¿Qué esperar y que no de la metodología scrum?

En los últimos años, han cobrado relevancia las metodologías ágiles dentro del mundo de los negocios, sobre todo, en los negocios vinculados con la gestión de proyectos. Perteneciente al dominio de Agile, es la metodología scrum, de la que nos ocuparemos en este artículo.

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El proceso de scrum permite aplicar una serie de buenas prácticas de forma regular destinadas al trabajo colaborativo, con el fin de obtener el mejor resultado posible de un determinado proyecto. La metodología Scrum es un marco ágil con prácticas simples y no prescriptivas. Como tal, muchos procesos se dejan a la interpretación y se adaptan al contexto del proyecto. 

Esta característica le otorga un margen de flexibilidad importante a la hora de organizar grupos de trabajo multidisciplinarios. Sin embargo, no todo lo que brilla es oro y por eso hay una advertencia sobre esta libertad, ya que muchas veces los facilitadores de proyectos pueden carecer de experiencia e imponer algunas malas prácticas al equipo.

En este sentido, es importante aclarar algunas cuestiones con respecto a la metodología scrum, como por ejemplo, que no todo lo que promete se cumple, puesto que debemos considerar diversas variables de cada proyecto para, a partir de allí, determinar qué esperar y qué no de scrum.

Qué esperar de la metodología scrum

La metodología scrum es una excelente propuesta de gestión basada en la división del trabajo en iteraciones, con sus respectivos objetivos y tareas específicas destinadas a acortar los tiempos de ejecución y logro de los resultados. Es muy beneficiosa para los equipos comprometidos y acostumbrados al trabajo colaborativo.

1. Gestiona las expectativas de los usuarios.

Permite a los usuarios participar en cada una de las etapas del proceso y proponer soluciones. En este sentido, el proceso está pensado para un tipo de evaluación conjunta.

2. Aporta flexibilidad y adaptabilidad a los contextos.

La metodología scrum es adaptable a cualquier contexto, área o gestión. Entonces, no es necesario que un cliente espere hasta el final del proyecto para comprobar los resultados.

3. Ofrece resultados anticipados.

En cada etapa o iteración del proyecto ya se pueden anticipar una serie de resultados. Esto garantiza que un proyecto enfocado en esta metodología sea adaptable a los cambios del mercado. 

4. Ayuda a gestionar los riesgos de forma sistemática.

Los posibles problemas que pueden aparecer durante los procesos de gestión son gestionados en el mismo momento de su aparición por cualquier equipo. 

Qué no esperar de la metodología scrum

La metodología scrum no es viable para todos los proyectos, por más que en la actualidad sea la tendencia más requerida por los project manager. Por eso conviene dejar en claro cuáles son sus limitaciones o qué hábitos de equipos son incompatibles con scrum.

1. Imponer procesos y prácticas.

Scrum deja un espacio en blanco para llenar para la mayoría de las prácticas, razón por la cual se adapta a muchos escenarios, industrias y empresas. Estas prácticas y procesos suelen ser completados por la jurisprudencia de la industria, es decir, el equipo y scrum master seleccionan las mejores prácticas que se consideran mejores para el proyecto.

A veces, el scrum master puede elegir e imponer esas mejores prácticas, según su leal saber y entender, sin el consentimiento del equipo. En algunos casos, esto puede funcionar (lo que en realidad es peligroso ya que establece una mala precedencia), pero otras veces, el equipo puede no adaptarse bien a esa forma de trabajar o incluso puede rebelarse contra esta imposición, si las prácticas no están bien seleccionadas.

Dado que la metodología scrum no es prescriptiva, el scrum master tampoco debería serlo. Recuerda, el scrum master no es un líder tecnológico, sino la persona responsable de asegurarse de que scrum se aplique correctamente y de que los procesos se moldeen y se adapten al proyecto en su estado actual.

2. Pretender que el scrum master resuelva los problemas del equipo.

Parte del rol del scrum master es ser un facilitador para el equipo. No obstante, muchos facilitadores de proyectos cometen el error de resolver los impedimentos para el equipo, en lugar de ayudar a hacerlo.

Por supuesto, ocasionalmente el scrum master tiene que involucrarse en la solución de algún problema, por eso es importante que un facilitador tenga la autoridad en la empresa para hacerlo. 

Sin embargo, en la mayoría de los escenarios, el scrum master debe tratar de evitar involucrarse directamente en la solución y, en cambio, guiar, sugerir y proponer la solución al equipo o al product owner, que es el responsable de maximizar el valor del producto entregado por el equipo. Deben ser los miembros del equipo los que lo lleven a cabo.

La próxima vez que el equipo se enfrente a un problema similar, es probable que puedan resolverlo por sí mismos. 

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3. Tomar partido por la opinión de alguno de los miembros del equipo.

El papel de facilitador de un equipo scrum significa que en una situación de conflicto, no debe tomar partido ni tener predilección por la opinión de alguien. En cambio, debería servir como mediador para ayudar a las partes a llegar a una solución. 

Muchas veces, solo con solicitarle al equipo que fundamente su opinión es suficiente para llegar a una solución o encontrar la causa raíz de un problema. Es una forma eficaz de servir como espejo para reflejar la situación al equipo, que es el primer paso para la superación personal.

4. Complicar o simplificar demasiado los procesos.

Scrum tiene que ver con la adaptabilidad. Para adaptarse, debes comenzar de manera simple y agregar complejidad y prácticas maduras a medida que el equipo también madura. Aunque el equipo necesita interpretar la metodología y aplicar la jurisprudencia con buenas prácticas, el facilitador del proyecto no debería intentar aplicarlas todas en Sprint 0.

Lo recomendable es empezar con algo pequeño, pero pensando en grande para luego apuntar alto.

Por otro lado, no simplifiques demasiado ni relajes demasiado la práctica de scrum. Si bien es adaptable y flexible, eso no significa permitir reuniones diarias de 30 minutos de vez en cuando, o que un proceso se pueda marcar como finalizado cuando esté casi finalizado.

5. Delegar toda la responsabilidad de la comunicación en los facilitadores del proyecto.

Se da con bastante frecuencia que el facilitador del proyecto se utilice como el único punto de contacto entre el equipo y el product owner u otras partes interesadas.

Esto no solo está mal, sino que la calidad de la comunicación también se ve afectada por la entropía de tener una persona comunicando todo de un lado a otro. Ya tenemos ese problema con el propietario del producto y las demás partes interesadas.

Como mencionamos anteriormente, el scrum master debe facilitar pero no resolver. Si el equipo no puede ayudar adecuadamente al product owner para obtener respuestas sobre los procesos de los integrantes del equipo, entonces el facilitador debería ayudar al equipo a resolver este problema, pero no obteniendo las respuestas por sí mismo.

<<<Metodología SCRUM en monday.com>>>

En resumen, la metodología scrum asume demasiados compromisos en la resolución de diversos proyectos, que muchas veces no llega a alcanzar las expectativas de ciertos proyectos. 

Si bien permite lograr mejores resultados en menos tiempo, valiéndose de mayor flexibilidad que con una metodología tradicional, no debemos olvidar que se requiere mayor grado de compromiso de parte de todos los miembros del equipo. Por este motivo, un equipo que se ampare únicamente en el facilitador para que resuelva sus problemas, debería reconsiderar la metodología o bien el grupo de trabajo.