Proceso de compras eficiente: ¿Qué debe tenerse en cuenta?

El proceso de compras es sumamente importante para la cadena de suministro de cualquier empresa, ya que implica un minucioso trabajo de planificación, administración y organización de los insumos o materiales necesarios para iniciar la fabricación de productos a comercializar. Sin embargo, lograr un proceso de compras eficiente no es tan sencillo como podría parecer, puesto que existen varios factores implicados a tener en cuenta antes de dar el primer paso.

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Aunque en la mayoría de las empresas se insiste mucho en el hecho de que debe planificarse, la realidad de cada empresa no debe ignorarse porque, dependiendo del modelo de negocios, se decidirá con qué tanta planificación se puede gestionar una orden de compras. 

En algunos casos, veremos que algunas empresas tienen que realizar compras específicas, pero en otros deberán mantener una actitud proactiva de compras para reponer stock. A fin de aclarar estos puntos, en este artículo nos proponemos indagar sobre el proceso de compras, qué prácticas son eficaces para ejecutarlo correctamente y qué no debería faltar. 

Compras transaccionales y compras especiales

Las compras en la mayoría de las organizaciones se dividen en dos grandes categorías. En primer lugar, encontramos las compras transaccionales, es decir, compran insumos de forma directa sin planificación previa y, cada cierto tiempo, los reponen para evitar quedarse sin stock. En segundo lugar, las compras que podríamos denominar especiales. Estas son un tipo de compras más específicas que incluye un proceso más largo y de mayor planificación. 

Generalmente toda empresa que tiene un área de abastecimiento y de compra gestiona compras más normales y transaccionales, como insumos de oficina, informáticos, de cafetería y demás. Estos tipos de insumos cumplen un ciclo porque se compran periódicamente antes de que se acaben.

Ahora bien, en una compra de corralón para una obra de construcción, las compras son más rápidas porque los materiales se consiguen de un día para otro, por lo que este tipo de compras son más operativas. También hay que tener en cuenta el tiempo de plazos para solicitar los materiales o insumos y que llegue el pedido cuando los materiales deben ser utilizados. 

En este sentido, estaríamos hablando del concepto de stock, ya que existe un stock que hay que manejar con eficiencia, como por ejemplo, los puntos de repedido. Veamos las características de cada una.

1. Compras transaccionales.

En las compras transaccionales, se deben contabilizar los materiales y evaluar los puntos de mayor rotación que piden los clientes. Entonces, será necesario efectuar un análisis de cuánto están pidiendo para hacer la compra que reponga el stock. A menudo, en estas compras más transaccionales lo ideal es tener un stock para poder proveer de esos materiales, con lo cual mediante ese análisis de stock se podrá definir qué materiales quedan y cuáles son los faltantes.

Al mantener un stock mínimo de los materiales que siempre son necesarios evitamos que estos se agoten. El análisis permite determinar cuáles son los artículos más críticos en los puntos de repedido para de esta forma reabastecer el stock y evitar una ruptura o quedarnos sin stock. 

Aunque se tratara de un stock mínimo, esto puede representar que, a causa de los faltantes de stock, la planta quede parada por uno o dos días, lo que asegura un incremento de los costos, traducido en pérdidas debido a la producción detenida. En artículos transaccionales, el análisis de stock es más crítico precisamente porque son materiales que están en permanente rotación y deben asegurar la producción permanente sí o sí. 

Otro punto a tener en cuenta son las negociaciones que realizan las empresas con los proveedores, ya que cuando se compra por stock, generalmente es en cantidad y cuando se compra en cantidad tenemos que tener habilidades para negociar los precios con los proveedores, pero también las formas de pago. En las compras más transaccionales las empresas tienen un estado de cuenta, en donde, a medida que se libera el estado de la deuda se van sumando nuevas compras.

El proceso de recepción en las compras transaccionales es bastante sencillo, ya que hay que tener presente la alta rotación de artículos y, a partir del análisis crítico del stock, saber qué materiales o artículos se deben comprar. Cuando llegan los puntos de repedido, generan esa alerta que permite al responsable de compras solicitar el pedido de compras. 

Estas compras se orientan a la proactividad, es decir, el responsable no espera que le llegue la solicitud para realizar la compra sino que va haciendo las compras por adelantado, y a medida que llegan las solicitudes de ese material, ya se cuenta con los materiales habituales en stock para despachar. 

Como último punto de estas compras transaccionales, podemos destacar las condiciones que se establecen con el proveedor para realizar las compras, en términos de precios y formas de pago. La empresa buscará negociar las condiciones que establezca el proveedor, intentando reducir costos y tiempos de espera a su favor.

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2. Compras especiales.

Las compras especiales generalmente se realizan por pedido. Las variables que se deben tener en cuenta en este tipo de compras son el factor tiempo que lleva a cada una de las etapas. Entonces, esto nos lleva a definir cuánto tiempo lleva elaborar una orden de compra en cotizaciones. A menudo, cuando se realiza esta forma de compra se establece como primera instancia una comparativa entre varios proveedores para definir la mejor opción.

En primer lugar existe un proceso en donde se debe contactar a los proveedores, enviar los requerimientos de compra, luego se lo transforma en presupuesto, se evalúa cada presupuesto de los distintos proveedores seleccionados y, en función de las necesidades de la empresa, se elige el proveedor que quedará efectivo. 

La segunda etapa corresponde al tiempo de elaboración y entrega desde que la empresa finalmente tiene los materiales a disposición. En este tipo de compras especiales identificamos 4 momentos: 

• 1. Compra propiamente dicha.
• 2. Fabricación.
• 3. Logística.
• 4. Entrega. 

Desde el momento en que una empresa eligió a un proveedor y decide realizar la compra debe quedar claro entre ambos el tiempo transcurrido entre que realiza el pedido y cuando llegará a al consumidor final. Este tipo de compras es más reactiva. Con una solicitud de por medio, una empresa no va a simplemente comprar por comprar, sino que a partir de un pedido específico el responsable de compras debe tener la noción de cuánto tiempo abarcará cada uno de estos 4 momentos. 

Por ejemplo, si el primer momento de compra abarca una semana entre ir y volver con los proveedores, el segundo momento de la fabricación puede durar dos semanas y en el tercer y cuarto momento llegamos a la logística de despacho, donde la suma total de esos tiempos (3 o 4 semanas) representa el lapso de tiempo de demora de la compra o gestión en particular. 

Esto permite planificar con mayor tiempo de anticipación. De esta manera, para las compras especiales el proceso es más reactivo. Después se debe tener en claro cuáles son los momentos de compra, ya que algunos son más variables. Cuando finalmente sabes qué tiempo necesitas para conseguir los materiales, el proceso de fabricación y de distribución y entrega, es el mejor momento de planificar con anticipación los requerimientos.

En las compras especiales, la parte financiera es distinta a la gestión transaccional porque las condiciones de negociación en las compras especiales se efectúa por pedido y en cada pedido, se gestionan condiciones de pago únicas. 

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Para concluir, un proceso de compras eficiente puede abarcar dos orientaciones: compras transaccionales y compras especiales. Las transaccionales implica que no se realizan solicitudes de pedido, en cambio sí se compra por adelantado para abastecer el stock regularmente y que no se quede sin existencias. 

Por su parte, las compras especiales sí ameritan las solicitudes de pedido porque se trata de compras que no se realizan regularmente sino cuando es necesario hacerlas. Por lo tanto, obedece a una necesidad reactiva del responsable de compras que debe cumplir con un cliente. Ambas categorías son igualmente importantes y sirven para definir qué proceso elegir a la hora de realizar las compras de materiales en tu organización.