Cómo automatizar la gestión de procesos

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En esta época resulta novedoso hablar de automatizar la gestión de los procesos. Sean administrativos, gerenciales, operativos. Todo lo que se hace día a día en las empresas tiene un conjunto de fases sucesivan que pueden -y deben- estandarizarse y automatizarse para lograr el mayor rendimiento, eficiencia y competitividad en el mercado. ¡No te podés perder este artículo!

 

Para un jefe es fácil darse cuenta que día a día generalmente todos hacemos lo mismo: Plantear objetivos o recibir una orden, asignar tareas a responsables, ejecución, seguimiento y control. Y así sucesivamente.

Todo esto es útil y necesario, pero conlleva mucho trabajo manual y repetir siempre lo mismo.

Seas jefe, gerente o director, o un empleado raso, resulta fundamental hacer tu trabajo a plena conciencia para poder visibilizar, entender y analizar con mayor claridad lo que está sucediendo y poder tomar decisiones más asertivas.

Para los que ya conocen Monday, sabrán porqué es la herramienta que utilizamos en Drew para hacer seguimiento de tareas, gestionar proyectos y procesos (ventas, marketing, publicaciones, inducción al personal, capacitaciones, etc), organizar eventos, trabajar en equipo y estar todos comunicados.

Si aún no conocés Monday, te invito a crear una cuenta de prueba gratis y a escribirnos si querés preguntar algo.

A pesar de que la herramienta nos sirvió para organizar la empresa en modalidad home-office, nos volvimos muy exigentes y notábamos que ciertas tareas manuales se repetían con frecuencia -¿seremos adictos a la productividad?-.

A las tareas terminadas las arrastrábamos al grupo “Listos”. Cuando un artículo cambiaba su estado de “en redacción” a “en edición” teníamos que modificar a la persona asignada como responsable en la columna de Persona, (sacar al redactor y seleccionar a la editora). Por suerte, desde este año las cosas son un poco más fáciles con las automatizaciones y, la verdad, es bueno que lo sepas y lo apliques porque es muy fácil de usar.

Las automatizaciones nos dan la posibilidad de que cuando ocurre determinado evento dentro de la herramienta (como un cambio de estado, que llegue determinada fecha o la creación de un pulso, por ejemplo) se dispare una acción: asignar a otro responsable, mover la tarea a otro grupo, notificar a alguien, entre otras, y se configura muy fácil debido a las lógicas predefinidas que podemos elegir y personalizar manualmente una vez y para siempre.

En este ejemplo te muestro algunas automatizaciones básicas. Este ejemplo concreto es para un proceso de selección de personal (área de Recursos Humanos) y puede servirte de inspiración sea cual sea el área o gerencia en la que trabajes.

Lo que sucede en el ejemplo de aquí abajo es que cuando se crea un nuevo pulso-renglón (puede ser mediante un Form en nuestra página web, por ejemplo) automáticamente se asigna a un reclutador. Luego, si el estado del CV cambia a “No califica”, el postulante es automáticamente trasladado al grupo de no calificados.

Automation RRHH

Podrían agregarse muchas más automatizaciones, como por ejemplo notificar a alguien cuando se cree un nuevo pulso, eliminar o archivar el contacto si no califica, o algunas que te van a encantar:

Si agregamos una columna de fecha y algunas automatizaciones, un tablero podría transformarse en un “jefe robot” que asigne automáticamente a un responsable, que le envíe notificaciones antes de la fecha de vencimiento de la tarea hasta que esta se complete, y en ese momento (y a medida que va avanzando el proceso) ir cambiando a los responsables y moviendo las fechas para la próxima acción. ¡Increíble! ¿No?

Entonces ya sabés:

¡Basta de trabajar como tonto perdiendo tiempo en cosas repetitivas y aprovechá tu mente que es donde realmente está tu valor!

El equipo de Drew ayuda tanto on-line como in-site a empresas y a equipos a mejorar y a automatizar sus procesos. Escribinos y nos ponemos en contacto.

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Temas: Monday.com, gestión de proyectos, productivity, automatizaciones

Andrés Sturm

Escrito por Andrés Sturm

Contador público, emprendedor, inquieto, soñador y buscador de experiencias. Creo en la voluntad de cambio y en que todo es posible. Hoy ayudo a las empresas a ser más productivas, e idealmente a las personas a ser más felices. Me gusta el yoga y la meditación.

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