Cómo manejar tu área de forma simple con tableros de control

Sin dudas, las empresas como organizaciones formales e informales están sujetas a la parametrización en muchos de sus valores para facilitar el diagnóstico y la toma de decisiones. Si bien hay indicadores genéricos para todas las empresas, especialmente en áreas como las económicas financieras, cada empresa o sector requiere definiciones a medida de sus propios parámetros y definir quién y cómo va a monitorear esa información.

El tablero de control surge al no existir una metodología clara para enseñar a los directivos a organizar y configurar la información. En un campo en que las ciencias empresariales han podido evolucionar notoriamente dada la revolución de la información generada a finales del siglo XX. 

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Es necesario generar metodologías gerenciales para que las empresas no se basen sólo en su intuición y conocimientos de cada directivo o por la sola inteligencia existente en herramientas informáticas. Los tableros de control simplifican los procesos complejos en fragmentos de información manejables y digeribles para que puedan centrarse en el funcionamiento diario de la empresa.

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Un tablero de control constituye una ubicación central para todos tus indicadores clave de rendimiento (KPI), como listas de tareas pendientes, cargas de trabajo en equipo, asignación de recursos y cualquier otra cosa que pueda indicarte si tu proyecto está en camino de tener éxito o fracasar.

Como sabemos, cada área de una empresa posee sus propios recursos, procesos, estrategias, organización, planificación e indicadores a través de los tableros de control. Estos tienen la particularidad de poder adaptarse a las necesidades de cada sector (compras, ventas, marketing, producción, RRHH, administración, etc.), a la vez que arrojan datos que favorecen la toma de decisiones. 

Ahora bien, ¿cómo simplificar el manejo de los tableros de control para cada una de estas áreas?

Un tablero de control de proyectos de alta calidad no solo será útil para actualizaciones en tiempo real. También puedes utilizarlo para analizar el rendimiento de proyectos finalizados o cancelados. Dado que aprendemos tanto de nuestros éxitos como de nuestros fracasos, las lecciones extraídas de estos datos se pueden transferir a todos los proyectos futuros.

El mejor panel de gestión de proyectos es fácil de leer, simple de personalizar para tu negocio y tiene la capacidad de actualizarse automáticamente en tiempo real. Tener un tablero perfecto no ayudará si tienes que perder todo tu tiempo actualizándolo.

Además, con un tablero de control lograrás:

• Obtener más valor de tus datos

Los datos son uno de los activos más valiosos que posee tu empresa. Sin embargo, poner en práctica estos datos a menudo es más difícil. Un tablero de control bien diseñado tiene la capacidad de informar a los usuarios de toda la organización y proporcionar acceso bajo demanda a las métricas comerciales centrales. Todos los miembros de tu equipo pueden usar un tablero para administrar un mejor negocio.

• Consolidar y automatizar múltiples puntos de datos

Por su propia naturaleza, los tableros de control recopilan datos de varios puntos de datos para proporcionar una única interfaz de informes. Esto reduce la cantidad de tiempo y esfuerzo para compilar informes, iniciar sesión en múltiples servicios de análisis y compartir datos con todos en la empresa. Los tableros ofrecen la oportunidad de exponer métricas a un público más amplio dentro de tu organización.

• Alineación departamental

Como dice el refrán, "los datos no mienten". Cuando se trata de actividades interdepartamentales, los cuadros de mando brindan una visión objetiva del desempeño actual y pueden servir efectivamente como un terreno común para un mayor diálogo. Por ejemplo, las ventas y el marketing deben alinearse con el proceso de adquisición de clientes. Los tableros pueden mostrar métricas que son relevantes para cada equipo de una manera que sea mutuamente comprensible.

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¿Qué debería incluirse en un tablero de control de gestión de proyectos?

A continuación te enumeramos algunos elementos que a nuestro juicio no deberían faltar en un tablero de control, a fin de que te facilite la correcta administración de información de los distintos departamentos y poder controlar sus variaciones. 

• Hoja de ruta del producto

Un plan a largo plazo de las funciones que se agregarán a un producto de software. También muestra quién está a cargo de cada función y los pasos que deberás seguir para finalizar.

• Rastreador de tareas

Es un widget que se introduce un poco más en el día a día. Un buen rastreador de tareas diarias puede mostrarte en qué está trabajando cada miembro de tu equipo en cualquier momento.

• Widget financiero

Puede ser un gráfico de barras o de líneas que muestra cuánto estás gastando en el proyecto y si es sostenible. De un vistazo, puedes comparar tu gasto real con tu presupuesto proyectado y ver qué ajustes necesitas hacer.

• Widget de carga de trabajo

Un widget de carga de trabajo trata sobre la asignación de recursos humanos. Con uno de estos, puedes asegurarte de que nadie en tu equipo esté nunca sobrecargado o falto de trabajo.

En resumen, los tableros de control te permiten, entre otras cosas, gestionar tus proyectos, organizando mejor las áreas de tu empresa, porque contienen los datos y registros fundamentales de las actividades desarrolladas por tus equipos, y te ayudan a tener un seguimiento del desempeño de tus colaboradores, a la vez que influye en la toma de decisiones importantes para mantener la eficiencia de tus procesos, de cara a alcanzar con éxito los objetivos propuestos.