Prospección comercial: Consejos para redactar correos en frío

No es lo mismo llegar a una fiesta donde no conoces a la mayoría de las personas y tratar de entablar conversación que sumarte a una reunión con tus compañeros de trabajo o amistades. En el segundo caso, la comunicación se terminará generando de forma natural y con total fluidez, mientras que en el primero será todo un desafío caerle bien a las personas que no saben quién eres ni cómo puedes ser interesante para compartir ese momento con ellos. Imagina tener una reunión de ventas con un prospecto del cual no conoces qué lo motivó a leer un artículo en tu sitio. 

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Del mismo modo que cuando tienes que conocer y hablar con gente que no habías visto en tu vida, la prospección comercial permite a los representantes de ventas redactar correos en frío dirigidos precisamente a esas personas que no conocen tu marca ni tu propuesta de valor, pero de pronto manifestaron cierto interés por algún contenido específico de tu sitio web, porque al agendar una reunión directamente sin tantear el terreno a través de un email, es posible que el esfuerzo de ventas no sea recompensado por los prospectos que están del otro lado del canal.

En cambio, si te detienes a pensar en cómo le hablarías a esas personas que de pronto tienen una necesidad pero aún están lejos de tomar una decisión de compra, redactar correos electrónicos puede ser una alternativa más acertada y segura para obtener una tasa más alta de prospección de leads calificados. La propuesta para este artículo es explorar las distintas posibilidades que podemos encontrar para redactar correos en frío de una manera cautivante para generar una respuesta.

La importancia de la prospección comercial 

La prospección es el camino que nos lleva a conocer y que nos conozcan personas con quienes nunca hemos tenido contacto o comunicación. Se considera un contacto en frío a la persona que no sabe absolutamente nada de nosotros. Este proceso se aborda a través de diferentes formas: una prospección en caliente o bien a partir de una prospección en frío. La prospección en caliente aborda canales abiertos, como por ejemplo un llamado telefónico, que en ese caso el prospecto sabe de nuestra existencia y tiene una referencia de lo que hacemos. 

Una prospección en frío, en la que el cliente potencial no nos conoce y no creamos ningún vínculo de confianza a través del posicionamiento de marca o porque no esté interesado en ese momento, obliga a ponernos en contacto con ese prospecto de manera más sutil y no tan explícita, porque si buscamos entrar en contacto de una manera muy directa, se corre el riesgo de que ese lead cierre las puertas a una futura relación comercial. Esto evitará que se genere confianza ante un mensaje tan invasivo.

Para realizar la prospección en frío es necesario tener en cuenta una serie de pasos que ayudan a estimular esa confianza. Para realizar este proceso, la herramienta más adecuada es la secuencia. Una secuencia de prospección es una serie de pasos predeterminados en los cuales un equipo de venta aborda a un cliente potencial a través de los distintos canales de comunicación al cliente y de manera progresiva. 

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Pasos de una secuencia de prospección

En una prospección para redactar correos en frío, es recomendable realizar una secuencia de 7 pasos.

1. Conectar en LinkedIn.

Este primer paso del proceso de prospección para redactar correos en frío está dado para que las personas sepan quiénes somos como empresa. Para lograr esto, es recomendable comenzar a prospectar contactos desde LinkedIn que tengan altos cargos ejecutivos. Una vez que encontramos a la persona con esas características, pasamos al paso siguiente.

2. Desarrollar un correo electrónico automatizado. 

Aquí se va a personalizar el rubro de la empresa y nos vamos a dar a conocer como personas idóneas para solucionar los problemas o cubrir las necesidades que tengan en esos momentos. Se deberán personalizar los mensajes a fin de que las personas no sientan que les está llegando un correo basura. Los representantes de ventas deben demostrar en esa secuencia que pueden ayudar a las personas que por alguna razón leen y se suscriben a tu sitio web.

3. Correo automatizado que hace hincapié en los dolores y desafíos.

Abordamos principalmente los problemas recurrentes que presenta la industria, las problemáticas de la empresa, a través del análisis de la página web para recomendar posibles mejoras a nivel estructural en el sitio, lo que nos permitirá detectar algunos errores recursivos, y en función de ello, establecer y personalizar ese segundo correo automatizado para acortar aún más la distancia con los clientes potenciales.

4. Llamada o mensaje directo por LinkedIn.

Una vez que pasamos este tercer paso, pueden ocurrir dos situaciones: que el lead nos responda y obtener así la oportunidad para pasar de mero interés a una fase de reunión para analizar más en profundidad su problema, o bien, la otra opción es que, en el caso de que no nos responda, independientemente de haber leído los correos, podemos establecer una llamada o un mensaje directo a través de LinkedIn. 

En el caso de que esta persona al menos nos haya leído, es aconsejable realizar la llamada, porque algún contacto previo habrá tenido con nosotros. Al mensaje de LinkedIn, lo sugerimos en caso de que no haya leído los correos. Entonces, se procederá a avisarle que le enviamos una serie de correos para promover la reunión.

5. Puntos clave de la operatividad de esa empresa en la industria específica en la cual se desempeña.

En este punto, se busca personalizar en los correos lo mejor posible los desafíos que están enfrentando los clientes, y en función de la respuesta que obtengamos pasamos al siguiente paso.

6. Explicar qué hace tu empresa y cómo puede ayudar a tu cliente potencial.

Esta instancia te permitirá dar a conocer al cliente potencial a qué se dedica tu empresa, cuáles son los objetivos de acción, la metodología y filosofía sobre las cuales se apoya, con el fin de elaborar propuestas de valor en función de estos lineamientos generales y las necesidades que manifiestan los leads al momento de contactarse con uno de tus representantes de ventas.

7. Correo electrónico de despedida.

Finalmente, cuando a pesar del seguimiento a través de la secuencia de prospección, no hubo respuesta o retroalimentación satisfactoria de parte de un cliente potencial, se procede a enviar un correo electrónico que marca el cierre de esta secuencia. 

Durante este camino de prospección, los correos electrónicos son automatizados, y si en algún momento el cliente responde, se detiene la secuencia para no continuar abrumando al cliente potencial con mensajes cuando este ya demostró interés. Entonces, se programa una reunión exploratoria con dicho cliente potencial para iniciar, esta vez, un nuevo recorrido, ya no de prospección sino orientado a impulsar la decisión de compra a través de un proceso comercial.

El valor agregado de redactar correos en frío a través de la prospección

La prospección de ventas además ayuda a transmitir valor a la venta consultiva a fin de que no represente únicamente un costo para los clientes. Al aplicar las mejoras de la manera correcta, mediante un plan operativo, plan comercial o planeación estratégica, permite lograr en un mediano plazo no solo la optimización del rendimiento sino que también se refleje a través de un aumento de la rentabilidad. 

Esto generará un mayor posicionamiento y recursos para la empresa, lo que va a asegurar la supervivencia a largo plazo en la misma medida. Por consiguiente, no se habla de un costo sino de una inversión. 

Para finalizar, en la prospección, a diferencia de una venta, es muy probable que esa persona no se contacte con la empresa. Esto ocurre porque generalmente la persona más idónea de una empresa es tomadora de decisiones, y como tiene muy poco tiempo para responder correos electrónicos por sus diversas actividades, es posible que no llegue a seguir la secuencia de emails recibida. 

Por este motivo, es más factible concretar una reunión y acercarse a una posibilidad de cierre exitoso con un tomador de decisiones que con una persona que desempeña tareas operativas, ya que por más interesada que esté con la problemática que atraviesa a la empresa, dependerá completamente de la autorización del tomador de decisiones para acceder a la propuesta comercial. 

Y si esa persona tomadora de decisiones no participa de la reunión, probablemente no podrá encontrar el valor de lo que le estás ofreciendo. En cambio, si comenzamos la prospección apuntando a CEOs o gerentes, la cantidad de respuesta será mucho menor, pero asimismo la calidad será mucho mayor, porque siempre esos leads van a ser mejor calificados para la venta.

Además, mientras más tiempo transcurre, es más difícil seguir los pasos sin obtener respuestas. No depende solamente de que los representantes de ventas realicen un buen trabajo de prospección sino que depende de factores externos, como disponibilidad horaria de la persona, su grado de necesidad para adoptar el servicio. Hay que hacer énfasis en las necesidades del cliente potencial para lograr captar desde un principio lo que puede requerir de una solución.

Si no se logra captar el interés desde un primer momento en la secuencia de prospección automatizada y no se consigue identificar los dolores recurrentes que está enfrentando esa persona en el puesto que ocupa así como en la empresa que trabaja, será muy difícil que se genere un interés en un tramo más avanzado de la secuencia. 

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En pocas palabras, obtener un proceso de prospección efectivo implica redactar correos en frío que capten la atención de los clientes potenciales desde un primer momento para comenzar lo antes posible con el proceso comercial propiamente dicho. Los 7 pasos de la secuencia de prospección te ayudarán a ordenar tu curso de acción para iniciar una conversación con prospectos que no conocen aún tu propuesta de valor pero que una necesidad los impulsó a leer algo de tu contenido.