¿Cuáles son los problemas de flujo de caja que enfrentan las PyMEs?

Un correcto flujo de caja es uno de los aspectos más importantes para construir un negocio saludable. A menudo, se sobreentiende que los problemas de flujo de caja constituyen un factor decisivo que contribuye al fracaso de una pyme. Es innegable la necesidad de mantener bajo control el flujo de caja para evitar que el dinero se fugue injustificadamente de la empresa en gastos que no aportan valor y no retorne en forma de ganancias.

<<<Planeación estratégica en PyMEs: ¿Por qué es importante?>>>

La importancia en evitar los problemas de flujo de caja al inicio de un negocio radica en que funciona como una medida preventiva en el futuro para evitar hacer una mala administración de tu dinero y que este empiece a desaparecer. Ya sea que hayas iniciado un negocio o que ya lo tengas desde hace tiempo, es importante vigilar tu posición de flujo de caja regularmente y corregir el rumbo para mitigar cualquier problema que pueda surgir. 

Por este motivo, con este artículo buscamos identificar los principales problemas de flujo de caja y qué acciones aplicar para evitarlos, a fin de que a la hora de iniciar o continuar un negocio no tengas que vivir endeudado/a.

¿Cuáles son los problemas de flujo de caja más comunes?

A continuación, enumeramos los 7 problemas típicos del flujo de caja y una síntesis de cómo resolverlos.

1. Subestimar los costos iniciales.

Si recién estás comenzando un negocio, es necesario contar con un presupuesto realista para ayudarte a evitar problemas de flujo de caja desde el principio. Las estimaciones poco realistas y la falta de una reserva de efectivo no llegarán a buen puerto. Piensa en lo desafiante que sería quedarse sin dinero antes de tener la oportunidad de abrir las puertas de tu negocio.

2. Esperar obtener rentabilidad demasiado rápido.

Toda persona que se inicia en el mundo de los negocios espera vender mucho y obtener una cantidad importante de clientes rentables. Sin embargo, esto no siempre se cumple porque a veces cuesta más afrontar la inversión y gastos que las ganancias, aunque a medida que se consolida tu negocio irás notando el crecimiento en el flujo de caja. Por este motivo, hay que ser paciente con los resultados y no descuidar las responsabilidades.

Una encuesta de Kabbage reveló que el 84% de los propietarios de pymes alcanzan la rentabilidad dentro de los primeros cuatro años de su negocio. Y el 68% alcanzó la rentabilidad dentro del primer año. Puede tomar tiempo construir un negocio rentable y casi un tercio de las empresas no podrán alcanzar ese hito en el primer año.

Si no estás preparado/a para esto, se pueden generar problemas de flujo de caja al principio de tu negocio. Establecer un marco de tiempo realista para la rentabilidad y tener suficiente efectivo para mantenerlo hasta entonces puede contribuir a evitar preocuparte por tu flujo de caja en el futuro.

3. No crear un presupuesto de flujo de caja.

Un presupuesto de flujo de caja es una estimación del efectivo que esperas recibir y pagar durante un período de tiempo establecido. Esto también se puede llamar un pronóstico de flujo de cajas. Si deseas crear un presupuesto de flujo de caja para los próximos 30 días, proyecta cuánto efectivo esperas recibir y gastar en los próximos 30 días.

Este presupuesto puede ser más útil que un presupuesto estándar en el funcionamiento diario de tu negocio porque te ayudará a controlar tu posición de efectivo en cualquier momento. Al crear este pronóstico, podrás ver en qué meses puedes esperar un déficit de efectivo y en cuáles puedes esperar un superávit. También podrás hacerte una buena idea de cuánto dinero en efectivo necesitará tu empresa durante el próximo año para mantenerse a flote.

El pronóstico de flujo de caja también es un gran recurso para ayudarte a tomar decisiones importantes, como cuándo realizar un gasto de capital o si reducir o no un costo determinado. En este sentido, cabe preguntarse si tendrás suficiente dinero para pagar tus cuentas, o cuándo esperar que llegue la mayor parte de sus cuentas por cobrar pendientes. Un presupuesto de flujo de caja puede ayudarte a responder esas preguntas y abordar los problemas antes de que se conviertan en una bola de nieve.

<<<Gestión de calidad en las PyMES: ¿Necesidad competitiva?>>>

4. Costos generales demasiado altos.

Si tus costos generales son demasiado elevados, tu pyme experimentará problemas de flujo de caja. Los altos costos de alquiler, los costosos arrendamientos de automóviles y los viajes pueden reducir tus ganancias rápidamente. Cuando tienes altos costos generales, estás librando una batalla cuesta arriba. Entonces, tienes que vender más solo para cubrir tus costos generales y alcanzar el punto de equilibrio.

La reducción de los gastos generales puede marcar una diferencia a largo plazo en la rentabilidad de tu empresa y tu flujo de caja. Sin embargo, medita bien sobre qué gastos conviene sacrificar para mejorar el flujo de caja.

5. Cobro de cuentas por cobrar demasiado lento.

Es posible que logres éxito comercial vendiendo, pero si tus clientes tardan en pagar, eso puede comprometer tu situación financiera. Requerir el pago de las cuentas por cobrar con demasiada lentitud puede frenar el crecimiento y no generar el dinero que necesitas para seguir haciendo avanzar tu negocio. Además, los problemas de flujo de caja por el lento cobro de cuentas por cobrar pueden dificultar el pago de tus cuentas a tiempo.

Poner en marcha un proceso de cuentas por cobrar y solo otorgar crédito a los clientes que tienen un historial de pagos rápidos y puntuales puede ayudarte a posicionarte de manera efectiva para evitar problemas de flujo de caja vinculados a las cuentas por cobrar.

Facturar a los clientes, y esperar a que se paguen esas facturas, puede aumentar la incertidumbre del flujo de caja. Para las empresas con dificultades de flujo de efectivo, es importante que les paguen rápidamente. Puedes probar con una herramienta de facturación online que facilite el envío de facturas y el pago en línea. De esta manera, también puedes enviar automáticamente el aviso de facturas vencidas para recordarles a los clientes que deben pagar en término. 

Incluir un sistema de pago de débito automático con un importe a acordar previamente con el cliente también garantiza que los pagos se efectúen debidamente. Así, será menos el tiempo que debas esperar para recibir el efectivo en tu flujo de caja.

6. Crecimiento acelerado.

La mayoría de la gente quiere hacer crecer su negocio, pero a veces crecer demasiado rápido puede causar problemas de flujo de caja que pueden dañar el negocio. Por ejemplo, supongamos que cierras un gran negocio con un cliente que está más allá de las capacidades actuales de tu empresa. Para cumplir con esta solicitud, necesitas varios miembros adicionales del personal para entregar el proyecto a tiempo.

Sin embargo, cuando se trata del día de pago, no cuentas con el efectivo para cubrir los salarios, ya que no has recibido tu primer pago del nuevo cliente. Esto te coloca en una negativa posición de flujo de caja.

Para solucionar este tipo de problema, podrías acceder a una línea de crédito del banco, como un sobregiro o un préstamo a corto plazo. En muchos casos, esta es una opción viable porque los bancos están más dispuestos a prestar a una empresa si pueden ver un borrador de contrato de servicio o una carta de intención. Una vez que el cliente factura, puedes saldar tu deuda. Esto significa que solo tienes que pagar intereses al banco por la cantidad de tiempo que realmente necesitas el efectivo.

7. Bajos márgenes de beneficios.

La fijación de precios es un asunto que requiere bastante precisión para evitar los errores en relación con el conocimiento de los números. El margen de beneficio es una métrica importante que debes conocer al analizar los precios, ya que expresa cuánto dinero gana tu empresa con el dinero que ingresa. 

Un margen de beneficio bajo indica que tus costos son demasiado altos, tu precio es demasiado bajo o ambos. Sin un margen de beneficio sólido y sostenible, siempre tendrás que enfrentarte a los típicos problemas de flujo de caja. Revisar tu margen de beneficio y realizar un seguimiento a lo largo del tiempo puede brindarte una idea de los detalles de precios y costos para que puedas ver si algo necesitas cambiar para ayudar a mejorar el flujo de caja de manera más eficaz. 

<<<Problemas de rentabilidad en las Pymes: Cómo solucionarlos>>>

Estos fueron algunos de los problemas de flujo de caja que más agobian a las pymes. Tener bien claro que un negocio no se hace rentable de la noche a la mañana evitará que la ansiedad por obtener ganancias demasiado rápido te haga desviarte de tus objetivos de negocios. Del mismo modo, te tomarás tu tiempo para diseñar un pronóstico de flujo de caja te ayudará a controlar y gestionar más adecuadamente el dinero disponible para que tus pagos e inversiones se traduzcan en ganancias al final del día.