10 señales para identificar que tus procesos internos están fallando

Una empresa que tiene inconvenientes en sus procesos internos encontrará un sinfín de señales que se mostrarán de forma recurrente, lo que resulta perjudicial para el negocio. Es por ello que es necesario realizar buenos procesos internos que estén bien diseñados e implementados. Esto ayudará a la empresa en muchos aspectos que derivarán en lograr una mayor ventaja competitiva y mejorar la productividad.

<<< Los 3 pilares fundamentales en el rediseño de procesos >>>

A continuación te dejamos algunos datos para que puedas detectar que tu empresa está teniendo fallas importantes en sus procesos internos:

1. No se delega.

Más allá del tamaño de la organización muchas veces el titular de la empresa trabaja como un empleado más, e incluso su labor se extiende más horas que cualquiera de estos. No está mal poner el esfuerzo en uno mismo, pero debe hacerse una pregunta muy importante: “Si el empresario trabaja como un empleado, ¿quién es el que trabaja como empresario?” Por eso es importante delegar funciones.

2. Se utiliza la mayor parte del tiempo para solucionar cuestiones de corto plazo.

Muchas veces el día a día nos consume y es imposible pensar en objetivos de largo plazo si solo estamos tapando baches de momento. La máxima aspiración de una empresa es estar mejor y para ello es necesario organizarse.

3. No hay planificación.

Como consecuencia del punto anterior no se invierte tiempo en planificar y cuando se planifica no se logran cumplir los objetivos. Esto hace que siempre surja algún descontrol o que impere el desorden en la empresa.

4. No hay índices de control.

Muchas empresas no realizan registros contables (formales o no) que sean buenos y estén ajustados a la realidad. Debido a esto y la falta de conocimiento de los mismos, la empresa termina teniendo índices de control de gestión mínimos siendo solamente: la disponibilidad de fondos, la cantidad de empleados, el stock o la apertura de un local elementos o variables tangibles de si se está creciendo o no.

5. Personal poco calificado.

Muchas veces se toma personal sin respetar un protocolo básico de entrevistas o por evitar pagarle a una persona más cualificada logrando que los empleados que trabajan para nosotros no posean el nivel de conocimientos para poder brindarnos un buen trabajo.

6. No existe una división del trabajo real.

Esto se produce cuando no se definen las funciones y tareas con claridad, por lo tanto, la gente aplica sus esfuerzos sin tener conocimiento de sus obligaciones y de cómo juegan estas en relación con las otras actividades que son realizadas por sus pares y para con el resultado final (producto/servicio) esperado.

7. No se afrontan los verdaderos problemas.

Este problema va de la mano con el punto anterior, esto se debe a que por falta de una división de tareas se asume que la solución de todos los problemas es de otro.

8. Se pone énfasis en trabajar mucho y fuerte en vez de entender que trabajar bien es mejor.

Por querer lograr la supervivencia del negocio, el titular, vive atendiendo las urgencias y las demandas financieras, dejando de lado la definición de objetivos, el control de gestión, la planificación, acciones de marketing e incluso el trato con el cliente.

<<< ¿Cómo los procesos eliminan los silos de información? >>>

9. Mala gestión en recursos humanos.

La excesiva confianza que se puede dar debido al contacto y trato cotidiano, sumado a la falta de una política al respecto hace que la relación laboral se relaje minimizando la autoridad. Además, se debe tener en cuenta siempre que una mala gestión de recursos humanos genera trabajadores descontentos.

10. Problemas con los datos que obtenemos.

Cuando tenemos problemas en nuestros procesos internos lo veremos reflejados en la baja (y a veces mala) calidad de los datos que nos llegan: inexactos, duplicados, caducados. Se puede llegar a encontrar un inventario que esté agotado o, por el contrario, sobreabastecido.

El panorama al que se enfrenta una empresa con problemas en sus procesos es muy diferente al que tendrá aquella otra que realice un tratamiento profesional de los mismos, ya que actuar mediante procesos internos es un esfuerzo que bien merece la pena, esto te dará como contrapartida beneficios te ayudarán a marcar la diferencia en el actual entorno que es altamente competitivo, como los siguientes:

• Toma de decisiones estratégicas.
• Aumento de beneficios económicos.
• Reducción de costes en distintas áreas.
• Eficiencia con el marketing.
• Mejora en otros activos intangibles (reputación, etc.).