S.O.S. Excel te hace perder clientes (y rentabilidad)

A un sinnúmero de asesores que se dedican a integrar sistemas y automatizar procesos les han llegado consultas (y más de una vez) que empiezan con frases como “tengo una hoja Excel compartida que…” o “tengo un Excel con una macro que…”, (personalmente, me echo a temblar). En estos casos lo primero que se nos viene a la cabeza es “no estás usando la herramienta adecuada”.

En fin, para hacer crecer tu empresa necesitas algo, algo que quizás ni tú sabes que precisas y de seguro una base de datos o un software te ayudarían y facilitarían cubrir esta necesidad.

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Las tecnologías de la comunicación definitivamente no están referidas a un usuario mirando una hoja Excel con miles de filas, montones de columnas, un millón de pestañas, (muchas de ellas ocultas con cálculos “siniestros” y datos “ordenados de manera caótica”).

Algunos inconvenientes que puede traer Excel a tu empresa con su uso diario son:

• Con una hoja Excel desechas la posibilidad de análisis de las partes que configuran tu modelo de datos, sus propiedades y relaciones entre ellos, algo fundamental para entender el funcionamiento de tu negocio.
  
  
• Un Excel no es más que una tabla. Nada impide que, por error, el usuario escriba en la celda equivocada o que, al mover o copiar datos, estos se terminen cruzando.
  
  
• La velocidad de una hoja Excel no es ni remotamente cercana a la eficiencia que puedes obtener con un software. Operaciones como búsquedas en varios miles de filas, que en Excel demorarían mucho tiempo, se ejecutan sin esfuerzo en un software.
  
  
• Las hojas Excel pueden llegar a ser enormes, más aún con las últimas ampliaciones que han recibido. Pueden acoger ingentes cantidades de datos. Pues, aún con todo, no es nada comparado con lo que puede guardarse en una base de datos.
  Mucho más importante, las hojas Excel pueden alojar grandes cantidades de datos, pero no son capaces de gestionarlas debidamente. Las búsquedas son lentas y siempre son críticas porque es fácil equivocarse y proporcionar resultados equivocados.
  
  
• En una hoja Excel no puedes realizar ninguna acción para generar un flujo de trabajo. El sistema es pasivo, no te informa ni realiza acciones, solo puedes entrar y rellenar/consultar los datos. 
  
  
• Aunque es posible compartir una hoja para que varios usuarios escriban simultáneamente, lo cierto es que ninguna de estas soluciones funciona de forma adecuada. Compartir una hoja Excel nos obliga a eliminar muchas características que tenemos en una que no es compartida.
  
  
• Por otro lado, cada vez más frecuentemente los usuarios se conectan mediante dispositivos móviles. Por mucho que existan clientes para visualizar Excel en estos dispositivos, no pueden compararse a la visualización y experiencia de usuario en un software.
  
  
• En tu empresa debes tener un sistemas de protección, es decir, contra el uso indebido de la información contenida. Esto incluye tanto la manipulación accidental, como el uso inapropiado de forma consciente. ¿Cuáles son las consecuencias de que alguien modifique por error la fórmula del cálculo de la sección de los pilares de hormigón de una estructura? ¿Y las de que un trabajador enfadado grabe en un pendrive la Excel con la que realizas los cálculos eléctricos? ¿Y en la que guardas la información de tus clientes? ¿Eres consciente del riesgo que supone para tu empresa?
  
  
• El mantenimiento de las hojas Excel suele ser difícil de construir. Frecuentemente estas hojas las crean gente con altos conocimientos de Excel y que, probablemente, en el momento aplican un alto esfuerzo para realizarlas. Es también frecuente que la misma persona, meses más tarde, no sea capaz de modificar su propia herramienta o, incluso, que la misma se use mucho tiempo después de que la persona deje la empresa.
  
  
• Al abordar una hoja Excel rara vez se considera un horizonte de sostenibilidad más allá de unos pocos meses. ¿Qué pasará con tu enorme hoja Excel dentro de 2, 3, 5 años funcionando? ¿Cuánto habrá crecido? ¿Podrá manipularse o será demasiado grande? ¿Tendrás muchos archivos, o todo en uno? ¿Cómo vas a mantener los datos, se crearán duplicidades? ¿Y si tienes que modificar algo, tendrás que ir a todas las hojas a mantenerlas? 
  
  
• Por otro lado, ¿cómo se comportará tu hoja Excel cuando Microsoft cambie de versión? ¿Y cuándo cambie tu flujo de trabajo? ¿Podrás al menos recuperar la información de forma sencilla para migrarla a otro sistema?
  
  
• Puede parecer que hacer una hoja Excel es rápido. En oposición, realizar un desarrollo tiene tiempos mayores y, por tanto, mayores costos. Y puede que, en principio, efectivamente parezca más rápido hacer una hoja de cálculo y “ya está”. Pero, ¿y los beneficios adicionales de definir tu modelo de trabajo y sus procesos asociados? ¿Y la ventaja de automatizar tareas? ¿Y la pérdida de tiempo por usar una herramienta que no es eficiente, y que hace perder cada día tiempo al usuario? ¿Y el tiempo de mantenimiento, ampliación y sostenibilidad? Si tienes en cuenta todos los costos asociados, en balance, es más barato hacer un desarrollo. Es muy cierto, la hoja Excel te está costando dinero y por lo tanto rentabilidad.

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En conclusión, la hoja Excel es un rival difícil de eliminar en las empresas. En primer lugar, porque su uso está naturalizado en el usuario. Siente que lo puede personalizar, configurarlo a su medida. Es sencilla, le es conocida, se siente cómodo al usarla.

Por lo tanto, ten presente, que el problema no es de la hoja Excel sino que radica en el uso y abuso que se hace de las hojas Excel. Como se dice la frase: “cuando solo tienes un martillo, de repente todos parecen clavos”.

Como te contaba antes, como hoja de cálculo es muy poderosa, y muy útil. No es solo para cálculos rápido, también podría utilizarse a modo de croquis, o primera solución, de lo que posteriormente se convertirá en desarrollo de software específico, pero nunca debe contemplarse una hoja de cálculo como una solución permanente.

Tarde o temprano siempre surge un competidor que hace las cosas de manera más eficiente, allí encontrarás un contrincante con un software superior al tuyo y, por lo tanto, puedes llegar a tener graves problemas con tu productividad y serás menos competitivo.

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