¿Cómo crear un plan de prospección eficaz en tu empresa?

El plan de prospección se orienta a la búsqueda por parte de los equipos comerciales de oportunidades de negocios que no le brinda marketing. Aunque marketing le proporcione a ventas un margen importante de leads, esto no termina de cubrir todas las necesidades de atraer clientes potenciales a su embudo de ventas. Por consiguiente, deberá gestionar también sus propios recursos para captar suficientes leads calificados que garanticen un mayor flujo de conversiones.

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Un plan de prospección eficaz permite organizar la actividad del equipo de ventas para alcanzar los objetivos comerciales definidos. Estas acciones de ventas facilitan el trabajo de tus equipos comerciales, ya que disponen de más tiempo para enfocarse en sus estrategias de ventas. Al mismo tiempo, completan el trabajo de marketing favoreciendo un constante flujo de prospectos a tu embudo comercial. 

Llegar a los leads calificados que necesitas para incrementar tus ganancias será posible si desarrollas un plan de prospección adecuado. El objetivo de este artículo es pensar en un modelo de plan de prospección eficaz paso por paso que te ayude a obtener mayores oportunidades de cerrar negocios. 

Pasos para elaborar un plan de prospección eficaz

Marketing se encarga de atraer nuevos clientes potenciales a través de los contenidos de valor que generan para distintos medios de comunicación digitales o físicos. En el caso de ventas, su búsqueda deberá ser más directa, si bien el equipo de marketing inició el juego. A continuación, presentamos una serie de pasos para desarrollar un plan de prospección viable para generar ventas.

1. Definir los objetivos para la prospección comercial.

El primer paso, como en todo plan de acción, es definir los objetivos de prospección, es decir, los resultados que quieres obtener con tu plan. Los objetivos de prospección dependen de los objetivos generales de tu empresa, los cuales te ayudan a fijar el alcance de tus metas. Definir un objetivo claro te permite atraer mejores prospectos que generen posibilidades de negocios. 

Existen dos niveles de objetivos a tener en cuenta antes de iniciar un plan de prospección:

• Nivel global: hace referencia a las expectativas de conseguir mayor cantidad de clientes potenciales calificados, convertirlos y lograr que generen ganancias con sus compras.
• Nivel operacional: apunta a establecer qué objetivos comerciales definen tus representantes de ventas para cerrar más negocios.

Ambos niveles de objetivos de prospección deben ser fijados de manera clara y deben concordar con los objetivos comerciales planificados previamente.

2. Seleccionar técnicas de prospección efectivas.

Entre las técnicas de prospección más efectivas, te puede ayudar realizar campañas de email marketing, campañas de recolección de leads en web de terceros, eventos físicos o la prospección telefónica. Quizá te resulte efectiva una de ellas o todas, pero no lo sabrás a ciencia cierta hasta que no experimentes con cada una y percibas los resultados.

El email marketing puede ser una de las técnicas más efectivas para atraer clientes prospectos a tu empresa, sobre todo, cuando estos mails están personalizados. Sin embargo, esto no quiere decir que redactes 20 mails por día de forma manual, sino que te ampares en la tecnología CRM para enviar distintas categorías de contenidos personalizados de email a miles de clientes potenciales. 

Tal vez no todos quieran agendar reuniones inmediatamente después de recibir tus emails, pero ya sembraste en ellos la inquietud de conocer más de cerca lo que tienes de valor para ofrecer.

3. Crear una base de clientes potenciales calificados.

Si sabes quiénes son tus clientes potenciales calificados, debes crear una base de clientes potenciales calificados o lista de verificación que le permita a tus representantes de ventas acceder a toda la información sobre estos clientes potenciales que te interesan.

Cuanta más información relevante reúnan los representantes de ventas en la base de clientes calificados durante la fase de prospección de ventas, tendrán una idea más clara de qué prospectos pueden tener más probabilidades de convertirse. Esto les evitará perder tiempo y esfuerzo en prospectos que probablemente no se convertirán. 

Una base de clientes calificados también tiene un propósito adicional. Proporciona datos útiles que los representantes de ventas pueden usar durante las llamadas telefónicas para personalizar la conversación, una táctica que les ayuda a crear una buena experiencia para el cliente. 

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4. Construir un discurso argumentativo atractivo para interactuar con los clientes.

En esta instancia en que ya tienes objetivos de prospección, técnicas para elaborar el plan y una lista de prospectos calificados estás en condiciones de dar el próximo paso: construir tu discurso para enfrentar a tus prospectos.

El argumento de ventas debe incluir una identificación acertada de las necesidades de los clientes potenciales. También, efectuar preguntas puntuales para que estos se expresen con total claridad. En este sentido, tendrás que activar la escucha activa junto con la empatía para comprender la situación particular de cada prospecto y brindar las respuestas adecuadas frente a sus dudas más habituales.

5. Planificar acciones de prospección entre los representantes de ventas de manera conjunta.

Ya tienes gran parte del camino transitado en la elaboración de un plan de prospección eficaz. Ahora debes hacer que tu equipo de ventas planifique estas acciones de manera conjunta. Esto no implica solo dividirse las tareas en partes iguales sino apoyarse humanamente para alcanzar los objetivos, ya sea sosteniendo o motivando a los representantes de ventas en situaciones determinantes para el éxito de un negocio.

6. Definir un tiempo de ejecución.

El plan de prospección debe tener un tiempo de duración. Debe ser lo suficientemente extenso como para obtener una muestra representativa de los resultados, pero no excederse para evitar cansar al prospecto. El tiempo de ejecución dependerá de la duración promedio de tu proceso de ventas, pero en cualquier caso, no deberías olvidar realizar un seguimiento sostenido de las acciones desarrolladas para prever cualquier incidencia que surja.

7. Monitorear los resultados y asegurar el seguimiento.

Como elaborar un plan de prospección eficaz lleva tiempo y un presupuesto, es recomendable monitorear la eficacia del plan según los resultados en números que vaya generando. Para esto, deberás definir inicialmente los indicadores clave con los que podrás medir la efectividad de tu plan. A partir de los resultados que genere, comprenderás si el mismo plan requerirá una revisión o mejora para alcanzar los objetivos que te habías propuesto.

Grabar las llamadas y videoconferencias con los prospectos puede ser un indicador eficaz para analizar el grado de interés por tu propuesta comercial. Sobre la base de esos registros, tú y tu equipo podrán realizar los ajustes o cambios pertinentes para mejorar los resultados en el futuro.

8. Realizar un balance del proceso y ajustar acciones necesarias para mejorar los resultados.

Una vez que el periodo de acción para ejecutar tu plan de prospección llega a su fin, es momento de hacer balances de su rendimiento. El balance incluye, entre otras cosas, consultar a tus representantes de ventas sobre la experiencia de prospección con los clientes potenciales, qué acciones consideran necesarias modificar, qué acciones generaron mejores resultados y deberían potenciarse, y si implementar alguna tecnología podría agregar valor al proceso.

9. Automatizar las tareas repetitivas.

Una de esas acciones necesarias puede ser automatizar algunas tareas manuales y repetitivas. La prospección implica muchos pasos repetitivos, y eso es un arma de doble filo para los representantes de ventas. La entrada de datos es inevitable, pero eso no significa que tus representantes de ventas deban pasar horas y horas haciéndolo.

El software de llamadas en la nube registra y organiza automáticamente los datos clave de los clientes sin que los representantes de ventas tengan que escribir cosas o escribir datos en el registro. 

Las aplicaciones de software de ventas adecuadas reúne tu CRM, el software de llamadas de voz, la aplicación de puntuación de clientes potenciales y otras herramientas comerciales en una única fuente de datos. Como adelantamos en otro apartado, las plantillas de correo electrónico automatizadas optimizan el proceso de envío de correos electrónicos de seguimiento para mantener el interés de los clientes potenciales. 

En general, un plan de prospección eficaz ayudará a tus equipos de ventas a ser más eficientes al eliminar las tareas monótonas y repetitivas que los frustran y les quitan tiempo de otras actividades más importantes. 

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En conclusión, un plan de prospección eficaz ofrece a tu equipo ventas todas las herramientas necesarias para atraer nuevos clientes. Dependiendo de las técnicas de prospección que elijas, deberás enfocar tus esfuerzos de ventas para lograr que las acciones obtengan los resultados esperados, pero sin olvidar que los prospectos, ante todo, son personas con necesidades, desafíos y sentimientos. Haz de la prospección una experiencia feliz para ellos y conseguirás convertirlos más fácilmente.