8 preguntas para elegir un software para la gestión de proyectos de TI

Los equipos de TI de todo el mundo digital se enfrentan actualmente a su mayor prueba hasta el momento. Asegurarse de que todo funcione sin problemas cuando los colaboradores trabajan desde casa. Y lo están haciendo muy bien. 

Pero, siempre hay margen de mejora, ¿verdad? Si alguna vez has sido parte de un equipo de TI, conoces el dolor de saltar entre múltiples herramientas de software para la gestión de proyectos de TI, los efectos de un sistema de colaboración descompuesto y la lucha por la visibilidad entre los miembros del equipo. 

Sin mencionar los costos económicos de un proyecto que se ejecuta en horas extras y sobrepasa el presupuesto. ¿Y si pudieras resolver todos estos problemas con una sola herramienta? ¿Cómo te sentirías si pudieras gestionar tus proyectos y tu sistema de venta de entradas en una plataforma? Sigue leyendo para saber más.

No estamos aquí para decirte que ayudes con una mejor planificación, que proporciones una visión holística de todos los proyectos de tus equipos o que permitas una colaboración constante entre los compañeros de equipo. 

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No vamos a hablar elocuentemente sobre cómo tener una plataforma única y una mayor flexibilidad en la elección de la metodología de tu proyecto para facilitarte la vida. No. Estamos aquí para ayudarte a elegir uno y luego dejarte decidir.

¿Cómo elegirías un software para la gestión de proyectos de TI que no solo te ayude a planificar mejor, sino que también lo haga sin invadir tus actividades diarias, como gestionar incidentes, SLA, flujos de trabajo, etc.? Aquí te presentamos las preguntas que deberías hacerte.

1. ¿La nueva herramienta permite una mejor colaboración con mis compañeros de equipo?

Tener un marco de comunicación sólido debería ser la característica principal de su software para la gestión de proyectos de TI. Un espacio de trabajo compartido permite una mejor visibilidad de lo que cada miembro del equipo está haciendo y también funciona como un lugar para vincular todos los archivos, activos, etc. relacionados con el proyecto y la cartera. 

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Una función para @mencionar a tus compañeros de equipo mejora la colaboración contextual y proporciona una experiencia fluida. Tener la configuración de colaboración adecuada es el primer paso en tu viaje de gestión de proyectos.

2. ¿Puedo elegir la metodología de proyecto que quiero?

Una vez que hayas establecido tu plataforma de colaboración, el siguiente paso lógico sería decidir la metodología que utilizarás para ejecutar el proyecto. Esto podría variar de Waterfall a Agile a Hybrid según los requisitos del proyecto y las preferencias del equipo. 

Tener la flexibilidad de elegir tu método le da a tus equipos de TI la libertad de administrar y ejecutar tus proyectos. Esto es beneficioso para tu equipo y también brinda a las partes interesadas del proyecto una manera más fácil de monitorear el progreso y establecer plazos adecuados para la ejecución.

3. ¿Es fácil de usar?

Esta parece una pregunta bastante obvia. Pero vale la pena mencionarlo aquí. Si eres un agente de TI, sabes por experiencia que las funciones por sí solas no hacen que un producto sea bueno. El usuario final debe sentirse cómodo usando el producto a diario. 

Un largo proceso de incorporación y una herramienta que tiene demasiadas partes móviles son las señales de alerta más obvias que debes conocer. Cuando elijas un software para la gestión de proyectos de TI, ten en cuenta cómo funciona la migración de datos. Esto te ayudará a prepararte mejor para un cambio.

4. ¿Funciona bien dentro de mi ecosistema de software existente?

Es posible que hayas encontrado la mejor herramienta de gestión de proyectos que existe. Pero, es tan bueno como tu capacidad para trabajar con las otras herramientas en tu kit de herramientas. 

Integrarlo con tu ecosistema existente ayuda a proporcionar una experiencia de intercambio fluida de todos los activos de tu proyecto. Además, elimina la necesidad de realizar un seguimiento de todas sus actualizaciones en diferentes softwares. 

5. ¿Puedo personalizarlo?

Si bien esto puede parecer una característica "agradable de tener". No lo es. La personalización de un software para la gestión de proyectos de TI garantiza una mayor aceptación dentro de tu equipo y también permite la adopción generalizada del producto. 

Aquí hay un escenario de ejemplo: no todos los miembros de tu equipo tienen las mismas KRA. Un agente de TI de tu equipo podría estar a cargo de la puesta en servicio o el desmantelamiento de los activos de TI, mientras que otro agente podría ser responsable de las auditorías periódicas. 

Si ese es el caso, sus estilos de trabajo son diferentes y querrían que la herramienta de gestión de proyectos se adaptara a sus necesidades. Tener una herramienta personalizable ayuda a democratizar la solución y aumenta su uso dentro del equipo.

6. ¿Escala bien dentro de la empresa?

¿Qué pasa si tu software para la gestión de proyectos de TI también ayuda a otros equipos de tu organización? Esto es beneficioso en muchos frentes. Con todos utilizando la misma herramienta, es más fácil adoptar los mismos procesos. 

Por ejemplo, un equipo de desarrollo de software que sigue la metodología ágil y un equipo de TI que sigue el modelo híbrido pueden utilizar el mismo software. Esto hace que toda la operación sea eficiente y los gerentes de proyecto de todos los equipos también pueden colaborar para mejorar el resultado general en lugar de trabajar en silos.

7. ¿Tiene una función de informes?

Una función de informes en tu software para la gestión de proyectos de TI es imprescindible. Colaborar con plantillas sofisticadas, integrarlo con complementos geniales y adoptar la herramienta en toda tu empresa no servirá de nada si no hay opción para recibir comentarios. 

La generación de informes te permite monitorear tu proyecto de TI de manera eficiente y ayuda a mitigar cualquier obstáculo en el camino. Una función de informes confiable y la capacidad de programar informes personalizados en momentos específicos dan como resultado una finalización oportuna y aumentan la tasa de éxito de tu equipo de TI.

8. Muy bien, ¿ahora cuál es el daño?

Creemos que ahora tienes una idea de lo que debes buscar en una buena solución de software para la gestión de proyectos de TI. También es importante comprender el modelo de precios de tu herramienta. No tiene sentido pagar una gran cantidad de dólares si no a todos, si tu equipo va a utilizar el software. 

Tener un plan de precios modesto que te permita escalar a medida que crecen las necesidades de tu equipo debería permitirte finalizar un presupuesto fácilmente.