¿Qué hace a una gran compañía? Hablemos de flujo de información

La forma en que fluye la información a través de una organización es un factor importante en la eficiencia del negocio. Un enfoque deliberado para mejorar el flujo de información es la mejor manera de garantizar el éxito. El primer paso para mejorar el flujo de información es realizar una evaluación honesta del estado actual de las cosas.

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Es importante tener en cuenta que el flujo de información se deteriora naturalmente, por lo que debe ser monitoreado y mantenido. Es común que esto ocurra en organizaciones que están creciendo o donde se ha producido una rotación. Por lo general, las personas suponen incorrectamente que los nuevos empleados comprenderán de inmediato el flujo de información cuando asuman sus nuevos roles. Como resultado, el flujo sufre, por lo que es crítico monitorearlo y mantenerlo constantemente.

El mapeo de procesos es una buena forma de identificar problemas con el flujo de información. Como la información es invisible, es útil caminar físicamente el flujo. Echa un vistazo al flujo de valor que va a seguir, identifica tus objetivos y luego mira cómo eso coincide con la realidad. Ir de estación en estación y de persona a persona. Inevitablemente, encontrarás redundancias y desplazamientos innecesarios en el flujo de información.

Recuerda que las personas que trabajan en el taller son una valiosa fuente de conocimiento. A menudo, el flujo se examina desde la perspectiva de alguien de alto rango en la empresa, como la alta gerencia. Pero puedes aprender mucho de las personas en el taller.

Los empleados en el terreno a menudo evitan los procesos debido a la falta o falta de información. Por ejemplo, en una compañía, el personal de ventas estaba contribuyendo a un aumento de la actividad en el propio centro de llamadas de la compañía porque necesitaban información sobre el estado de las reclamaciones. El seguimiento físico del flujo ayuda a descubrir problemas como ese.

Una vez que hayas trabajado en el ejercicio de mapeo de flujo de valor, estarás listo para comenzar a abordar problemas específicos. No todos tus colaboradores entienden el razonamiento detrás de sus tareas o el flujo de comunicación que debe ocurrir para apoyar sus acciones. Tendrás una conversación muy diferente si hablas con alguien que entiende cómo funciona el negocio detrás de escena en lugar de alguien que solo entiende cómo funciona su máquina.

Los portales que proporcionan visibilidad en el flujo de información ayudan a garantizar que todos estén en la misma página. Las personas necesitan poder relacionarse con su trabajo para ser lo más efectivas posible. Eso no va a suceder si no ven cómo encajan en la estructura general de la organización.

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Comprender el panorama general permite que la información fluya mejor. La clave es imaginar el proceso en el resumen antes de comenzar a armar un sistema técnico. ¿Qué información es necesaria para lograr tus objetivos y qué es irrelevante? Diseña una hoja de ruta para esos objetivos antes de implementar tecnología para automatizar procesos.

Identifica la información que es necesaria en cada paso del proceso. Hay una tendencia a querer capturar una gran cantidad de datos, pero eso a menudo es innecesario. Un buen filtro para determinar si la información debe capturarse es preguntar qué tan rápido la va a consumir el destinatario. Si la respuesta no es inmediata, probablemente no debería ser una prioridad. Comienza con la mínima cantidad de información necesaria y luego amplía más tarde. Es más fácil comenzar con poco y expandirse que recortar. Empodera a tus trabajadores para que brinden información sobre ineficiencias y formas de mejorar el flujo de trabajo. La configuración de bucles de retroalimentación garantiza que la información fluya en ambos sentidos y ayuda a facilitar la mejora continua.

Finalmente, el flujo de información debe mejorarse capacitando a los empleados para que comprendan el mapa de flujo de valor y los circuitos de retroalimentación. Los circuitos de retroalimentación te permiten refinar continuamente procesos, productos y servicios. Ayuda a los colaboradores para que puedan realizar mejoras basadas en esta información contribuye en gran medida a crear y respaldar el flujo de información correcto.