Canales de comunicación interna: ¿Cuál es el mejor para mi empresa?

Si hay una herramienta fundamental para gestionar, de la mejor manera una empresa u organización, es manejar correctamente la comunicación interna de la misma. A partir de una buena comunicación interna podremos conocer y dar a conocer todo lo que sea necesario para el funcionamiento organizado de nuestro negocio.

La buena comunicación interna no sólo afectará a cada área de la empresa sino que también se verá reflejada en la atención al cliente. Otra de las ventajas de tener una buena comunicación, es la generación de un buen clima laboral, lo que termina afectando positivamente a la productividad y eficiencia de los empleados y deviene en mayor rentabilidad para nuestra empresa. A estos beneficios se suma el ahorro de recursos y tiempo, por la disminución de errores que pueden suceder por falta de comunicación.

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Debemos tener en cuenta que no siempre es necesario que incorporemos a nuestra empresa todos los canales de comunicación interna que existen. Funcionará mejor si utilizamos sólo las adecuadas para nuestras necesidades, de otra forma podemos arriesgarnos a superponer datos y crear silos de información que van a llevar sólo a que se pierda contenido importante y finalmente no llegue a ningún destino.

Canales de comunicación para mejorar la comunicación interna:

Existen distintos canales de comunicación que podemos utilizar para optimizar nuestra comunicación interna, a continuación vamos a mencionar los grupos principales que debes conocer para que luego, de acuerdo a tus necesidades, puedas comprender cuál de ellos serán de mayor utilidad para incorporar a tu organización.

• Correo electrónico

Este es el canal de comunicación más utilizado en todas las empresas. Se caracteriza por ser rápido, efectivo y además es económico. Por este canal se puede enviar información sobre cuestiones específicas, links para reuniones o notificaciones de tareas que deben ejecutarse en otro programa.

• Reuniones

Estas pueden ser presenciales o virtuales, modalidad cada vez más utilizada por quienes están incorporando la digitalización a su empresa. La ventaja de las reuniones es la posibilidad de generar un espacio de intercambio donde pueden comentarse ideas y hacer propuestas. Generalmente las reuniones se usan para proponer cambios, para comunicar acciones nuevas, para explicar nuevos procedimientos o para generar intercambio.

• Redes sociales corporativas o chat interno

Este canal es uno de los más efectivos, ya que es parecido al email, pero cuenta con la instantaneidad de los chats. Es muy útil para proteger la información privada que se habla sobre cuestiones laborales, ya que no se expone a las redes sociales de uso público. Se utiliza mucho entre empleados de la misma área para enviar mensajes que necesitan ser contestados rápidamente pero también puede servir para crear grupos y comunicarse entre todos los equipos.

• Eventos fuera de la oficina

Reuniones fuera del ámbito laboral son muy utilizadas en empresas modernas ya que benefician el intercambio entre los empleados, además benefician otras instancias de conocimiento entre quienes generalmente ocupan el puesto de jefes y subordinados. Al ser un ambiente descontracturado el contacto es diferente. Se utilizan generalmente para generar intercambio, para crear nuevas ideas de manera conjunta y para lograr que se expongan ideas que dentro del espacio laboral no aparecen.

Estos son los canales de comunicación más utilizados que existen, probablemente más de una vez hayamos usado alguno de ellos o en nuestra empresa los estemos implementando.

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Puntos a tener en cuenta para elegir el canal más adecuado

1. El canal de comunicación que elijamos debe adaptarse a la modalidad que maneje nuestro equipo de trabajo. Esto quiere decir que debemos tener en cuenta las herramientas con las que contamos en la empresa y la forma de trabajar, para ver por ejemplo, si es conveniente elegir reuniones presenciales o virtuales, o si tal vez podemos combinar ambas.

Si tu equipo es remoto, integrado por colaboradores que no se encuentren en el mismo espacio físico, por supuesto será más útil incorporar herramientas digitales que permitan aprovechar los canales de comunicación inscriptos en esa vía, el email, un CRM que permita organizar las tareas y visualizarlas por equipo, entre otros. Claro que si tu equipo es presencial, también puedes utilizar esas herramientas pero quizás sea más productivo tener reuniones semanales presenciales.

2. Es importante evitar canales de comunicación que invadan la vida personal de tus colaboradores. Esto puede ser contraproducente, pensamos que por utilizar, por ejemplo el teléfono celular, estaremos más comunicados, pero en realidad puede generarse resistencia por parte de los empleados a ver los mensajes en el teléfono privado por sentir invadida la privacidad o el horario que no es laboral. Para estos casos es que se recomienda tener un chat interno de la empresa, o redes sociales internas, que se utilizan en los dispositivos laborales durante el horario de trabajo, y donde se comunican cuestiones relacionadas con ello.

3. Elegir herramientas eficientes, teniendo en cuenta el tamaño de la empresa o el tipo de información que va a estar disponible en cada canal. Es primordial que tengamos en cuenta, al elegir cualquier canal de comunicación interno, que sea seguro. Esto quiere decir, que no sea susceptible a sufrir ataques cibernéticos que puedan poner en riesgo datos importantes para nuestra organización.

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Sabiendo sobre los canales de comunicación que existen y teniendo en cuenta los puntos para poder elegir el canal adecuado, podemos optar por el que mejor se adapte a nuestras necesidades.

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El último punto a dejar en claro es que podemos elegir usar más de un canal de comunicación, no tenemos que atarnos sólo a uno, sino que dependiendo la información que vayamos a transmitir o el intercambio que queramos lograr, podemos elegir cuál usar. Lo más importante es que todos los colaboradores involucrados sepan usar correctamente cada canal disponible y tengan internalizada la acción de utilizarlos, para que de esa forma no se genere desinformación, cosa que luego nos traerá problema en los procesos que llevemos a cabo.