Cómo delegar funciones en una empresa y no morir en el intento

Muchas veces en la vida cotidiana de las empresas, sobre todo en las pymes, se produce una monopolización del poder en una sola persona que decide ser la única capaz de hacer las cosas como se deben y no permiten que nadie más de puestos inferiores se atreva a intervenir. Por consiguiente, se niegan a delegar funciones en una empresa.

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Esta situación, aunque parezca un acto de arrogancia de parte de los altos directivos de una empresa, en realidad es más común de lo que cabría esperar, y no se puede culpar a la dirección que conoce su empresa como la palma de la mano, que sea tan celosa de otras manos que ejecuten sus procesos.

El problema es que, a medida que una empresa crece, aumenta el trabajo y las responsabilidades, por lo que es más difícil sostener en el tiempo toda la carga en una misma persona, porque hasta los mismos directivos sienten que no les alcanza el tiempo para cumplir con todas sus obligaciones. Entonces, comienzan a manifestarse las actividades pendientes, los retrasos y un mal humor creciente que contagia al resto de las personas que están a su alrededor.

Durante esos momentos, desearían que el día tuviese el doble de horas y su productividad se multiplicara para poder abarcar todas las actividades y compromisos que necesitan gestionar, por lo que terminan, a regañadientes, postergando diversas tareas indefinidamente. 

¿Es que no han pensado que quizá sería prudente delegar funciones en una empresa? Los colaboradores están para ayudar a que las cosas sucedan de la mejor manera posible, amparados en las habilidades que la formación profesional les confiere. 

En este artículo, descubre en qué situaciones se puede delegar funciones en una empresa y en cuáles no, y además te revelamos los pasos que puedes seguir para delegar con eficacia.

El problema de no poder delegar funciones en una empresa

Decíamos que es muy común que en empresas más chicas los dueños sean reacios a delegar funciones por la desconfianza en las competencias de sus colaboradores para realizarlas con la misma precisión, compromiso y efectividad que ellos. Pero con el aumento de las responsabilidades, se ven obligados a delegar a las personas más directas que tienen a cargo. 

Pero suele suceder que estos dueños en su necesidad de desligarse un poco de la pesada carga, delegan funciones en las personas equivocadas, y entonces el remedio termina siendo peor que la enfermedad al delegar funciones que realmente se encuentran por encima de las posibilidades de estas personas. 

La falta de previsión de estos directivos permitió que sus colaboradores simplemente aceptaran como una obligación lo que se les pedía sin asegurarse de que reunieran antes las habilidades para cumplir con las responsabilidades de manera efectiva. En la prisa, olvidaron lo más importante y las consecuencias fueron desastrosas.

Nuevamente, frente al fracaso de la delegación de funciones, los dueños de estas pymes decidieron dar marcha atrás y volver a gestionar solos las responsabilidades de la empresa. Esta situación se puede repetir en el tiempo hasta convertirse en un loop de frustraciones. Es momento de enfocar el problema desde otro ángulo.

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Cómo delegar funciones en una empresa

1. Definir los objetivos al delegar.

Deja muy en claro qué tareas se deben realizar y qué objetivos deben cumplirse. Es de vital importancia que tus colaboradores hayan comprendido todos los detalles de sus funciones nuevas, a fin de que puedan ejecutarlas de forma adecuada.

2. Determinar qué es delegable y qué no.

Llega un momento en que las empresas comienzan a delegar sin parar, sin discernir si esa responsabilidad era delegable o no, las capacidades de la persona a la que le están delegando, las capacidades operativas de la persona y empiezan a abrumarse porque las tareas no obtienen los resultados planeados.

El riesgo de delegar demasiado es que se opte por el camino contrario o, mejor dicho, el camino inicial de no delegar nada por el temor y desconfianza de que nadie más pueda hacerlo bien. 

Antes de culpar a los demás por sus equivocaciones, los ejecutivos deberían capacitar y transmitir todo el conocimiento del que disponen para que los colaboradores sepan lo que sus supervisores esperan de ellos y se esfuercen al máximo para cumplir con esas expectativas tan altas sin dejar de ser ellos mismos trabajando.  

Para evitar que te ocurra lo que a muchos dueños de empresas pymes, haz un análisis de las actividades y responsabilidades que pueden ser delegables en otras personas. 

Es importante entender que no se puede delegar todo, así como tampoco no delegar nada. Busca un equilibrio y aúna esfuerzos con tu equipo. Recuerda que no hay una sola forma de hacer las cosas y que el esfuerzo compartido puede más y crea vínculos.

3. Comprobar si las personas elegidas tienen las capacidades para realizar de forma eficiente y efectiva las tareas encomendadas. 

Si sientes que tienes la soga al cuello no vas a delegar responsabilidades en cualquier persona, tendrás que determinar quién es la indicada por los conocimientos que aplique y la predisposición a lograr los mejores resultados. Que la persona elegida sea detallista y esmerada vale más que sea rápida. Por supuesto que esto también influye, pero lo primero es esencial.

4. Capacitar a las personas en las funciones centrales de la empresa.

Si tienes problemas para encontrar a la persona indicada, la solución es capacitar a todos tus colaboradores brindándoles programas de capacitación integrales para obtener más y mejores candidatos para delegar funciones. Estos programas no solo deberían transmitir contenidos teóricos y formar en la parte operativa sino proveer herramientas de liderazgo para que tus colaboradores puedan a su vez delegar y el trabajo en equipo sea más organizado.

5. Delegar funciones a los colaboradores mejor preparados y capacitados, que demuestren un alto nivel de compromiso.

Luego de capacitarlos y comprobar sus avances, escoge con criterio y sabiduría a las personas que hayan demostrado compromiso, experiencia, eficiencia, conocimientos y autoexigencia comprobada. Si logras reunir a personas con esas cualidades en tu empresa, no tendrás que preocuparte nunca más en a quién delegar funciones en tu empresa.

6. Confiar en que tus colaboradores lo harán bien, pero no niegues ayuda si lo necesitan.

La delegación implica que todos los seres humanos son diferentes y que el responsable hará la tarea diferente al que delega. Si bien el  ejecutivo fija unos estándares en la delegación y, entendiendo que la persona es diferente y tiene sus propios tiempos y métodos, acepta o debe aceptar resultados distintos, pero que sean acordes a lo que el que delega espera de una tarea asignada.

La confianza en el equipo es algo fundamental que debe promoverse desde el inicio para evitar los cuellos de botella en la comunicación y en los flujos de trabajo. Por eso, los dueños de pymes que aún tienen pocos colaboradores, con más razón, deben elegir profesionales de confianza que se interioricen desde el principio con los procesos y funciones de la empresa. 

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En resumen, si bien delegar funciones en una empresa no es fácil porque es común irse a los extremos: o no se delega nada o se delega todo, es necesario buscar un equilibrio analizando qué actividades realmente son delegables y cuáles no. Para esto, debes tener muy en claro tus objetivos y ser capaz de transmitir las consignas y la información necesaria de manera adecuada y completa para que estas responsabilidades queden en buenas manos.