Proceso de administración: Claridad en el manejo de recursos

El área de administración es de suma importancia en toda empresa. Su función es la de analizar las entradas y salidas de dinero, recursos y personas, contactar proveedores, así como planificar y organizar todo lo relativo al esquema empresarial. Por lo tanto, se encarga de gestionar recursos (materiales, financieros o humanos) para lograr la consecución de los objetivos que se pueden proponer.  

A grandes rasgos, sus funciones son las de planificar, dirigir y controlar. Mientras en las empresas más grandes la división en departamentos es más específica, cuando se trata de una pyme, la administración suele incluir al área de contabilidad, finanzas y recursos humanos: en otros casos, éstos pueden ser departamentos separados.

Muchas áreas administrativas presentan problemas a la hora de funcionar correctamente y esto se debe a que no estructuran un proceso que les permita optimizar tiempos y recursos. Por eso, a continuación se indicará un proceso de administración para sacar el máximo provecho al área:

¿Qué es un proceso administrativo?

El proceso administrativo empresarial se establece para delimitar el rumbo de cómo se conducirán las acciones. Se trata del conjunto de pasos que se seguirán para gestionar los recursos internos, de forma tal que estén alineados con los objetivos de la organización.

En un área administrativa típica, lo más importante es el recurso humano: las personas que lo componen y que hacen realidad los procesos. Se trata de un área donde se dan procesos repetitivos, ya que una vez calibrados, funcionan de forma sistemática. 

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Primer paso: identificación de los procesos del área.

No se puede hablar de procesos sin antes identificarlos. Dentro de un área de administración, hay diferentes procesos que interactúan entre sí, por ejemplo: proceso de cobranza, proceso de selección de personal, proceso de facturación (dependiendo la magnitud de la empresa). 

Ordenarlos y documentarlos es importante para de esta forma, tener una estandarización de los mismos. Una gestión por procesos sirve para optimizar el flujo de trabajo y hacerlo más eficiente.

Segundo paso: asignar responsables  y determinar el equipo. 

Cada proceso tiene una persona responsable a cargo y está formado por un equipo de personas que lo llevan a cabo. 

El dueño o propietario del proceso es el responsable de gestionarlo de inicio a fin, garantizando que se cumplan los objetivos para los cuales el mismo fue creado. Ese sujeto tiene completa responsabilidad, tanto del éxito como del fracaso del proceso en desarrollo. Su función es la de conducir la implementación y ejecución exitosa de cada una de las actividades. 

Tercer paso: asignar una carga horaria a cada participante del equipo.

Cada uno de los integrantes del equipo tiene una cantidad horaria en la cual ejercen sus tareas. Por lo tanto, ejecutan una orden de trabajo y tienen un tiempo determinado para realizarla.

Esto es útil en tanto se optimizan recursos y se asignan tareas según las horas a cargo. Medir el tiempo de cada una sirve para identificar un umbral de productividad, en el que se delinean ciertas “curvas”: es posible trazar un recorrido y ver cómo marchan los procesos. Si hay menos tareas completadas, hay un problema de disminución de productividad. Si por el contrario, la curva es alta, las personas están ante un problema de saturación.

Lo ideal es que la curva de productividad se mantenga estable.

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Conclusión

Para manejar recursos y tiempo de una mejor forma, es preciso seguir este modelo que permite una claridad sobre cuánto tiempo le dedica cada colaborador a sus tareas. De esta forma, la productividad y organización del área se potencia.