Un truco inteligente para gestionar la documentación a gran escala

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La gestión de contenidos editorial en las empresas permite que sean más visibles ante las personas que navegan en la web y buscan respuestas a problemas habituales, cuya solución se puede anticipar en la información de los artículos que encaminan a los consumidores a elegir productos o servicios que pueden satisfacer sus necesidades.

Pero para llegar a más público, es necesario generar una gran cantidad de contenido de valor que ofrezca diversidad de información sobre lo que le interesa saber a tus futuros clientes, en relación con determinados productos de tu marca. Pero a veces puede suceder que se junte tanto volumen de artículos que sea complicado encontrar uno en particular para revisión o edición de su contenido específico.

<<< La importancia de contar con una base de conocimiento >>>

Ahí es cuando una base de conocimientos actualizada te ayudará a gestionar la documentación a gran escala, lo que reducirá los tiempos de búsqueda de forma evidente. De esta forma, podrás almacenar tus artículos y acceder a ellos cuando los requieras.

De hecho, gestionar la documentación a gran escala en una base de conocimientos que contenga menos artículos es una tarea mucho más sencilla de lo que supones. Sin embargo, si los artículos superan unos pocos cientos, entonces se convierte en una tarea más que agotadora.

La aceleración del crecimiento de la documentación es un indicador de la buena salud de tu negocio. Por lo general, las empresas contratan más redactores y gerentes de contenido para administrar un gran volumen de artículos de la base de conocimientos para repartir el trabajo. 

Esto ejerce presión sobre el presupuesto de muchas empresas, ya que deberían aumentar la contratación de nuevo personal para gestionar el enorme contenido de la base de conocimientos.

Consideramos que la documentación de las empresas debe escalar a medida que escalan sus productos y servicios. Las técnicas y métodos para gestionar un número reducido de artículos de la base de conocimientos son diferentes a la gestión de artículos a escala.

La plataforma de la base de conocimientos que utilices o adquieras para tu empresa debe proporcionar las herramientas adecuadas para gestionar documentación a gran escala, de tal manera que:

  • Elimina la necesidad de procesos repetidos realizados a nivel de artículo / categoría individual.
  • Ayuda al propietario de la base de conocimientos a ahorrar tiempo al realizar tareas repetitivas.
  • Ayuda a los redactores de borradores a aplicar prácticas consistentes.
  • Facilita el descubrimiento fácil de artículos de la base de conocimientos.
  • Permite archivar versiones antiguas de artículos.

A continuación, hemos actualizado recientemente algunas características que permiten a los propietarios de la base de conocimientos, los redactores de contenido y los administradores de contenido administrar de manera efectiva un gran volumen de artículos.

1. Actualizar versiones de artículos anteriores.

A medida que crece tu base de conocimientos, la cantidad de veces que se editan y actualizan los artículos aumenta exponencialmente. Por lo tanto, es importante actualizar versiones anteriores del artículo para mantener una base de conocimientos saludable. 

Este proceso también ayuda a los escritores de contenido a obtener claridad sobre cómo acceder a la versión correcta del artículo. Recientemente, descubrimos una función en las herramientas digitales que admiten base de conocimientos mediante la cual los escritores de contenido y el administrador pueden seleccionar varias versiones de un artículo y archivarlas o actualizarlas.

Esta actividad se registra en el historial de auditoría de tu proyecto para el cumplimiento y el control de calidad. Además del registro de auditoría, también se puede enviar una notificación por correo electrónico al propietario / administrador de la base de conocimientos con respecto a esta actividad de actualización.

2. Filtrar el contenido correcto.

Cuando aumenta el volumen de artículos, es fundamental clasificar los artículos según unos pocos criterios, de modo que pocas actividades de flujo de trabajo se puedan realizar de forma masiva. Esto ahorra un tiempo valioso a los escritores de contenido. 

Otra característica innovadora de la base de conocimientos para gestionar la documentación a gran escala, es la mejora en el filtrado contenido para realizar operaciones masivas. Ahora los redactores de contenido y los propietarios de la base de conocimientos pueden filtrar un gran volumen de artículos según estos criterios:

  • Categoría
  • Fecha actualizada
  • Etiquetas
  • Estado del artículo
  • Revisar el estado del recordatorio
  • Visibilidad del artículo

Con base en estas opciones de filtro enriquecidas, se pueden realizar fácilmente varias operaciones masivas como publicar, ocultar, mover, eliminar, agregar etiquetas y la visibilidad del artículo.

3. Filtrar por traducción.

Si los artículos de tu base de conocimientos presentan un contenido que necesita traducción, la operación masiva proporciona una opción para filtrar solo esos contenidos.

Una vez que se hayan filtrado los artículos que deben traducirse, podrás realizar una "traducción automática" en masa.

Observaciones finales

Una base de conocimientos para gestionar la documentación a gran escala proporciona funciones completas para gestionar un gran volumen de artículos. La operación masiva es una característica ingeniosa que ahorra tiempo a los propietarios de bases de conocimientos y lectores de contenido.

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