Automatizaciones en el área de compras: ¿Cómo saber el nivel adecuado?

El auge de la transformación digital ha permitido que la mayoría de los procesos empresariales sean susceptibles de ser automatizados, y el proceso de compras no es la excepción. En un artículo anterior hablamos sobre qué tener en cuenta a la hora de automatizar un proceso de compras y destacamos las mejores prácticas para llevarlo a cabo. Sin embargo, no todas las empresas pueden darse el lujo en estos momentos de automatizar por diversos motivos, cada una sabe en qué situación se encuentra.

Por este motivo, conocer más en profundidad sobre los beneficios de las automatizaciones en el área de compras quizá arroje luz sobre la importancia de incorporar de a poco la tecnología en el proceso de compra, de cara a mejorar la eficiencia y la visibilidad de las solicitudes y negociaciones con proveedores. Cuando se aúna la automatización y la formalización de los procesos en cualquier área, los resultados siempre ofrecerán una ventaja competitiva a la organización.

Pero no debemos olvidar que una vez que empezamos a automatizar el abanico de posibilidades es tan amplio que muchas veces nos sentimos tentados a pretender automatizar todo, en la creencia de que vamos a ahorrar costos de personal, cuando en realidad la tecnología requiere y seguirá requiriendo por mucho tiempo de personas para realizar una acción efectiva. Conocer las ventajas y limitaciones de las automatizaciones en el área de compras te ayudará a discernir el alcance de la implementación tecnológica. En este artículo, te revelamos esto y mucho más.

<<<¿Qué tener en cuenta a la hora de automatizar un proceso de compras?>>>

Ventajas de la automatización en el área de compras

La automatización en el proceso de compras utiliza tecnología y programas informáticos avanzados, como softwares de adquisiciones para administrar todo el ciclo de compras de principio a fin, incluyendo las órdenes de compra para realizar solicitudes hasta el pago a tus proveedores. Adquirir una herramienta de automatización permite básicamente agilizar las tareas repetitivas y manuales de los procesos de compras. A continuación, incluimos las principales ventajas de automatizar este proceso.

1. Reduce los errores humanos.

Uno de los principales beneficios de la automatización de procesos es que reduce el error humano. Esto es posible porque el área de compras establece parámetros, acceso, formularios, proveedores y procesos en el sistema de compras automatizado. Ninguna persona puede ingresar información o duplicar una orden de compra fuera de los parámetros especificados. Si esto ocurre, el sistema rechaza la orden de compra o la deriva a la persona correspondiente.

2. Establece parámetros específicos.

Las herramientas de automatización en las compras agregan niveles de control a tus adquisiciones, órdenes de compra, proveedores y facturación. Si bien los parámetros son estándar gracias a las políticas de adquisición, la herramienta de automatización aún permite una mayor flexibilidad para la toma de decisiones, a partir de los datos actualizados en tiempo real.

3. Reduce los tiempos de ciclo de vida de los pedidos.

La automatización en el proceso de compra permite la eficacia y el ahorro de tiempo, por lo que promueve un ciclo de vida mucho más rápido en todo el proceso. Los plazos de entrega más reducidos para los proveedores y los ciclos de órdenes de compra más rápidos suceden cuando las personas pueden ingresar información de manera más rápida, utilizando una lista de verificación de proveedores. 

4. Estandariza los procesos de compra.

Una vez que la orden de compra se completa exitosamente, automáticamente pasa a la persona encargada para su aprobación. Si la solicitud precisa de más verificación o aprobaciones, puedes recurrir a otras personas para aclarar las dudas e inconvenientes con los datos. Un proceso estandarizado significa que está claro para todos los colaboradores del área de compras involucradas, y que si hay alguna ausencia de personal, el trabajo lo puede realizar cualquier otra persona del área.

5. Mejora la gestión de la cadena de suministro.

Los sistemas de gestión de compras automatizados te ayudan a administrar la cadena de suministro porque recopilan y analizan los datos de tus proveedores en un solo lugar. Teniendo estas alertas de datos en un sistema centralizado puedes identificar posibles cambios en las órdenes de compra para tomar acciones en caso de que los proveedores aumenten los precios de sus materias primas.

6. Analiza y centraliza los datos.

Una herramienta de automatización de procesos para tu área de compras te permite ver datos en tiempo real y en cualquier momento. Al mismo tiempo, mantiene toda la información importante de tus proveedores y las solicitudes de compras en un solo lugar para una fácil referencia.

7. Permite que el personal se concentre en actividades de mayor valor.

Todas las tareas que puedes optimizar a través de una herramienta de automatización te ayudarán a ahorrar tiempo en otras actividades estratégicas, como la cadena de suministro, la rentabilidad o la planificación, que requieran mayor precisión y agreguen valor. 

<<<Principales errores en la confección de un plan de compras>>>

Limitaciones de la automatización en el área de compras

Cuando hablamos de limitaciones en la automatización en el proceso de compras nos referimos a que por más que la tecnología sea una herramienta sumamente efectiva y útil para mejorar la eficiencia de las tareas, hay que tener en cuenta que no todo se puede automatizar. Para determinar qué se puede automatizar y qué no el mapeo de procesos es una práctica efectiva que te permitirá auditar el estado de tus procesos actuales, identificando fallas o puntos de mejora.

Además, es requisito básico para cualquier intento de automatización que los procesos estén debidamente formalizados, es decir, que estén secuenciados de modo tal que sea más ordenada toda la ejecución y la información para que los responsables puedan entender correctamente cada una de sus tareas. El primer paso para un adecuado proceso de automatización del área de compras es formalizar los procesos y recién entonces comenzar a considerar una herramienta que optimice la eficiencia y mejore la productividad.

En síntesis, las automatizaciones en el área de compras son un recurso muy necesario en estos tiempos en que la tecnología y la inteligencia artificial están dominando el mundo. Lograr los objetivos tan ambiciosos del mundo moderno exige ir contra la corriente y no detenerse casi nunca, lo que puede ser desgastante para el ser humano, que claramente no es una máquina de producir. 

Frente a esta realidad, el mismo ser humano, consciente de sus limitaciones para aprender y hacer todo lo que desea en una vida tan corta ha hecho de la tecnología una herramienta funcional para mejorar su calidad de vida. De esta forma, la automatización se posiciona como una solución valorable en la gestión de compras para acelerar los tiempos de adquisiciones de materiales y reducir los errores a lo largo de la cadena de suministro.