¿Qué tener en cuenta a la hora de automatizar un proceso de compras?

Las empresas utilizan órdenes de compras para agilizar sus procesos internos de adquisición y garantizar que cada compra sea necesaria, justificada y optimizada para los costos. De esta forma, los suministros requeridos para la producción estarán en el momento preciso y con la cantidad adecuada, de modo tal que no represente un exceso ni una escasez de stock, un requisito indispensable para asegurar la rentabilidad del negocio.

<<<¿Por qué es importante contar con una estrategia de compras?>>>

La gestión de compras es el conjunto de políticas y procedimientos utilizados para generar, aprobar y rastrear órdenes de compras. Un sistema de compras efectivo puede ayudar a una organización a ahorrar dinero al evitar compras duplicadas o innecesarias, reducir los precios de los proveedores a través de negociaciones y mejorar la gestión de inventario. 

Además, un sistema de compras bien administrado puede mejorar la comunicación entre compradores y proveedores, lo que genera mejores relaciones y un servicio al cliente más optimizado. Un sistema de gestión de compras puede automatizar varios aspectos del proceso, desde la creación y emisión de órdenes hasta el seguimiento de entregas y pagos. En este artículo, analizamos los aspectos a tener en cuenta a la hora de automatizar un proceso de compras.  

¿Cómo automatizar un proceso de compras?

Si la gestión de compras se realiza de manera manual, es muy probable que esté sujeta a errores, pedidos duplicados y otro tipo de ineficiencias que pueden costarte tiempo y gastos a tu empresa. Afortunadamente, la automatización de procesos puede implementar notables mejoras en el proceso de compras para hacer el trabajo más eficiente en el futuro.

El paso previo en el camino para automatizar procesos es el diagnóstico del escenario actual de dicha área. Se deberá establecer cuáles son las principales necesidades que enfrenta y cuáles son los puntos esenciales a tener en cuenta para promover este cambio. Una vez que ya tenemos cubierto en profundidad este análisis interno, será posible definir las características de la herramienta de automatización necesaria para obtener los resultados esperados de eficiencia operativa.

Una herramienta de automatización efectiva debería poder automatizar todo el proceso de compras, desde la solicitud hasta el pago, permitiendo al consumidor enfocarse en las estrategias y negociaciones. De esta manera, evitarás desperdiciar recursos en este proceso.

Luego de analizar detalladamente la situación actual del área, el paso siguiente es mapear todos los procesos de tu área de compras, a fin de entender cuáles son susceptibles de ser automatizados y de qué forma se puede lograr. Conocer cada detalle del proceso de compras te ayudará a identificar posibles fallas o cuellos de botella para determinar qué pasos podrían influir mejor en los resultados.

El mapeo de procesos te permitirá también comprender cuáles son los pasos necesarios en la automatización del proceso de compras para poner el foco en procesos tales como la cotización, negociación con proveedores, cierre de compras y pago que son tan importantes para garantizar una gestión de compras efectiva y eficiente.

1. Implementar un sistema de gestión.

Un sistema de gestión de compras puede ayudarte a realizar un seguimiento de todo el proceso de compras en un solo lugar, automatizar las tareas repetitivas y facilitar la búsqueda y corrección de errores. Busca un sistema de compras que se integre con tus otras herramientas comerciales y de contabilidad existentes para obtener la máxima eficiencia.

Cuando se trata de adquisiciones, el uso de un software de automatización del proceso de compras puede ayudar a agilizarlo, reduciendo errores y costos. El sistema de gestión de compras puede proporcionar información valiosa sobre los patrones de gasto y permitir que las empresas negocien mejores precios con los proveedores.

Al crear órdenes de compra, las empresas deben incluir toda la información relevante como fechas de entrega, cantidades, descripción de artículos y precios. Además, deben realizar un seguimiento cuidadoso de tus órdenes de compra y monitorear cualquier cambio en los precios de los proveedores o en los cronogramas de entrega.

2. Configurar portales de proveedores.

Los portales de proveedores brindan a tus proveedores un espacio en línea seguro para ver las órdenes de compra y enviar facturas, lo que ayuda a optimizar la comunicación y reducir la posibilidad de errores. Es importante configurar portales de proveedores por varias razones:

• Pueden ayudar a agilizar el proceso de adquisición al automatizar muchas de las tareas involucradas, reduciendo los errores y ahorrando tiempo y dinero.
• Los portales de proveedores pueden proporcionar un depósito central para toda la información de proveedores, lo que facilita el seguimiento de contratos, facturas y otros documentos importantes.
• Los portales de proveedores pueden ayudar a construir mejores relaciones con tus proveedores, brindando un espacio para la comunicación y la colaboración.

3. Automatizar las aprobaciones de órdenes de compra.

Puedes ahorrar un tiempo valioso asegurándote de que los pedidos se aprueben de forma rápida y eficaz mediante la automatización de la gestión de compras. uno de los aspectos más importantes de cualquier proceso de negocio es el aprovisionamiento, que consiste en adquirir bienes y servicios. Las órdenes de compra son documentos legales que definen los términos de una transacción entre un comprador y un vendedor.

<<<Plan de compras: ¿Cómo y cuándo se desarrolla?>>>

4. Considerar los puntos de repedidos.

Para compras de stock, también hay que tener en cuenta los niveles de repedidos. Los artículos que normalmente tienes en el depósito, a medida que se van solicitando se irán entregando, por lo que la cantidad disponible va a ir disminuyendo. Llegará un punto en que realices una auditoría de esos artículos para identificar niveles de seguridad, porque a partir de determinado nivel de cantidad disponible, debes generar una acción para emitir una compra y evitar el quiebre de stock. Esto significa no contar con un producto solicitado que deberías tener.

A causa de esta situación de escasez de stock, se generan demoras en los procesos posteriores. Valorar los puntos de repedidos te ayudará a automatizar este proceso dentro de las recompras, y que el proceso de compras en general esté alimentado por el stock cuando entregues o adquieras cualquier artículo, lo que permitirá a la automatización agregar la cantidad disponible de dicho artículo.

5. Capacita a tus colaboradores en la implementación de la herramienta.

Asegúrate de que los colaboradores estén capacitados en el uso del nuevo software de gestión de compras. Cuanto más cómodos se sientan en el uso de la herramienta, menos posibilidades hay de que cometan errores, por lo que será más fácil para ellos utilizar la automatización correctamente. 

Puedes automatizar tus procesos de pedido de compras y mejorar los resultados de tu negocio. La automatización en el proceso de compras es una inversión inteligente para cualquier empresa que quiera ahorrar tiempo y dinero. Es importante capacitar a tus colaboradores en la gestión de órdenes de compra porque puede ayudar a agilizar las adquisiciones, eliminar errores y reducir costos.

Automatizar un proceso de compras puede asegurar que todos los pedidos se efectúen de la forma correcta y que no se pida un artículo por error. Esto puede ahorrar tiempo y dinero al reducir la necesidad de devoluciones o reemplazos. Además, los sistemas de gestión de compras pueden proporcionar un seguimiento en tiempo real de los niveles de inventario para que puedas controlar lo que está disponible y dónde se encuentra.

6. Controlar los resultados periódicamente.

La automatización de un proceso de la gestión de compras debe realizarse gradualmente, por lo que debe ser objeto de seguimiento constante, ya que es posible que requieran algunos cambios y adaptaciones, según las necesidades del proceso. Con el fin de identificar las modificaciones importantes, es primordial controlar los resultados que se obtienen con la automatización.

<<<Proceso de compras eficiente: ¿Qué debe tenerse en cuenta?>>>

Para concluir, automatizar un proceso de compras en primer lugar hay que tener en cuenta el estado general del proceso, a fin de establecer si debe automatizarse todo o solo algunas tareas. Para determinar esto, es necesario mapear el proceso y procurar que esté formalizado, de lo contrario, la automatización será un gasto en lugar de una solución. 

Ahora bien, cuando finalmente el proceso está mapeado y formalizado, puedes implementar la herramienta, configurar los portales de proveedores, automatizar las aprobaciones de órdenes de compra, capacitar a los colaboradores y controlar los resultados de forma permanente.