Problemas en la gestión de proyectos en empresas de software

Con los nuevos proyectos surgen diferentes desafíos. No importa si tienes experiencia o eres principiante, los gerentes de proyecto necesitan eliminar los riesgos si llegan a manifestarse. Asimismo, deben ser conscientes de la situación y estar preparados para afrontarla en cualquier momento, incluso anticiparse. Los gerentes de proyectos de empresas de software no son la excepción, ya que tienen que asegurarse de que el software se construya con éxito.

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Sin embargo, la industria de IT está cambiando rápidamente. La tecnología de hoy puede no ser útil mañana y quedar obsoleta. Además, la gestión de múltiples proyectos, tareas, expectativas de las partes interesadas, equipos, estimaciones y comunicación son solo una fracción de las responsabilidades de los gestores de proyectos. Tienen mucho de qué preocuparse para cumplir con los requerimientos del cliente durante la ejecución de un proyecto.

La propuesta para este artículo es detectar los problemas o desafíos típicos en la gestión de proyectos en empresas de software, a fin de que, si este es tu caso, te permita reconocerlos y trabajar para evitarlos en el futuro.

Problemas principales en la gestión de proyecto en empresas de software

Existen diferentes problemas que pueden presentarse durante la gestión de un proyecto en empresas de software que es conveniente identificar para saber el rumbo de las acciones que vamos a seguir y poder anticiparnos la próxima vez que notemos los primeros indicios.

1. Expectativas poco claras o definidas.

Definir objetivos es crucial para un proyecto exitoso. Sin embargo, a veces los gerentes de proyecto de empresas de software pueden fallar en recopilar claramente los requisitos de los clientes, lo que complica aún más el progreso. Las expectativas y los objetivos se tornan ambiguos y el resultado se desvía de los resultados reales. En consecuencia, el tiempo y los recursos que invertiste serán en vano, por lo que podría afectar tu imagen y reputación en el mercado.

Además, si los objetivos no son claros ni realistas, puede demorar la ejecución del proyecto, pero a la vez va a duplicarse el costo, la calidad y las expectativas de los clientes no se cumplirán, lo que de seguro va a desmotivar a todo tu equipo y, por lo tanto, sus niveles de productividad podrían generar bajadas importantes.

Es responsabilidad de los líderes del proyecto recopilar información de los clientes, conocer sus necesidades y requisitos, y permitir que el equipo entienda qué se debe hacer y cómo hacerlo. Las reuniones periódicas con los clientes y los miembros del equipo, la documentación y el uso de herramientas de gestión de proyectos de software resolverán este inconveniente.

2. Plazos limitados.

Hacer el mayor trabajo posible en menos tiempo es una constante frecuente en el proceso de desarrollo de software. Pero lo que hace que esto sea un desafío común son los plazos poco realistas de los clientes, puesto que en la mayoría de los casos conduce a una carrera contra el tiempo a los equipos que trabajan en el desarrollo de software. Como resultado de esto, afecta la calidad final del software. 

Debido a la fuerte competencia y la tecnología cambiante, se ha vuelto aún más desafiante para el equipo de desarrollo y los líderes de proyecto hacer frente a plazos ajustados. Además, los plazos poco realistas suman presión, lo que genera más problemas durante el proceso de desarrollo.

Acordar con los clientes acerca de los plazos y las expectativas en torno al proyecto es la mejor opción para evitar malos entendidos. En ocasiones, los mismos clientes no logran comprender la complejidad del proyecto. Por lo tanto, los líderes de proyecto tienen que dar un paso al frente para aclararles las dudas cuando haga falta.

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3. Cambiar requisitos y prioridades de un proyecto.

Uno de los desafíos sustanciales de la gestión de proyectos en empresas de software es cambiar los requisitos y las prioridades. Las necesidades de los clientes pueden variar a medida que avanza el proyecto. Y cuando eso sucede, es necesario asignar tiempo, costos y recursos adicionales, lo que impacta aún más presupuesto en el proyecto.

Además, la planificación, revisión e implementación de los nuevos requisitos en los ya existentes afecta al equipo de desarrollo y al director del proyecto. Los gerentes o líderes de proyecto deberían adoptar la metodología ágil. Incluso si los requisitos cambian, este enfoque ayuda al equipo a administrar el proyecto de manera eficiente en entornos de incertidumbre e implementar las nuevas prioridades de manera rápida y sencilla.

4. Tener personal poco calificado o con escasas habilidades.

Uno de los mayores problemas en la gestión de proyectos en empresas de software es encontrar el equipo adecuado con las habilidades y la experiencia ideales para terminar el trabajo. Si los miembros no son lo suficientemente calificados, entonces aumentan las posibilidades de fracaso. Esta realidad pone a los directores de proyecto en una situación de riesgo y de toma de decisiones determinantes.

Los líderes a cargo deben evaluar las habilidades y el conocimiento del equipo antes de comprometerse. Necesitan capacitar al equipo de desarrollo antes de que surja cualquier situación comprometida. Además, pueden contratar personas que sean capaces de manejar proyectos específicos.

5. Tecnologías cambiantes.

La industria de IT es una de las industrias de más rápido crecimiento. Por lo tanto, el cambio acelerado en las tecnologías no es algo nuevo, ya que la tecnología del presente puede no funcionar en el futuro. Por lo tanto, es esencial familiarizarse con las últimas tendencias tecnológicas.

Entonces, como líder de un proyecto de desarrollo de software, eres responsable de seleccionar los mejores talentos que sean adecuados para tu empresa y el equipo. Debes adquirir la suficiente intuición y conocimiento del mercado como para saber lo que se está utilizando en materia tecnológica, y cómo ha mejorado el desarrollo de software desde entonces, lo que va a influir en que el proceso sea más rápido y eficiente. En otras palabras, necesitas configurar el equipo adecuado para aumentar el éxito de los proyectos.

6. Cancelación del proyecto.

Otro de los problemas más importantes que deben enfrentar las empresas de software a la hora de ejecutar un proyecto es la cancelación del proyecto a mitad de camino. Esta es la peor fase que tienen que afrontar y puede haber varias e igualmente incomprensibles razones. No hay nada que los líderes de proyecto puedan hacer en esta situación. Sin embargo, la empresa tiene que elegir sabiamente el proyecto antes de firmar el contrato, como si el cliente se encuentra en quiebra o no, si está seguro de encargar el proyecto y asumir la responsabilidad del valor que va a aportarle, entre otras.

7. Pruebas de calidad.

Cumplir con la calidad al final del proyecto es otro desafío para las empresas de software. Los bugs y errores son parte del proceso de desarrollo. Es casi imposible que no surjan problemas durante el desarrollo del software. Y obtener software de alta calidad requiere varias iteraciones de prueba. Los líderes de proyectos deben asegurarse de que se eliminen todos los errores y fallas antes del lanzamiento del software.

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Estos son los desafíos comunes en la gestión de proyectos en empresas de software que enfrentan día a día los gerentes de proyectos. Para hacerles frente y manejar los proyectos sin problemas, requieren habilidades, experiencia y conocimiento, pero también estar constantemente actualizados, fijar plazos realistas con los clientes y anticiparse en lo posible a las crisis.