Gestión de riesgos en pequeñas empresas: ¿Un lujo o una necesidad?

El mundo volátil en que vivimos está fuertemente influenciado por la digitalización y las empresas de todos los tamaños deben asumir el desafío de crecer, pese a las condiciones externas del mercado y la situación interna para mantenerse competitivas. Por este motivo, es tan importante la gestión de riesgos en pequeñas empresas, ya que las pymes son las más vulnerables frente a  variables externas como la inflación y la devaluación que generan un impacto en sus ingresos. Al tratarse de culturas fuertemente vinculadas al emprendedurismo, sus recursos tienden a ser más limitados y las exigencias reglamentarias son menores. Esto hace que la gestión de riesgos sea considerada un lujo caro y, como resultado, su exposición a los riesgos potenciales sea mayor.

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De ahí que sean muy escasas las pymes en Latinoamérica que generalmente implementan esta metodología, porque aunque exista una gran variedad de herramientas tecnológicas para aumentar la eficiencia de los procesos, prevalece la imposibilidad de sobrellevar acontecimientos críticos y que requieren un profundo análisis por su complejidad. Esto se debe a una menor capacidad operativa y una disponibilidad más austera de recursos. 

La época de la pandemia debilitó las economías, e incluso, tres años después, un alto número de organizaciones siguen recuperándose, aunque también es cierto que otras empresas se beneficiaron con el trabajo remoto y reinventaron su modelo de negocio a través de la venta online. En este artículo, analizamos la gestión de riesgos en pequeñas empresas, a fin de entender cuál es su nivel de importancia y qué deberíamos tener en cuenta para implementarla.

¿Cómo gestionar el riesgo en pequeñas empresas?

El riesgo existe en todo lo que hacemos. Algunas acciones pueden suponer riesgos mayores y otras menores, pero un riesgo siempre significa una alerta a la que hay que prestar atención y que puede generar una desviación en la trayectoria de una meta. Una situación de riesgo puede poner en peligro el alcance de un objetivo o la integridad de algún activo de valor. 

Si bien el riesgo enciende la alerta de que algo podría no estar funcionando bien en tu empresa, por otro lado, un riesgo también puede ser un indicador de una desviación de la meta pero no de un peligro latente, sino todo lo contrario. Quizá la desviación es que se vendió más de lo esperado y el riesgo es poder gestionar la entrega de productos o servicios en función de ese aumento de la demanda. 

El riesgo también puede vincularse con una probabilidad de que un evento ocurra y la frecuencia con que dicho evento puede ocurrir. En tanto que el impacto representa el costo financiero de que el evento finalmente ocurra. Ahora bien, las empresas de mayor tamaño suelen ser más resistentes y resilientes con respecto a la gestión de riesgo en comparación con las pymes, porque es más costosa para las empresas de menor tamaño.

Sin embargo, esto no significa que las pymes no puedan adoptar la gestión de riesgos para reducir la incertidumbre ante posibles escenarios adversos. La clave reside en ajustar el presupuesto, por más limitado que sea. Veamos entonces qué prácticas de gestión de riesgos en pequeñas empresas se pueden aplicar de manera efectiva.

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1. Promover una cultura de prevención de riesgos. 

Normalmente, las empresas más grandes cuentan con un área encargada de la gestión de riesgos, en donde pueden trabajar varias personas, pero en las pequeñas empresas es responsabilidad de la dirección comunicar esa necesidad al resto del personal. Cuando se transmite el mensaje correcto para mantener a la empresa en el camino indicado para el alcance de los objetivos, se pone de manifiesto una cultura de la gestión de riesgos con perspectiva a largo plazo.

2. Asignar responsabilidades.

Esta instancia se trata de elegir a las personas mejor capacitadas para asumir la tarea de la gestión de riesgos, a fin de que analicen pormenorizadamente la situación actual de la empresa focalizando en aquellos activos que podrían desencadenar un riesgo potencial. En este punto es fundamental contar con gente que no solo sea calificada en gestión de riesgos sino que conozca a fondo el funcionamiento y el know how de la organización para identificar un problema desde su origen.

3. Implementar un proceso de gestión de riesgos formal.

Ahora el paso siguiente es definir procesos formales de gestión de riesgos, periodicidad para la ejecución de determinadas tareas, indicadores, métodos de evaluación, entre otros. La misión aquí será identificar las actividades clave de tu empresa y los objetivos a lograr mediante esas actividades, como así también los activos críticos, es decir, los que son cruciales para la continuidad del negocio. Recién ahí deberás identificar los posibles riesgos que podrían perjudicar o cambiar el curso de tus objetivos.

Una vez que pudiste detectar los riesgos, ha llegado el momento de ir a la acción a través de medidas de tratamiento para reducir la probabilidad de pérdida. Para verificar que la gestión de riesgos fue bien aplicada, tendrías que calcular el tamaño de la pérdida en un escenario donde el riesgo podría materializarse.

4. Revisar la gestión de riesgos.

Luego de haber realizado el plan de gestión de riesgos para detectar posibles desviaciones y riesgos potenciales en los activos, es necesaria la aprobación y aceptación de la dirección para que esté al tanto de las medidas diseñadas para enfrentar posibles riesgos en el futuro o reducir su impacto. La comunicación entre los responsables de la gestión de riesgos y la dirección debe ser de doble vía: el valor intrínseco de la gestión y la motivación para alcanzar los resultados.

5. Utilizar la tecnología adecuada según las necesidades de la empresa.

A veces, puede suceder que las pymes cuenten con un presupuesto bastante modesto o limitado para incorporar tecnologías de última generación. Sin embargo, existen elementos tecnológicos básicos que con un mínimo esfuerzo de inversión todas las pequeñas empresas deberían tener, como por ejemplo computadoras, smartphones, impresoras, herramientas básicas de workflows y, por supuesto, una conexión segura a internet para las operaciones que requieran conexión online, como envío de correos electrónicos, almacenamiento en la nube, etc.

Las empresas más grandes pueden incorporar soluciones que automatizan la gestión, modelos de evaluación automáticos, y la posibilidad de crear informes inmediatos. En cambio, las pymes pueden tener algunas dificultades para adquirir todas estas herramientas tecnológicas. No obstante, pueden acceder a soluciones sencillas y bastante eficientes como hojas de cálculo y análisis de escenarios riesgosos.

6. Fomentar la mejora continua.

Un componente esencial en la mejora continua de la gestión de riesgos es la capacitación y formación profesional de los colaboradores, y esto se logra particularmente a través de la experiencia trabajando en la gestión de riesgos. A medida que esta metodología de análisis se vuelve un hábito en las empresas, la mejora será cada vez más notoria y los riesgos potenciales cada vez más reducidos, porque la organización estará más preparada para hacerles frente sin agotar sus recursos. 

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En líneas generales, la gestión de riesgos en pequeñas empresas puede ser todo un desafío cuando no están dadas las condiciones financieras, las cuales también pueden estar limitadas por la economía imperante del país en que operan. Sin embargo, es posible sin tener tantos recursos realizar un correcto y efectivo análisis de los riesgos potenciales, a fin de prevenir amenazas para tu empresa en el futuro y promover la mejora continua.