Decisiones en tiempo real: ¿Hasta qué punto son necesarias?

A menudo, nos enfrentamos a la difícil tarea de tomar decisiones que son clave para determinar la dirección a seguir y los resultados que obtendremos con nuestro negocio. La mayoría de las veces dejamos que sean nuestros instintos los que nos guíen hacia la elección correcta, pero llega un punto en que necesitamos apoyarnos en datos confiables para tomar decisiones en tiempo real, porque el tiempo que no se detiene es dinero y nos apremia.

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Sin embargo, por más que muchas veces el mundo empresarial se rija por la premisa de que el tiempo es dinero, hay decisiones que ameritan mayor planificación y reflexión de nuestra parte, ya que simplemente tomarlas en tiempo real podría implicar un riesgo demasiado elevado para el aquí y ahora de la organización. Por eso, antes de pretender tomar decisiones en tiempo real cada vez que se produzca un acontecimiento importante, debes discernir si efectivamente la decisión es viable o un producto del instinto.

En cualquier caso, las decisiones deberían tomarse en función de una fuente de datos específica y fidedigna que nos proporcione cierto margen de seguridad y reducir así los niveles de riesgos asociados a la toma de decisiones en tiempo real. En este artículo, analizamos hasta qué punto es conveniente tomar decisiones en tiempo real, entendiendo que la realidad de los hechos puede ser muy diferente a lo esperable.

¿Qué son las decisiones en tiempo real?

La toma de decisiones en tiempo real es básicamente el uso de datos y análisis en tiempo real para comprender y promover el propósito de la organización, optimizar el tiempo para obtener información procesable con el fin de mejorar la toma de decisiones y que el proceso se agilice significativamente. Almacenar datos en tiempo real, herramientas de análisis y tecnologías avanzadas no genera un valor diferencial y tangible si no es posible controlar las decisiones que deben tomarse.

Los equipos estratégicos y operativos deben poder tomar decisiones seguras sobre situaciones en curso, Pero muchas veces ese proceso de toma de decisiones va al mismo ritmo que el de los acontecimientos diarios. Cuando esto ocurre, los equipos toman decisiones en relación con información obsoleta y a menudo inexacta. Sin embargo, para que las decisiones en tiempo real funcionen, deben basarse en información lo suficientemente actualizada que la respalde. 

Si la información se actualiza, ese cambio debería estar disponible inmediatamente para las personas que necesitan trabajar con datos y dependen de ellos para tomar decisiones clave. Contar con datos que se actualizan constantemente sin duda es una ventaja competitiva para tomar mejores decisiones en tiempo real, cuando el factor tiempo demanda inmediatez en las acciones. Sin embargo, como afirmamos al principio, no todas las decisiones son susceptibles de tomarse en tiempo real.

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¿Hasta qué punto es conveniente tomar decisiones en tiempo real?

Existen decisiones en las que es necesario tener la información en tiempo real, puesto que la decisión cambia por variables de segundos o minutos, pero lo primero que debemos identificar son los niveles de decisión. Hay decisiones que toman minutos o segundos, decisiones que llevan días, otras que son quincenales y algunas que exigen extenderse hasta un mes. 

En función del tiempo que las personas puedan asignarle a esa decisión es la rapidez de la información, aunque no necesitas solo eso sino más bien prolijidad en la información, porque si obtienes la información de forma inmediata para poder tomar una decisión en tiempo real, pero la información no está bien ordenada, al final del día no sirve de nada tener la información rápida en un mismo lugar, ya que lo importante en sí es la base de la decisión que esté respaldada por calidad.

Desde esta perspectiva, no todas las decisiones son en tiempo real, algunas deberán ser necesariamente pensadas y maduradas. Ahora bien, ¿qué requisito es indispensable para tomar una decisión en tiempo real? En primer lugar, tener la información en el momento adecuado, pero por otro lado, la calidad de la información debe ser también la adecuada. Si no se complementan estas dos razones, será muy complicado tomar decisiones en tiempo real, porque lo que se terminará tomando es una decisión rápida y no en tiempo real.

Si muchas personas creen que tomar una decisión en tiempo real es el único nivel de toma de decisiones que existe, están cayendo en un error, porque es apenas un modo de gestionar y procesar la información que maneja una empresa frente a un contexto fluctuante y de aprecio por la innovación. Se pueden tomar decisiones que no requieran inmediatez y que igualmente aporten valor, como por ejemplo, la decisión de crear un nuevo puesto, en respuesta a un mayor volumen de trabajo y crecimiento. 

Sin embargo, para todo tipo de decisiones, la información que las nutre tiene que ser en tiempo real, porque independientemente del momento y lugar en que debas tomar una decisión, los datos que te ayudarán en el proceso deben estar siempre actualizados para reducir al máximo la incertidumbre y el riesgo. Para lograr esto es recomendable tener un sistema de información que te permita obtener esa información en tiempo real.

Entonces, ¿cuál es el límite de tomar una decisión en tiempo real? Todo va a depender de la magnitud de la decisión que tengas y el impacto en la organización. Si el impacto es grande y la magnitud de la decisión no lo es tanto, es posible tomar decisiones rápidas, pero si el impacto en la organización es muy grande y la magnitud de la decisión también es muy grande, probablemente tengas que repensar qué tan necesario es tomar la decisión en ese instante. 

Esto te permitirá discernir entre las decisiones en tiempo real y las decisiones en las que tendremos información para tomar las decisiones en otro momento. Por consiguiente, la información sí tiene que aparecer en tiempo real pero la decisión no necesariamente.

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En síntesis, para tomar decisiones en tiempo real es necesario contar con una base de información actualizada y de calidad, ya que solo con los datos actualizados no alcanza. Además, no todas las decisiones pueden tomarse en tiempo real porque, en entornos más críticos aumenta el riesgo de una decisión precipitada, aunque la base de información esté actualizada, porque generalmente las expectativas no se cumplen una vez bajadas a la realidad. 

Cuando la decisión impacte a nivel organizacional pero el riesgo no sea grande, entonces es conveniente tomar decisiones en tiempo real. De lo contrario, es decir, si el riesgo es alto, es preferible detenerse a pensar acerca del valor que aportará esa decisión y cómo afectará en el largo plazo.