Análisis de datos: Problemas de no tener un sistema de información

Todas las organizaciones manejan grandes volúmenes de información de distintos tipos. Pero cuando no se gestionan de la manera correcta, un negocio podría perder su ventaja competitiva frente al resto y estancarse, además de no discernir entre información de calidad e información basura. En la recolección y análisis de datos, la dirección debe tomar la decisión de incorporar un sistema de información efectivo para agilizar el proceso y hacerlo más eficiente. 

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Un sistema de información te permite obtener control, visibilidad, estructura, disposición y vinculación entre los datos, lo que ayudará a mejorar la alineación interdepartamental. Ya sea grande o pequeña la operación que realices, es más que necesario implementar esta tecnología que la transformación digital está brindando a las empresas. Bien aprovechados, los sistemas de información pueden aumentar la productividad de tus tareas, hacer más eficientes tus procesos y reducir costos.

Al mismo tiempo, es un complemento tecnológico que toda empresa debería incluir para facilitar el proceso de análisis de datos para mejorar la toma de decisiones estratégicas. Sin embargo, hay muchas empresas que aún no cuentan con estos sistemas y sus procesos diarios se terminan ralentizando. En este artículo, desarrollamos los principales riesgos de no implementar un sistema de información para un adecuado análisis de datos. 

Principales problemas de no tener un sistema de información para el análisis de datos

Son diversos los problemas o riesgos asociados a la falta de un sistema de información apto. Desde retrasarse en las tareas administrativas hasta hacer esperar mucho tiempo a una persona para brindar una respuesta en atención al cliente, el abanico es bastante amplio y puede generar más de un trastorno, tanto a nivel interno como externo. Peor aún si los clientes se quejan porque no reciben a la brevedad la información que necesitan. Veamos cuáles son los problemas más comunes.

1. Generar confusión en el manejo de la información.

Normalmente, cuando no tienes un sistema de información los datos de tus ventas, compras de insumos, clientes y demás pueden llegar a perderse, olvidarse o confundirse, al no quedar registrados en espacios correspondientes diseñados para alojar datos y procesarlos según las necesidades del momento. La mayoría de las empresas resuelven el tema de la información y manejo de datos cargando planillas Excel, que si bien siguen siendo un recurso accesible y práctico, cuando hay tantas tecnologías mucho más eficientes, de repente el Excel se torna primitivo.

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2. No tener la información centralizada.

Representa un verdadero inconveniente para las personas guardar la información en varios lugares al mismo tiempo, ya que obliga a los colaboradores a perder más tiempo en largas búsquedas de datos en cada uno de los almacenamientos, sin contar el esfuerzo de recordar dónde está cada archivo o documento. En cambio, con un sistema de información puedes tener la información en una única plataforma o base de datos, lo que agiliza el acceso a los datos.

Imagina que necesitas conocer el historial de pagos de un cliente y sus datos de contacto pero tienes dos hojas diferentes de Excel para manejar esa información, lo que va a dificultar llevar con precisión ese registro de cuentas por cobrar.

3. No conocer los datos que necesitas para avanzar en tus operaciones.

Es posible que esta sea una de las consecuencias más limitantes de no tener un sistema de información. Si llevas los registros en planillas de Excel o directamente en apuntes manuscritos, es imposible saber el total de ventas de un cliente en particular o conocer los pagos a cuenta que se hayan realizado. Esto no significa que el Excel no cumpla su cometido, simplemente que demora demasiado en configurar el archivo para mostrar la información que necesitas.

4. Cometer errores en el uso y análisis de la información.

Errar es humano, por lo que todos estamos expuestos a cometer errores y equivocar la manera de hacer las cosas. En un trabajo manual, llevar el registro de la información en cuadernos puede representar un desafío muy grande de concentración susceptible de ser alterada y propender el error en algún mínimo cálculo. Usar solo la calculadora y una planilla para anotar los resultados es un método sumamente ineficiente y tedioso que no solo no aporta valor sino que el agotamiento mental que produce puede aumentar las posibilidades de fallos.

5. Realizar gastos excesivos en contratar más personal.

Si no cuentas con un sistema de información que te permita procesar la información para tus procesos de la manera más eficiente, estás obligado/a a contratar a más personas para que realicen el trabajo que podría reducirse a unos pocos colaboradores y un sistema de información integrado. La tecnología, bien utilizada, es una herramienta de ayuda para el ser humano, no un sustituto en el futuro. Pensar así solo alentará una profecía autocumplida. Además, un sistema de información no razona, solo automatiza una operación. 

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En definitiva, para un efectivo análisis de datos, es necesario adquirir un sistema de información que te permita centralizarla en un solo lugar, agilizar el proceso evitando el error humano, acceder fácilmente a los datos que necesitas y reducir los gastos de nuevas contrataciones. No hay que olvidar que previamente debes tener tus procesos formalizados y los roles definidos para que la tecnología funcione de la manera adecuada y complemente el esfuerzo de las personas.