Coordinación de flota: ¿Cómo lograrlo?

Antes de comenzar a desglosar el concepto de coordinación de flota, que se relaciona directamente con la gestión logística, debemos definir lo que entendemos por flota. ¿A qué nos referimos puntualmente y qué orientación le daremos en este artículo?

Cuando se habla de flota la mayoría pensamos en barcos, flota de barcos, y el razonamiento es correcto: una flota, por ejemplo, es un conjunto de barcos. Pero aludir a la flota no solo aplica para referirnos a embarcaciones, sino a todo vehículo de transporte.

En logística, existe una actividad que se ocupa de administrar el conjunto de vehículos de una organización, y lleva el nombre de gestión o coordinación de flotas. Esta puede incluir una variedad de funciones como financiación, mantenimiento de vehículos, sistemas telemáticos, gestión de conductores, gestión de combustible y seguimiento de seguridad, salud de los operadores, entre otras. 

La coordinación de flotas permite minimizar o eliminar los riesgos asociados con la inversión en vehículos, y mejorar su eficiencia y productividad, cumpliendo con la normativa legal. El máximo responsable de la coordinación de flotas es el gestor de flotas y encargado de logística, que desempeña sus actividades en función de los requerimientos de la empresa y área.

En la actualidad, el papel del gestor de flotas ha cobrado mayor relevancia con el renacimiento de la búsqueda y mejora de la eficiencia energética de toda flota. Ahora bien, por el hecho de que las nuevas tecnologías de gestión empresarial y logística están dominando el mundo de las empresas, cada vez son más las herramientas digitales que se encargan de facilitar el proceso de gestión, y con las flotas no es la excepción. 

Ciertamente, con el incremento del capital financiero las personas adquieren más y más vehículos para movilizarse a grandes distancias. Entonces, para satisfacer las demandas de tantos clientes, las empresas deben ofrecer un servicio de coordinación de flota que se adecúe a las exigencias modernas, garantizando no solo calidad en el producto, sino seguridad, eficiencia operativa y control de riesgos.

Sin una correcta coordinación de flota, aumenta el riesgo de que los vehículos circulen sin los debidos controles por un coordinador especializado y que se generen accidentes de tránsito por las fallas mecánicas no detectadas. 

Para evitar esto, lo mejor es ofrecer una coordinación de flota segura, que garantice la tranquilidad a las personas, por operar bajo estándares de óptima calidad. Pero, ¿cómo lograrlo? A continuación te explicamos cómo implementando distintos sistemas y herramientas eficientes de gestión puedes obtener un mejor control y seguimiento de las flotas.

•  Diagnóstico mecánico

Los sistemas más avanzados de coordinación de flota pueden conectarse con el ordenador de a bordo del vehículo y recopilar información relevante. Ejecutar este tipo de diagnósticos facilitan el aumento del retorno de la inversión y mantiene con exactitud el tiempo de las operaciones, disminuyendo los riesgos en los vehículos.

Cabe recalcar que utilizan localizadores GPS para la coordinación de flota, ayudan a impulsar la empresa mejorando la conectividad. Además, mejoran la toma de decisiones, ya que estas estarán basadas en estudios exhaustivos de rendimiento real de la flota.

•  Seguimiento de vehículos a través de un GPS

La función básica de cualquier sistema de coordinación de flotas es el seguimiento de vehículos. Este componente se basa normalmente en un sistema GPS, que puede funcionar a través de la tecnología GPRS, sistemas satelitales, de radiofrecuencia y/o la combinación de cualquiera de estas tecnologías. 

Una vez que el sistema determina la ubicación del vehículo, dirección y velocidad, esta información es enviada a la aplicación de coordinación de flotas. Como se mencionó los métodos de transmisión de datos incluyen tanto sistemas terrestres y radiofrecuencia como vía satélite.

Las comunicaciones por satélite aunque más costosas, son críticas si se va a realizar el seguimiento de vehículos en entornos remotos donde la señal celular de los teléfonos móviles no llega o terrenos donde, debido a su geografía, la señal GSM/GPRS no alcanza a detectar el posicionamiento vehicular en tiempo real.

•  Soluciones telemáticas.

Las soluciones telemáticas de coordinación de flotas se han afianzado como herramientas inteligentes que van proporcionando más que la mera localización y seguimiento de vehículos en el mapa. Tienen tanto potencial que estos localizadores GPS de gestión de flotas permiten analizar el rendimiento, mejorar la eficiencia y controlar los gastos.

•  Sistema de seguridad inalámbrico de vehículos.

Los últimos avances en coordinación de flota permiten disponer de un sistema de seguridad y control inalámbrico en los vehículos. El control y seguridad de las flotas incluye tanto la gestión de la seguridad cuando el vehículo está detenido como la posibilidad de detener un vehículo en marcha.

Los gestores de flota que trabajan con este sistema ayudan a tomar mejores decisiones para mejorar la productividad y eficiencia de la flota (control de vehículos, tiempos de entrega, gasto de combustible, estado de la mercancía, optimización de rutas), así como prevenir accidentes e incidencias. Además, localiza el vehículo en caso de robo. De esta forma el gestor puede recuperar vehículos robados y reducir el riesgo de perder la carga.

•  Sistema de detención remota de vehículos. 

Los sistemas de detención remota de vehículos ofrecen a los usuarios autorizados un sistema para evitar que un vehículo sea puesto en funcionamiento, evitar el movimiento de un vehículo y detener o reducir la velocidad de un vehículo en marcha. La desactivación a distancia permite detener gradualmente un vehículo cambiando de marchas, disminuyendo la potencia o poniendo en marcha los frenos desde una localización remota. 

Algunos de estos sistemas ofrecen un aviso al conductor antes de comenzar cualquier acción. Tras detener un vehículo, algunos sistemas bloquean los frenos y no permiten que el motor sea puesto en marcha de nuevo. 

Los sistemas de detención remota pueden estar integrados con un sistema de notificación de emergencias. En caso de emergencia, un conductor puede enviar una alerta pulsando un botón en el sistema o utilizando un mando a distancia si no se encuentra dentro del vehículo. El gestor que es avisado puede enviar un equipo a realizar una comprobación, comunicarse con el conductor o desactivar el vehículo.

•  Software de coordinación de flota.

El software de coordinación de flota facilita la administración y control de las flotas a cualquier nivel. Entre sus funcionalidades más importantes podemos destacar la localización del vehículo, aplicación de mensajería, conducción eficiente, módulos de estados, control de mercancías y rutas más adecuadas.

Todas estas funciones ofrecen una gran oportunidad de rentabilizar el negocio ya que aumentan la productividad de una forma sencilla. Esto es debido a que permite el control de vehículo y de los trabajadores de forma completa para que se pueda optimizar al máximo el uso de las flotas y reducir el número de riesgos. 

 A través de estas implementaciones tecnológicas, puedes desarrollar una eficiente coordinación de flota, que te proporcione un mayor y óptimo seguimiento y control de vehículos de tu empresa, a fin de garantizar un servicio de máxima calidad y seguridad a tus clientes.