¿Cómo trabajar la baja productividad en equipos de trabajo?

La productividad en el lenguaje corporativo es una medida de la eficiencia, pero implica muchos más factores que una medición de la eficiencia porque no puedes simplemente etiquetar que un equipo de trabajo es poco productivo o que un trabajador tiene baja productividad sin establecer las causas. Cuando el ritmo de trabajo decrece y no se logran los mismos resultados que antaño, es porque algo lo está generando. Entonces, la culpa no es del equipo en sí sino de un problema generado en el entorno.

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La realidad indica que en cualquier empresa, incluso los mejores equipos de trabajo han sufrido de baja productividad que impacta directamente sobre la eficiencia. Muchas veces, agendar muchas reuniones es improductivo, así como tener que responder largas cadenas de mails que poco aportan y solo están para interrumpir el tiempo para ejecutar alguna actividad importante.

La productividad se puede mejorar eliminando las fricciones y distracciones del ambiente de trabajo que repercuten negativamente sobre el capital humano. Si bien la eficiencia no es productividad en sí misma, permite la posibilidad de crear un clima laboral adecuado. En este artículo, explicamos cómo afecta la baja productividad a los equipos de trabajo, cuáles son sus principales consecuencias y cómo los líderes pueden hacerle frente desde su posición.

Identificar las causas de la baja productividad para evitar sus consecuencias

Una de las principales causas de la baja productividad de los trabajadores es la falta de procesos para realizar las tareas o, si los hay, que no estén formalizados para aprovechar el máximo de productividad en una jornada laboral. Dentro de la misma causa, un proceso que genera baja productividad a menudo será ineficiente e inconsistente, ya que en lugar de hacer que el colaborador avance más rápido con las demás tareas, termina retrasándose más. La solución aquí es modificar el proceso hasta lograr el resultado deseado.

Si se hicieron tantas modificaciones como era posible y aun así la baja productividad continúa, quizá el foco del problema resida en otra parte. Los colaboradores podrían ser los que no entienden el proceso o no reúnen las habilidades suficientes para concluir las tareas en el tiempo esperado y de manera efectiva. 

En ese caso, como líder, capacita a tus equipos para que adquieran más competencias que les aporte agilidad a sus procesos. Pero no olvides la parte humana y asegurarte de que las causas no sean otras, como convivir en un ambiente laboral tóxico, trabajar en condiciones inadecuadas o que alguno o varios de tus colaboradores tenga algún problema personal grave que lo distraiga y esté influyendo en la productividad del equipo. Si este es el caso, brinda apoyo para que la o las personas afectadas puedan solucionar su problema y recuperar la motivación por el trabajo.  

Cómo superar la baja productividad

Revertir la baja productividad no tiene por qué ser un obstáculo si utilizas las estrategias adecuadas. El desafío radica en mantener esas estrategias a largo plazo y promover un entorno productivo. Los siguientes consejos pueden ayudarte a mejorar permanentemente la eficiencia de tu lugar de trabajo. La mayoría son simples cambios de hábitos que ayudará a que todo tu equipo demuestre mejoras en la productividad.

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1. Administrar el tiempo de las tareas para no extenderse del horario.

Piensa en tus tareas más importantes. ¿Cuánto tiempo te lleva completarlas? Intenta medir con indicadores de desempeño el tiempo que te lleva realizar una tarea determinada de las que requieren mayor prioridad. Es posible que tu suposición haya sido bastante inexacta. Además, tienes que considerar las variables de cada caso, ya que no debemos descartar eventos fortuitos durante el proceso de ejecución..

Puede ser difícil medir con precisión cuánto tiempo necesita cada colaborador para completar una tarea También es posible que los miembros de tu equipo solo tengan en cuenta el tiempo que dedican a las tareas específicas de su trabajo. Esa vista excluye el tiempo que necesitan para revisar los correos electrónicos, asistir a reuniones o hacer un trabajo que, aunque importante, no representa una gran tarea. 

Entonces, ¿cómo puedes garantizar una gestión adecuada del tiempo en toda tu organización? Las aplicaciones de gestión del tiempo son un comienzo. Realizan un seguimiento de las horas de trabajo de tu equipo y entregan informes prácticos que pueden ayudarte a utilizar tu tiempo de manera más productiva. Esto evitará que tus colaboradores se queden después de hora para alcanzar sus objetivos del día si tienes mapeado el tiempo que debería durar cada tarea de un proceso.

2. Disfrutar de un poco de descanso y relajación. 

Tomar descansos puede parecer contrario al aumento de la productividad en el lugar de trabajo, pero los períodos cortos de descanso pueden incrementar significativamente el desempeño de un colaborador. Los largos períodos de trabajo sin descanso pueden generar fatiga mental que dificulta la concentración para la siguiente tarea. Es poco probable que un cerebro cansado o saturado proponga rápidamente grandes soluciones a ciertos obstáculos. Mantener el foco y la productividad durante todo el día puede lograrse tomando esos pequeños descansos periódicos como una recarga de batería.

3. No retrasar las tareas abiertas.

Es natural ver las tareas sin una fecha límite fija como de baja prioridad, ya que es comprensible que las tareas más urgentes terminen teniendo prioridad sobre las que teóricamente se pueden manejar en cualquier otro momento. No obstante, deberás completar esa tarea de baja prioridad en algún momento. De lo contrario, podrías terminar varios meses fuera de la fecha de inicio del proyecto con muy poco del trabajo finalizado. 

Una efectiva manera de crear mejores flujos de trabajo y aumentar la productividad es establecer fechas límite personales para tareas sin un marco de tiempo. Debes animar a tu equipo a hacer lo mismo. De esta manera, puedes priorizar adecuadamente las tareas y darle a todo tu trabajo la atención que se merece. 

4. Cancela las reuniones sin importancia.

Aunque las reuniones son importantes y representan la mejor manera de compartir las actualizaciones esenciales con tu equipo y mantener a todos en la misma sintonía, las reuniones sin propósito o mal planificadas pueden convertirse rápidamente en una pérdida de tiempo. 

Si sientes que muchas reuniones no eran tan relevantes y en cambio han llegado a frenar tus actividades o las del equipo, entonces, el camino no es ese. A veces, es necesario decir no a las reuniones irrelevantes y priorizar lo que realmente genera valor. Una empresa que vive de reunión en reunión es una empresa menos productiva que las empresas que solo tiene las reuniones que necesita para tomar decisiones importantes.

5. Evita las multitareas.

Muchos colaboradores asumen que la multitarea los ayudará a completar su trabajo más rápido, pero rara vez es así. El cerebro humano está diseñado para trabajar en una cosa a la vez, por lo que no es posible realizar varias tareas al mismo tiempo. En cambio, lo que consideramos multitarea viene a ser como cambiar rápidamente el enfoque entre tareas individuales. 

En ocasiones, puede darse la circunstancia de trabajar en varios proyectos a la vez, pero en la mayoría de los casos, tú y tu equipo solo están obstaculizando su eficiencia. Por lo general, tendrás más éxito si dedicas tu tiempo a una tarea y luego pasas a la siguiente. Si así lo haces, puede parecer que inviertes más tiempo acumulativo en tus tareas. A raíz de esto, la multitarea provoca que dediques más tiempo de lo normal a mejorar, con mucha suerte, un trabajo a las apuradas o incompleto. La multitarea es, en última instancia, una pérdida de tiempo que reduce la productividad.

6. Evita buscar la perfección.

Nada es perfecto, y eso es lo normal. Si bien no hay nada de malo en querer hacer el mejor trabajo, perseguir la perfección a menudo conduce a la decepción. Hay que aceptar que la perfección no existe. Obviamente, llegará un punto en que tu trabajo y el de tu equipo cumplan con todos los requisitos. Ir más allá de esas expectativas puede evitar que comiences otras tareas o que vivas retrasado. Por lo general, es preferible completar tus proyectos a tiempo y solo realizar cambios cuando sea necesario intervenir.

7. Ser proactivo en lugar de reactivo.

Es posible que tengas que resolver problemas repentinos durante la jornada laboral. Las llamadas telefónicas y los correos electrónicos inesperados pueden generar nuevos problemas que te impulsan a querer resolverlos lo antes posible. Y aunque es importante abordar estos nuevos problemas, no por esto debes descuidar las tareas prioritarias. Entonces, en lugar de responder correos electrónicos que pueden interrumpir tu trabajo justo cuando llegan, programa un tiempo para responderlos más tarde. De esta manera, no interfieren con tus tareas habituales. 

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Finalmente, la baja productividad es un mal que la mayoría de las empresas ha sufrido alguna vez generalmente debido a la falta de procesos o de procesos formalizados. Si el proceso está mal diseñado, será poco productivo, pero también es posible que los colaboradores no entiendan o no se adapten al proceso. Un proceso mal diseñado se debe rediseñar y mejorar, así como capacitar a un colaborador que demuestra dificultades para tener una alta productividad.

Una vez que identificamos si el problema está en los procesos o en la ejecución de estos, con una serie de cambios de hábitos como reducir la cantidad de reuniones, administrar mejor el tiempo para las tareas, tomar pequeños descansos entre tareas y monitorear el trabajo de tu equipo puede ayudarte mejorar la productividad para que tu entorno laboral sea más saludable y eficiente a largo plazo.