Guía para organizar tu día a día: ¿Cómo incrementar la productividad?

Mantener la productividad empresarial puede ser un gran desafío cuando existen miles de distractores que te desvían de tus objetivos o directamente las condiciones no están dadas para ser productivo. Sin embargo, aunque parezca un reto difícil de lograr en el tiempo, aumentar la productividad es posible, siempre y cuando se tomen las medidas necesarias para aprovechar el tiempo que tenemos al máximo y las tareas se adapten a ese tiempo y no al revés.

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La mayoría de las empresas sufren por lo menos una vez al año de falta de productividad, lo que afecta inevitablemente en los plazos de entrega. Esto puede generar un efecto dominó en toda la organización que terminará retrasando toda su actividad, lo que hará percibir sus procesos ineficientes. Frente a esta realidad, es importante identificar en primer lugar qué fallas en la planificación están provocando la improductividad y a partir de allí recién tomar las decisiones orientadas a cambiar esta situación de manera definitiva.

Pero la baja productividad no solo afecta en el entorno empresarial sino que además puede generar consecuencias a nivel personal, porque cuando los tiempos no alcanzan para ponerse al día, necesariamente se estará cediendo parte del tiempo libre para completar tareas, lo que puede perjudicar seriamente el equilibrio entre la vida personal y la vida laboral. En este artículo, te presentamos una guía de pasos útiles para entender cómo incrementar la productividad y organizar tu día a día de forma eficiente.

¿Cómo incrementar la productividad de manera definitiva en tu empresa?

Generalmente, tu empresa puede sufrir baja productividad por falta de procesos y roles definidos, escasez de tecnologías que ayuden a optimizar el proceso de algunas tareas susceptibles de ser automatizadas, falta de personal para cubrir la carga de trabajo y una mala distribución generalizada de las actividades, debido a una planificación deficiente o la falta de ella. Estas son las razones más comunes, pero pueden ser muchas más, dependiendo de la empresa, sus necesidades, la industria a la que pertenece y las condiciones del mercado en que se inserta. 

Ahora bien, dependiendo de cuáles sean estas razones, hay ciertas prácticas que puedes implementar para reducir los efectos nocivos de la falta de productividad. A continuación, te revelamos las más efectivas.

1. Utilizar listas de tareas pendientes.

Las tareas incompletas ocupan demasiado espacio en nuestros pensamientos y lo único que hacen es aumentar nuestra ansiedad e improductividad. Este fenómeno se conoce como efecto Zeigarnik, y una de las principales razones por las que tantas personas aseguran que las listas de tareas pendientes son una de las maneras más eficaces de mantenerse al día con el trabajo y reducir esa ansiedad, ya que implica dejar por sentado lo que tienes pendiente para planificar exclusivamente sobre esas tareas postergadas y volver a regularizar el ritmo.

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2. Planificar tu día la noche anterior.

Ya tienes tus listas de tareas pendientes, ahora prioriza las más importantes de tu lista para incluirlas en tu planificación diaria al día siguiente. Luego, busca conectarlas con tu calendario y asegúrate reservar un tiempo para cualquier tarea imprevista que pueda ocurrir, como responder correos electrónicos o ayudar a un integrante del equipo a resolver una tarea crítica y de gran valor para la empresa.

3. Mantener tu espacio libre de desorden.

El desorden, tanto físico como digital, provoca que sea más difícil encontrar documentos, lo que te hará sentir más desorganizado disminuyendo tu productividad. Si tu escritorio está repleto de objetos que no cumplen ninguna función en tu actividad actual, es momento de hacer una limpieza y dejar ese espacio lo más libre posible. Pero no te limites a tu espacio físico, organiza también tu espacio digital limpiando la bandeja de entrada y creando un sistema para el almacenamiento de archivos digitales.

4. Reducir la fatiga al tomar decisiones.

El cerebro humano solo puede tomar una cantidad limitada de decisiones al día. Cuantas más decisiones tengamos que tomar, más se reducirá la calidad de nuestras decisiones. Implementar una rutina te permitirá arraigar ese proceso a tu vida y transformarlo en hábito. Reduce la fatiga al tomar decisiones a través de una rutina matutina que fortalezca tu mente, cuerpo y espíritu, y mantenga tu plenitud todo el día. No olvides planificar tu outfit la noche anterior y realizar las actividades diarias en el mismo horario todos los días.

5. Conocer tus niveles de energía. 

La mayoría de las personas opina que es mejor realizar las tareas más importantes a primera hora de la mañana, pero no todas las personas responden a este tipo de dinámica de trabajo. De hecho, hay quienes son más productivos hacia el mediodía y otros que dan lo mejor de sí recién por la tarde o noche. Por este motivo, no deberías forzar a tu cerebro a producir más en los momentos en que no está acostumbrado a rendir a plenitud. Es preferible identificar los momentos del día, o de la noche, en que tu cerebro funciona mejor para realizar esas tareas importantes.

En esta regla, la clave está en recordar que diferentes técnicas funcionan para diferentes personas, y que eventualmente encontrarás la que sea adecuada para ti y te permita aumentar tu productividad.

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En pocas palabras, para entender cómo incrementar la productividad en el día a día, tienes que conocer un poco más de ti mismo y también de tus colaboradores, a fin de ver qué funciona y qué no en tu rutina laboral y en la de ellos. En temas de horarios, los tiempos de las personas suelen ser bastante diferentes, dependiendo bastante de los hábitos que tengan. 

Así como hay quienes son más productivos desde muy temprano y su cerebro les dice basta no bien entrada la noche, hay otros a los que les cuesta arrancar desde temprano, pero a medida que pasan las horas se van afilando cada vez más, llegando a realizar grandes proezas. No obstante, hay prácticas que deberían incorporar todos, como el orden del espacio de trabajo, la lista de pendientes, la planificación previa y la implementación de una rutina de trabajo efectiva.