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      Pasos en la formalización de procesos en PyMEs

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      Llega un momento en la vida de toda pyme en que es necesario dejar atrás esos viejos esquemas rudimentarios en las distintas tareas y actividades del día a día que con el paso del tiempo ya no suman. Es natural que con el incremento de clientes aumenten también los ingresos de una organización, así como la carga de trabajo. Si aumentan el trabajo y los ingresos, el razonamiento más lógico es sumar nuevos colaboradores al equipo y dividir la empresa en áreas, si es que hasta entonces los roles y funciones no estaban definidos.

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      Con los nuevos colaboradores, la carga de trabajo agregada se distribuye con mayor eficiencia y los resultados mejoran significativamente. Sin embargo, aún surgirán otros desafíos por superar para lograr un crecimiento que de verdad marque la diferencia con el pasado. Uno de ellos, y quizá el más importante, es la formalización de procesos en pymes.

      Formalizar un proceso implica cumplir los objetivos del día siguiendo un esquema ordenado, simple y comprensible para cualquier integrante de la organización, y que a la vez atienda al propósito de aprovechar al máximo los recursos disponibles, ya sea de capital humano, tiempo y presupuesto. Si tu empresa se encuentra en esta situación, en este artículo, descubrirás cómo iniciarte en el camino de la formalización de procesos en pymes.

       

      Pasos clave en la formalización de procesos en pymes

      Los pasos en la formalización de procesos en las pymes no varía de lo que haría cualquier otra empresa de mayor tamaño para estandarizar su manera de trabajar, además, no requiere de un costo. Lo que sí podría cambiar en una pyme es la complejidad o tamaño de ese proceso y que sea lo más optimizable posible. El tiempo que podría llevarle a una empresa más grande formalizar un proceso es distinto que para una pyme, ya que esta última necesita diseñar un proceso formal en el menor tiempo posible, mientras que una empresa más grande puede permitirse un margen mayor. 

      La metodología para una pyme es igual que para una empresa de mayor tamaño:

      • Analizar: se analiza el estado actual de las tareas y actividades.

      • Diseñar: se diseña el proceso con cada una de las secuencias.

      • Documentar: se plasma el proceso en un documento para que todos los colaboradores lo entiendan.

      • Comunicar: se transmite la información sobre el proceso y se enseña cómo ejecutarlo.

      • Implementar: ejecutar el diseño del proceso tal como se planteó.

      • Medir: cada día se medirán los resultados de ese proceso para saber si la formalización fue exitosa o hay que implantar mejoras.

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      Solo se agregaría un paso, que es la selección de procesos. En la instancia inicial de una pyme, solo debería enfocarse en aquellos procesos que son críticos. De esta forma, se da una suerte de alineamiento entre el propósito, los objetivos de la empresa y cuáles van a ser los procesos que van a soportar esos objetivos

      Entonces, el paso previo para la formalización de procesos en pymes es con el objetivo de poder optimizar todos los recursos que son necesarios para la formalización es definir cuáles son los procesos críticos sobre los cuáles se va a basar la formalización. Esto significa que una pyme no requiere que todos sus procesos estén formalizados, sino los que son urgentes y prioritarios. 

      Para realizar el trayecto de formalización, una empresa debería analizar a qué se dedica, cuáles son sus objetivos y cuáles son los procesos que se alinean con esos objetivos. Aunque se prioricen los procesos críticos, no significa que la empresa deba desentenderse de los que no son críticos, sino que hay que focalizar en los de mayor urgencia en esta primera etapa de formalización. 

      Cuando la empresa finalmente crezca o aumente de tamaño, recién ahí se puede considerar formalizar los procesos que no son críticos. A partir de la implementación, se van a añadir indicadores y comportamientos de la industria, que podría hacer que cambien los procesos. Los indicadores de desempeño y los comportamientos de la industria donde la empresa se ubica puede hacer que se generen discrepancias o diferencias entre el diseño y lo que está sucediendo

      No necesariamente al implementar los errores no sucederán porque se estén haciendo las cosas mal sino porque la industria o alguna regulación haya cambiado. Esto hará que el proceso no sea eficiente o que no se cumplan las expectativas del diseño original. Una vez que entiendes las razones de estas fallas en los procesos, retomas el diseño original, lo vuelves a documentar y mejorar, lo vuelves a comunicar e implementar. 

      Este círculo es lo que se conoce como mejora continua. De esta implementación pueden surgir dos aristas: los indicadores de desempeño del proceso, que ya están diseñados y documentados solo que ahora se están midiendo los resultados reales, y de la realidad se pueden obtener los indicadores de desempeño interno o el comportamiento externo de la industria/competencia/gobierno/etc. A partir de allí, se van a establecer diferencias entre las estimaciones de los objetivos y lo que está sucediendo en la realidad. 

      Una vez que entendemos a qué se debe esta diferencia, probablemente se tengan que realizar cambios en el diseño porque si los indicadores de desempeño no están generando los resultados esperados, se deberá verificar el proceso para que a nivel interno este funcione mejor. Si la industria se está comportando de otra manera, entonces tendremos que adaptarnos a los cambios de la industria. Este ciclo de mejora continua se va repitiendo cada cierto tiempo. 

       

      Formalización de procesos: ¿Proceso o proyecto?

      La formalización de procesos es indistinta. Puede ser tanto un proceso como un proyecto. Si la formalización es cíclica, es decir, que se repite cada cierto periodo de tiempo y tiene un responsable, podríamos afirmar que se trata de un proceso de formalización

      En el caso de una pyme, donde no hay suficiente capital disponible para realizar mejoras, puede contener la forma de un proyecto. Por consiguiente, la formalización en pymes se convertirá en un proyecto porque se realiza una sola vez para mejorar los procesos críticos, implementarlos y ajustarlos hasta llegar a un punto de equilibrio o de conformidad.

      Llegado a este punto, será necesario monitorear el proceso estandarizado hasta que hayan transcurrido alrededor de 2 años o que el gap sea tan alto que se deba iniciar un nuevo recorrido de mejora de procesos.Todo dependerá de la tolerancia del gap. En otras palabras, si encuentras ciertas diferencias entre tu objetivo y lo que realmente está sucediendo que representen una ruptura en la tolerancia, será momento de llevar adelante un nuevo proyecto para volver a formalizar ese proceso que se volvió crítico.

      La metodología de formalización atraviesa proyectos y procesos. Lo que determinará si estamos ante un proyecto o un proceso es la recurrencia de la formalización o mejora. Sin embargo, aunque la metodología sea la misma, en las pymes la formalización de procesos tiene la dinámica de un proyecto.

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      La formalización de procesos en pymes es una metodología que permite a las empresas que recién se están desarrollando poder desempeñar mejor sus actividades diarias para obtener mayor eficiencia y productividad de cara al alcance de sus objetivos operativos, principal impulsor de los objetivos estratégicos, que a fin de cuentas, son los que nos señalan el norte hacia donde apunta nuestra brújula.

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      Planificación y gestión estratégica

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