Desafíos en la comunicación interna: Trabajo remoto

Estás conectado desde tu casa trabajando desde tu notebook y de repente notas que uno o dos colaboradores no figura conectado en el chat del canal corporativo principal. Les envías un mensaje y no responden. Entonces, te asalta la duda de si esas dos personas se encuentran activas o no y qué podría haber sucedido para que se ausenten de sus respectivas obligaciones.

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A la media hora o más uno de ellos te responde el mensaje disculpándose por no responder y aparecer activo, pero que no fue su culpa sino de la mala conexión de internet de la casa. Y que estuvo lidiando con esos problemas gran parte de la mañana. 

Situaciones como esas quizá te hayan sucedido más de una vez pero con distintas causas. En una puede haber sido la conexión de internet, en otra la memoria saturada de una computadora, inclusive un corte de luz prolongado o, en el peor de los casos, una emergencia del trabajador en el entorno familiar que no dio tiempo de notificar debidamente.

Es muy frecuente que en muchas empresas el trabajo remoto genere dificultades en la comunicación interna, sobre todo en estos tiempos de pandemia. Sin embargo, aunque los episodios de desconexión y falta de control de las actividades de los colaboradores en la modalidad remota te quieran convencer de que trabajar fuera de la oficina es inviable, esto no debe de ser así. 

Si bien es cierto que existen más posibilidades de sufrir estos problemas en el trabajo remoto que en el presencial, deberían comprenderse como desafíos en la comunicación interna a superar en el corto y mediano plazo, teniendo en cuenta que la pandemia aún no se ha acabado y que la tecnología ha avanzado lo suficiente para que en el futuro podamos elegir dónde trabajar.

En este artículo conoce los principales desafíos en la comunicación interna y cómo puedes superarlos de manera exitosa sin volver a la oficina.

1. Mala conexión de internet.

Un problema muy común y el primero que incluimos en el ejemplo es la falta de una conexión de internet estable. No todos los trabajadores pueden disponer de una red Wifi segura que no presente interrupciones de la señal o del servicio, porque depende mucho de la zona en donde viva la persona. 

Hay lugares que tienen mejor señal de internet que otras, por lo tanto, la empresa debería contemplar que no todos podrán comunicarse o aparecer activos en los canales corporativos durante toda la jornada como si estuviesen en la oficina. Frente a esta realidad, no faltarán las empresas que renieguen del home office y obliguen a volver a la oficina a sus colaboradores.

Sin embargo, lejos de ser la medida correcta sabiendo que la pandemia aún no finalizó y posiblemente la mayoría de las empresas terminen adoptando el trabajo remoto en el futuro como una modalidad de trabajo más, es recomendable garantizar esa conexión estable, ya sea facilitando un espacio coworking para todos los miembros que lo necesiten, o bien proveer un servicio de internet seguro subsidiado por la empresa, mientras dure el trabajo remoto.

2. Computadora personal y dispositivos móviles deficientes.

La conexión de internet particular es segura y estable, no se interrumpe y es veloz pero son los dispositivos los que no están a la altura. Entonces, la comunicación se corta igual que si no hubiera conexión o se ralentiza. 

Un ejemplo bastante común es que una ventana abierta con una aplicación de mensajería en la computadora después de cierto tiempo el perfil del trabajador aparezca inactivo para otras personas. Por lo que el usuario, para evitar aparecer ausente en el chat corporativo, deberá actualizar la página cada pequeños intervalos ante la mirada atenta del resto del equipo.

En estos casos, lo ideal sería cambiar el aparato que ralentiza o impide la comunicación interna. Sin embargo, no todos cuentan con el mismo capital financiero para reemplazar una computadora personal de inmediato. Por lo que, de momento, la empresa también puede proveer, a modo de préstamos, equipos tecnológicos eficientes para continuar con las tareas habituales.

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3. Distracciones permanentes.

Quizá el problema de tus colaboradores en el trabajo remoto no es la mala conexión de internet ni los aparatos deficientes, sino que se deba a distracciones de diversa índole que están robando parte de la atención que debería enfocarse en la comunicación con la empresa para concentrarse en otra cosa.

No importa qué ocupa la atención de tus colaboradores, evita la procrastinación de tu equipo cuando realicen trabajo remoto. En este punto es importante que tus colaboradores se comprometan a mantener una comunicación interna fluida y que pidan ayuda o asistencia psicológica si no pueden gestionar por sí mismos el déficit de atención.

4. Desinterés en comunicarse con la empresa fuera de la oficina.

Ahora bien, si no se trata de distracciones involuntarias sino de desinterés por comunicarse con los pares, la primera acción es agendar una reunión con aquellas personas que manifestaron el problema, a fin de conocer las posibles causas de ese comportamiento marginal y excluyente. 

A partir de allí, puedes mantener un seguimiento de la comunicación interna y procurar que tus colaboradores estén motivados con su trabajo. En otras palabras, gánate la confianza y simpatía de ellos para que te comuniquen primero a ti sus preocupaciones antes que las canalicen a través de una actitud apática.

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En definitiva, todos estos problemas, en realidad, deberían comprenderse como desafíos en la comunicación interna que son susceptibles de ser tratados y superados exitosamente si se los aborda de la manera adecuada y con el objetivo de mejorar la interacción del personal dentro y fuera de la oficina. 

Como dijimos al comienzo, el trabajo remoto llegó para quedarse y la permanencia en la oficina ya está dejando paulatinamente de ser la única modalidad de trabajo de las empresas y por lo tanto debemos adaptarnos al cambio.