¿Cómo resolver los problemas de información en las Pymes?

El acceso a la información y la calidad de los datos no siempre es efectiva en las organizaciones, sobre todo en una empresa pyme, donde a menudo los procesos no están formalizados y hay más riesgos de que la información almacenada, casi siempre en diferentes lugares, se extravíe o se tarde demasiado tiempo en encontrarla. También la acumulación de archivos físicos es un problema que genera falta de espacio en las oficinas que podrían utilizarse para otros fines, puesto que la digitalización es una necesidad prácticamente en cualquier empresa.

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Tener la información centralizada en un solo lugar es importante porque ahorra un montón de tiempo a los colaboradores en las búsquedas y reduce las probabilidades de errores, además de que favorece la toma de decisiones, un aspecto organizacional fundamental que en las pymes no siempre se cumple. Si existen dificultades para tomar decisiones, es posible que se estén presentando problemas de información en las pymes. 

No obstante, estos problemas se pueden solucionar con una correcta gestión de la información, definiendo roles específicos, procesos para su circulación y tecnologías que permitan contener dicha información de manera segura y visible para todas las personas involucradas dentro de la empresa. En este artículo, analizamos los principales problemas de información en las pymes y cómo resolverlos. 

Problemas de información en las pymes

Existen diversos problemas vinculados a la información que pueden manifestarse con frecuencia en una pyme que no tiene profesionalizados sus procesos o definidos sus roles. Es un buen momento para identificarlos para evitar que se propaguen y generen consecuencias severas.

1. Información insuficiente.

Probablemente, este sea de los problemas más comunes, ya que las empresas en la actualidad tienen la oportunidad de acceder a un gran volumen de datos, pero no toda esa información es de valor o puede contribuir adecuadamente a la toma de decisiones. Por este motivo, muchas pymes terminan tomando malas decisiones y no obteniendo los resultados esperados.

En cambio, implementar sistemas de gestión que centralizan y recopilan información, permite migrar hacia modelos de análisis más eficientes e inteligentes, los cuales a la vez se traducirán en una mejor toma de decisiones

2. Ausencia de indicadores.

Si hubiera una base de datos centralizada, sería más fácil incluir indicadores de rendimiento para garantizar el seguimiento y control de los datos que circulan y entender qué tan accesibles, de calidad y suficientes son para los colaboradores. Los indicadores ayudan a la toma de decisiones porque delimitan las necesidades, prioridades y objetivos de información. Solo así se pueden definir acciones que impacten positivamente en tu pyme, promoviendo su crecimiento.

3. Falta de comunicación entre los colaboradores.

La información en cantidades adecuadas refuerza la comunicación entre los colaboradores porque cada uno sabe exactamente el rol y responsabilidad que le corresponde, si la información se presenta de manera detallada y precisa. En las pymes, muchas veces la información escasea y se dan por hecho demasiados supuestos debido a la reducida cantidad de colaboradores. 

Justamente cuando hay pocas personas aún en la organización, debes aprovechar para instruirlas en el manejo de la información relevante para que puedan transmitir el conocimiento a los nuevos colaboradores y sea mucho más fácil entender el propósito de la empresa, lo que permitirá tomar decisiones más acertadas sobre la base de información confiable y de calidad.

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4. Posturas inflexibles.

Es normal que muchas pymes tengan posturas cerradas y rígidas con respecto a la gestión de sus negocios, pero insistir en viejas estructuras que funcionaban hace 50 años pero ahora, solo retrasará su crecimiento. El mercado y los comportamientos de los consumidores son muy cambiantes, por lo que hay que estudiarlo y analizarlo constantemente para obtener datos certeros y que aporten valor a tu negocio. Procura tener apertura mental a los cambios manteniendo tu base de datos actualizada.

5. Reactividad.

Una actitud reactiva generalmente impide a las empresas avanzar al siguiente estadio en su evolución. Ser reactiva significa vivir “apagando incendios”, es decir, resolviendo problemas sobre la marcha cuando podrían ser evitados, si contaras con información necesaria para actuar anticipadamente cuando se generan las primeras señales de riesgo. La postura contraria y que permite escalar es la proactividad, porque te impulsa a adoptar una conducta analítica para identificar cuellos de botella, obstáculos y otras situaciones críticas que te obliguen a tomar decisiones informadas.

6. Falta de análisis externo.

Muchas pymes experimentan dificultades a la hora de tomar decisiones porque, al analizar, comprenden que no tienen capacidad para realizarlo ni datos tangibles sobre los cuales basarse de forma confiable. Por este motivo, es fundamental obtener información y visibilidad que permita a los supervisores y gerentes mantener el control de la situación, incluso cuando las condiciones de la empresa no sean las mejores o el impacto del exterior pueda afectarle de manera significativa.

7. Ausencia de presupuestos y proyectos.

El último de los problemas de información en las pymes es la ausencia de agregar presupuesto y proyectos de mejora a tu empresa. Agregar indicadores para obtener registros de tus movimientos financieros forma parte de la información de vital importancia para calcular correctamente el dinero que necesitas para ejecutar un proyecto o un plan de negocios. Las decisiones deben adaptarse a la situación, estrategia y visión de tu negocio. Tu decisión será acertada en la medida en que pueda transformarse en una acción tangible y realizable, basada en datos.

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Estos fueron los principales problemas de información en las pymes que deberías identificar antes de que te impidan avanzar. Solo a través de información consistente, proveniente de una efectiva selección y análisis de datos puedes obtener un panorama más amplio de todos los escenarios posibles de una situación para tomar mejores decisiones, basadas en proyecciones de información confiables.