Guía: Paso a paso para planificar un viaje de negocios

No sólo se trata de gestionar presupuestos o la cantidad de personas que viajarán, la planificación de viajes de negocios va mucho más allá, especialmente cuando no eres un Gestor de Viajes o Asistente de Dirección. 

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Actualmente existen personas que se dedican única y exclusivamente a planear viajes de negocios. Son personas que cuentan con la formación y los conocimientos para gestionar desplazamientos corporativos de calidad. En este artículo te compartimos sus tips para que puedas planificar tu siguiente viaje por trabajo.

Lo primero que debes considerar al momento de planear un viaje de negocios es:

1. Controlar los gastos generados durante cada viaje:

No se trata sólo de reservar hoteles y vuelos a buenos precios o de tener un presupuesto para viáticos. También hay que considerar otros aspectos como el tener en mente las políticas de gastos, costes de traslados, tener un plan de contingencia y obviamente mantener una sana relación con proveedores.

Otro aspecto que a veces pasa inadvertido son las fechas. Por ejemplo, si en tu empresa realizan convenciones semestrales o anuales, buscar fechas en temporadas bajas, ayudará mucho a la gestión en general del viaje, tanto en experiencia como en precios.

2. Intentar reducir el presupuesto:

Al analizar las tendencias de viajes es más fácil identificar cuales son las situaciones más frecuentes, los destinos, la cantidad de personas que viajan, etcétera; por ende, en los vuelos, hospedajes, alimentación y movilidad, de esta manera y para futuras ocasiones, se irán afinando detalles en los presupuestos.

Si se tienen bien identificados cargos adicionales como maletas extras, conexión wifi o consumos dentro del hotel, lo recomendable es considerarlo desde el principio y verificar que se cuente con esos servicios sin coste.

3. Conseguir a los mejores proveedores y negociar con ellos para reducir costes:

El buen trato con proveedores, facilitará las negociaciones, ayudando a obtener mejores precios y beneficios adicionales; para ello es importante conocer a detalle el mercado y saber el punto máximo de negociación.

Una vez que se ha llegado a la negociación, conviene congelar el acuerdo al que se llegó.

4. Revisar detalladamente políticas de viaje:

Las políticas de viajes son los lineamientos que se encargan de controlar las prácticas de seguridad y asegurarse de la satisfacción de los viajeros.

Entre estos lineamientos se encuentran: la organización de los desplazamientos, la asignación de categorías de hoteles, gestión de transportación y alimentación en función del organigrama de la empresa, entre otros.

Su objetivo es garantizar la organización con una excelente relación calidad-precio para lograr la comodidad de los empleados y mejorar la productividad durante los viajes.

5. Tener un plan de movilidad:

Se trata de diseñar un plan de crisis relacionado a la seguridad y a posibles riesgos considerando todas esas acciones realizadas en función de desplazamientos laborales para garantizar la seguridad de los trabajadores con base en sus actividades para reducir al máximo accidentes.

Sus principales ventajas son: Reducción de accidentes, de costes, facilitar la movilidad y motivar a los empleados, y facilitar la prospección. 

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Lo recomendable es contratar a una agencia que se encargue de ello o contar con un área responsable dependiendo del tamaño de la empresa, y de esta manera, mejorar la productividad de los empleados, restándole tiempos de cotización, detección de oportunidades de ahorro, efectuar la compra y gestionar el viaje en general.