Reuniones corporativas: ¿Cómo reducirlas y optimizarlas?

Con frecuencia las empresas dedican mucho tiempo a programar reuniones corporativas y este recurso, explotado de manera indiscriminada, lejos de ser una ventaja productiva se termina convirtiendo en una desventaja que repercute en el tiempo perdido de los colaboradores, que podrían optimizar sus horas laborales realizando las actividades que les competen en lugar de sustraerse a tediosas reuniones que evidencian una falta de comunicación entre áreas.

Es cierto que hay temas de importancia que deben tratarse y discutirse para establecer acuerdos que permitan avanzar en los objetivos empresariales, pero saber delimitar cuáles son los temas verdaderamente importantes de los que no lo son, te ayudará a reducir tiempo en reuniones innecesarias debatiendo ideas que se pueden comunicar en pocos minutos y sin tener que aplazar tiempo de trabajo. 

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Poder optimizar el tiempo que se emplea en organizar reuniones corporativas es todo un desafío para los líderes empresariales que están ávidos por comunicar ideas todo el tiempo, los 365 días del año. En primer lugar, hay reuniones específicas de cada área que deberían resolverse en cuestión de minutos y solo entre los colaboradores involucrados. Las juntas directivas requieren otro nivel de dedicación y planificación, y están orientadas al sector ejecutivo.

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Si buscas justamente hacer tus reuniones corporativas más productivas en menos tiempo, reduciendo asimismo el número de las mismas, a continuación te proponemos una serie de ideas que puedes implementar para tu empresa.

Establecer las prioridades a tratarse en las reuniones corporativas

En este primer punto, deberás determinar el nivel de importancia de los temas a tratar y si realmente vale la pena interrumpir las actividades habituales, las tuyas y las de tus colaboradores para debatirlos en forma colectiva. Por ejemplo, los problemas internos y los trabajadores con un bajo rendimiento no deberían tratarse en público sino de manera privada, en espacios breves de tiempo donde el mensaje sea directo. 

Las reuniones corporativas deberían incluir aquellos temas que tienen un valor significativo para la empresa y que remitan a la toma de decisiones sobre alguna cuestión específica que es indispensable analizar para cumplir con los objetivos. Un ejemplo de esto sería organizar la campaña de lanzamiento de un nuevo producto o la firma de un contrato con una compañía internacional para trabajar en conjunto.

Establecer relevancia. ¿Quiénes deben participar y por qué?

Una cuestión importante a tener en cuenta es poder establecer la relevancia de las reuniones corporativas y a quiénes van dirigidas. De esta forma, se realizarían únicamente aquellas para las partes interesadas sobre algún tema que los involucre específicamente a ellos. 

Definir un listado de temas que serán abordados en la reunión corporativa ayudará a que todos los participantes llamados a intervenir tengan claros los objetivos, las motivaciones y las líneas generales del encuentro. Lograr esto te permitirá aprovechar al máximo el tiempo de las reuniones y que no queden pendientes otras inquietudes que obligue a programar reuniones innecesarias.

Establecer objetivos. Si no hay objetivos, la reunión no es necesaria.

Esto se relaciona con lo anterior. Los objetivos son necesarios para organizar la reunión y comprender de lo que se va a hablar y el tiempo estimado para debatirlo. Si no hay un objetivo en concreto para exponer y abrir debate, las dudas que se tengan es mejor expresarlas a través de las plataformas digitales de comunicación, a fin de que los colaboradores participen y opinen cuando se hayan desocupado de sus labores más urgentes.

Establecer alternativas. Utilizar las herramientas adecuadas puede ayudarte a evitar el exceso de reuniones.

Hay temas que no requieren de una reunión presencial y simplemente se pueden transmitir mediante un comunicado desde una aplicación de mensajería como un correo electrónico o un chat corporativo. 

El uso de herramientas digitales para compartir información inherente a la empresa es una alternativa rápida si lo que se desea comunicar no admite discusión y requiere efectuar una acción en consecuencia de parte de los colaboradores.  

Adoptar una estrategia para que la empresa no se exceda en reuniones  corporativas.

Del mismo modo que se elaboran estrategias comerciales o de marketing, se deberían desarrollar estrategias para hacer tus reuniones corporativas más productivas. Por ejemplo, no programar reuniones aleatorias sino establecer un parámetro fijo que defina límites: reuniones generales mensuales, reuniones particulares semanales.

Explicitar los resultados de una reunión

La clave para que el tiempo dedicado a una reunión corporativa resulte realmente útil es saber concluirla de forma clara y concisa. Por lo tanto, al finalizar el desarrollo de los temas, deberías realizar una breve conclusión exponiendo los puntos más sobresalientes para que todos los asistentes tengan una idea precisa del motivo de la reunión y las decisiones que se tomaron o que se considerarán en un futuro.

Involucrar a los participantes

Para el éxito de una reunión corporativa, los participantes deben sentirse implicados en ella. Es obligación del líder o alto ejecutivo propiciar un ambiente relajado y colaborativo, a fin de que todos puedan expresar sus opiniones y estas sean tenidas en cuenta, porque en definitiva, todos los involucrados pueden aportar ideas que contribuyan a los objetivos de la empresa.

Establecer puntualidad y duración 

Procurar que todas las personas, incluso los organizadores, sean puntuales. Evitar retrasos en el comienzo de una reunión ayuda a que el tiempo dedicado a esta actividad esté optimizado y no haya momentos inactivos o de espera. Definir los tiempos y seguir el ritmo establecido convertirá las reuniones corporativas en un tiempo de trabajo efectivo y productivo.

Reducir la cantidad de reuniones corporativas y en cambio aumentar la productividad de las mismas no es tarea fácil, pero no imposible si te organizas con tus colaboradores a administrar mejor el tiempo entre las actividades individuales de carácter obligatorio y aquellas a debatir en conjunto.