Problemas estructurales: Cuando la tecnología se nos vuelve en contra

La transformación digital ha cambiado la mirada del mundo y de las personas con respecto a las posibilidades que permiten y los límites cada vez más acotados que atraviesa en su ascenso a compartir la rutina y el avance de la vida. En pocas décadas, nos ha brindado más información disponible que nunca y la posibilidad de conectarnos con personas desde distintos puntos geográficos.

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A pesar de que la tecnología hoy por hoy representa una ventaja competitiva para cualquier empresa que tenga sus procesos formalizados, puede significar exactamente lo contrario, cuando una compañía tiene problemas estructurales y no encuentra el rumbo de sus acciones. Entonces, de nada le servirá digitalizarse si sus ejecutivos no saben, a ciencia cierta, dónde es necesaria la automatización de procesos. 

El objetivo de este artículo es demostrar cómo la tecnología deja de estar al servicio de las personas cuando estas tienen problemas estructurales profundos que obstaculizan el desarrollo de los procesos, y qué deberías tener en cuenta antes de tomar la decisión precipitada de contratar una herramienta digital para automatizar tu empresa.

Problemas estructurales comunes de las empresas

Cada empresa es un universo, por lo cual, todas tienen problemas estructurales diferentes que pueden afectar de distintas maneras a los componentes organizacionales, sean procesos, personas, áreas funcionales, etc. En este apartado, seleccionamos los siguientes.

1. Procesos no formalizados.

Lo hemos mencionado varias veces en otros artículos, sin procesos formalizados es difícil cualquier implementación de tecnología, ya que una herramienta está diseñada para mejorar, optimizar y ordenar un proceso que ya está debidamente formalizado. Esto significa que el mismo integra diversas actividades, tareas y procedimientos para su realización.

De esta forma, un software servirá para automatizar aquellas tareas que exijan de los trabajadores mayor esfuerzo manual y gasto de tiempo. No pretende automatizar todo ni reemplazar el trabajo que ya efectuaban, solo acelerar las tareas que no aportan valor susceptibles de ser automatizadas. 

Sin embargo, cuando no existe un proceso que incluya ítems a completar, la herramienta tecnológica no va a resolver este problema estructural e implicará un escollo en el camino para quienes apenas pueden llevar a cabo su proceso subjetivo. 

2. Roles no definidos.

De igual forma que con los procesos no formalizados, los roles no definidos no se pueden solucionar con tecnología, puesto que un software no tiene la inteligencia para determinar en dónde comienza y termina las responsabilidades de cada colaborador.

3. Personal poco calificado para enfrentar desafíos.

Es fundamental contar con personal calificado y capacitado en las funciones que se describen en el puesto asignado. Y si faltan algunos requisitos, es obligación de la persona ser proactiva en complementar su formación para cubrir con eficacia el total de las actividades requeridas. Cuando esto no ocurre, se pierde tiempo valioso y otros colegas o jefes deberán encargarse de las tareas que no puede desempeñar un trabajador con escasa formación.

Además, si al personal le cuesta o no aprendió ciertas habilidades necesarias para desempeñar sus funciones, le será aún más difícil manejar una herramienta digital, por lo que los responsables de estos trabajadores tendrán que insumir bastante tiempo y recursos, además de la implementación de la tecnología, en capacitar a las personas para poder utilizarlas correctamente.

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4. Personal poco motivado.

Tampoco es factible contar con tecnología si el personal está poco motivado. Este síntoma puede revelar disconformidad con el trabajo y resistencia al cambio. Si hay desmotivación, es posible que los trabajadores no estén muy conformes con el estado de sus procesos, pero también es posible que los procesos estén formalizados pero simplemente se opongan a la implementación de tecnología.

Frente a esta realidad, no conviene imponer la digitalización a la fuerza, sino demostrar sus beneficios en las circunstancias en que se encuentra la empresa y analizar por qué la necesitan y qué se puede mejorar a través de su incorporación. Solo si la tecnología puede ayudar a mejorar el trabajo humano su implementación es una elección correcta. 

5. Departamentos no definidos ni alineados.

Si tus áreas no están definidas ni tus procesos alineados para promover un trabajo colaborativo enfocados para un objetivo común, no conviene utilizar tecnología porque nada va a solucionar y en cambio, puede representar un problema estructural para para tu empresa porque no sabrás por dónde empezar a automatizar.

Pensar en departamentos definidos pero a la vez alineados no es una contradicción, ya que solo si cada área tiene delimitadas sus funciones, se puede pensar en qué acciones son factibles trabajar en conjunto. Pero también es importante que, más allá del trabajo colaborativo exista comunicación entre las áreas, a fin de que cada una sepa en lo que está la otra, y así sucesivamente.

6. Comunicación deficiente.

En sintonía con lo que dijimos anteriormente, cada área o departamento debe mantener una comunicación constante y efectiva con el resto de la organización. Para tal fin, una herramienta digital parecería la mejor solución, pero si tus equipos no tienen la confianza suficiente ni para organizar reuniones presenciales, cualquier canal de comunicación será inutilizado en esas circunstancias.

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En conclusión, por más que contrates la mejor herramienta tecnológica del mercado, si tienes problemas estructurales en tu empresa no la podrás implementar con eficiencia y terminará representando un costo de tiempo y dinero en una implementación que no producirá una mejora real para lograr tus objetivos.