente humana y creadora que las controle y optimice.

Principales inconvenientes de contratar un software sin revisar tus procesos

¿Estás seguro que tus procesos son óptimos como para contratar un nuevo software? Si la duda surge es porque no lo son. Controlar continuamente los procesos puede aumentar la capacidad de producción cuando se cree que esta llegó al máximo. Lo puedes hacer optimizando los tiempos o aprovechando mejor los recursos, tanto el capital de producción como la carga horaria asignada a cada tarea por parte del personal.

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La revisión de procesos permite hacer funcionar a la organización en un marco de previsibilidad ya que brinda la información necesaria para anticiparse a futuros problemas, generando los inputs necesarios para tomar las decisiones adecuadas en el momento justo.  

Elaborar un proceso implica realizar un esquema o flujo de proceso en donde todas las personas involucradas comprenden cómo comportarse y qué decisiones tomar en determinadas circunstancias. En definitiva, resolver problemas. Pero ante la duda de si tus procesos cumplen con los requisitos necesarios para admitir la colaboración de un software que los haga más ágiles, deberás prestar atención a estos aspectos centrales.

• Revisar procesos formales y entender si estos reflejan la realidad o no.

Procura que tus procesos muestren la realidad de tu empresa, no lo que debería ser por más cruda que sea esa realidad. Recuerda que ningún software por más inteligente que sea solucionará tus procesos mal diseñados. Allí debes intervenir de manera humana comprendiendo el por qué de esas variaciones.

• ¿Están actualizados esos procesos?

Puede suceder que esas variaciones entre la realidad y lo que intentas reflejar en tus procesos se deba a que estén desactualizados, lo cual sería muy común dado que es muy fácil mantener la misma línea de proceso por mucho tiempo si ésta nos llevó al éxito. Pero los tiempos y las condiciones cambian y la forma de ejecutar los procesos también deben cambiar conforme se van creando distintas herramientas para simplificar las tareas. 

• ¿Son mejorables estos procesos?

Los procesos pueden mejorarse mediante un rediseño que tenga en cuenta todas las falencias y a partir de allí corregirlas sobre la base de información certera. También se puede lograr a través de la tecnología, en este caso, la implementación de algún medio digital básico que brinde un sostén tecnológico a las tareas manuales.

• ¿Es efectivo el proceso para mi cliente?

Una vez que ya tienes el proceso, revisado y corregido, habiendo considerado las principales falencias y diferencias entre tus expectativas a alcanzar y la realidad generada, deberías preguntarte si la implementación de una herramienta digital de gestión te ayudaría en tus procesos ya verificados en tu interacción con tus clientes.

Aquí lo importante es que identifiques las necesidades de tus clientes, buscando la manera de reducir tiempo y costos, ofreciendo un servicio de calidad integral. Pero asimismo, tener en cuenta las necesidades a nivel área por las cuales se pudieron generar esas dificultades en los procesos. 

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Entonces, en conclusión, si estabas pensando o decidiendo contratar un software sin revisar tus procesos, habrás notado que no es una buena idea, puesto que en lugar de ofrecerte una solución a tus problemas significará, en primer lugar,  un gasto de presupuesto; segundo, un gasto y no ahorro de tiempo, porque obligarás a la herramienta a ejecutar el proceso de manera correcta, según tus necesidades y plazos imposibles, cuando deberías haberlo diseñado antes y sin presiones. 

En consecuencia, tardarás en aprender a manejarlo porque posiblemente necesites, tú y tu equipo, capacitación para implementarlo de modo óptimo, conforme a las metas que te propusiste.  

Recuerda siempre que es la tecnología la que tiene que trabajar al servicio de nosotros y las empresas, y no al revés.