El flujo de información y la comunicación interna de tu empresa

El flujo de información o comunicación dentro de una organización se refiere al movimiento de instrucciones y comunicaciones dentro de una organización. Puede haber varias direcciones en las que tiene lugar dentro de esta, como hacia abajo, hacia arriba, horizontal, diagonal y externa. Esta dirección depende del tamaño, la estructura y la naturaleza del negocio. En el caso de la mayoría de las organizaciones tradicionales, el flujo de información se produce en un movimiento vertical que se dirige hacia abajo y hacia arriba. En tales situaciones, los gerentes dan instrucciones a los colaboradores y, por lo tanto, el flujo de información viaja en una dirección descendente.

Luego, la comunicación también tiene lugar cuando se produce desde los colaboradores a aquellos que están en los puestos gerenciales que conducen a un flujo de información en una dirección ascendente. En el caso de las organizaciones empresariales no tradicionales o informales, como las nuevas empresas de tecnología, el flujo de información ocurre principalmente en las direcciones horizontal y diagonal. Se puede decir que esta forma de información ocurre en el caso de organizaciones con una jerarquía plana y existe la necesidad de alguna forma de colaboración. Además de este flujo de información, hay algunas comunicaciones no oficiales en varias organizaciones.

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El éxito de una organización depende del flujo efectivo de comunicación o de la información que ocurre entre las partes interesadas internas y externas de la organización. Por lo tanto, debe haber estrategias de comunicación efectivas para que una empresa tenga éxito en términos de crecimiento, rentabilidad y sostenibilidad. 

“Las compañías exitosas entienden que permitir el flujo fluido de información dentro de una organización crea una cultura corporativa donde los empleados pueden expresarse, tomar posesión de la marca de la empresa y crecer.”

El poder de los empleados de confianza

Los colaboradores de confianza capacitados son algunos de los activos más valiosos que tienes en tu empresa. Los empleados a largo plazo tienen un profundo conocimiento institucional de los lugares donde trabajan, y representan a sus empresas todos los días. 

Si puedes crear una cultura en la que estos empleados se sientan capacitados para actuar como embajadores de la marca para una organización, entonces se convertirán en una fuerza formidable para historias positivas de marketing sobre el trabajo que tu empresa realiza.

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Permitir el flujo de información debe ser un objetivo clave de cualquier empresa. Cuando las distintas áreas realmente hablan y se escuchan entre sí, comprenden la misión de la organización y crean un conjunto compartido de valores y referencias a lo largo del tiempo, eso solo puede hacer que una empresa sea más fuerte y resistente.

Una cultura de compartir

Como te decía antes, cuando los empleados están bien informados y capacitados, comienzan a compartir sus conocimientos y a tomar posesión de los mensajes y la imagen que proyectan. La investigación ha demostrado que los empleados individuales tienen una influencia social que es mucho más amplia y efectiva que las empresas para las que trabajan. Las personas simplemente confían en otras personas más de lo que confían en las estructuras corporativas. Entonces, si sus empleados comparten información positiva sobre el trabajo que usted realiza, entonces tiene una poderosa campaña de marketing personal trabajando en su nombre. 

La tecnología puede hacer maravillas para facilitar y gestionar el flujo de información dentro de una empresa. Al usar un servicio que te ayude, los administradores pueden obtener y compartir información rápidamente.

La información dentro de la empresa

Como ya sabes, en las empresas hay distintos tipos de informaciones, entre ellas podemos encontrar: estratégicas, financieras, de recursos humanos, información sobre los mercados, procedimientos, órdenes de trabajo y pedidos de materiales, registro de producción y de calidad, entre muchas más como comunicaciones interiores, legislativas, etc.

Por ello es importante que esta información se gestione a través de un flujo de información, para así evitar errores ya sea por falta de conocimiento o porque esta nunca llegó al área que debía.

Por ejemplo, el departamento de ventas necesita información del departamento de producción. Esta información se recopila y se envía diariamente a ventas para que ellos puedan manejar el stock de la empresa, por correo electrónico o por medio de un sistema. Suele pasar que a veces el área de ventas no recibe la información completa, o la pierde entre tantos correos.

Para no tener que preguntar (constantemente) a producción, se puede implementar el uso de herramientas digitales más modernas, el flujo de la información puede estar integrado dentro de la herramienta donde se monitorea el responsable, estado y avance del proceso de producción en tiempo real. 

Por lo tanto, dentro del monitoreo de cada proceso, existe un lugar específico donde la información: 

• Puede alojarse y estar siempre disponible para la consulta del departamento de ventas y de otras áreas que la necesite, brindando orden y transparencia.
• Esa información, al estar integrada dentro de la herramienta que involucra a todas las áreas y elimina los silos, ya no precisa ser reportada por producción hacia ventas, sino que ya se encuentra disponible para que ventas pueda consultarla de manera automática sin que producción tenga que generar o enviar informe alguno.

La comunicación es una calle de doble sentido

La buena comunicación hace que los empleados se sientan valorados, escuchados y entendidos. Como resultado, le dan más significado a su trabajo y trabajan más duro. Y cuando el flujo de información viaja en ambos sentidos, los empleados obtienen información sobre la gestión, su estrategia, así como el trabajo de otros departamentos y los objetivos de la empresa. Esa es una valiosa combinación de fuerzas que deberían generar confianza y lealtad dentro de una organización.  

Al mismo tiempo, la información generada por los empleados proporciona a la gerencia una ventana invaluable a la cultura corporativa de una empresa y a las personalidades que contiene. El tipo de información que los colaboradores comparten, y el que obtienen, generarán mucho valor y un mayor retorno de las inversiones.

La confianza es la base de cada relación sana y depende en gran medida de un proceso continuo de buena comunicación. Cuando logras que la comunicación saludable sea parte del ADN de tu organización, estás sentando las bases para un ambiente de trabajo exitoso y satisfactorio. 

Para garantizar el flujo efectivo de información dentro de una organización, es extremadamente esencial que la empresa logre los siguientes factores críticos de éxito en las estrategias de comunicación:

• El modelo de proceso de comunicación debe ser observado diligentemente por todos los interesados e ​​involucrados en el proceso de comunicación. Estas etapas consisten en: El remitente desarrolla una idea, formula el mensaje, elige un medio de comunicación, transmite el mensaje de manera efectiva a través del medio elegido al destinatario deseado, el destinatario recibe el mensaje, lo decodifica de manera efectiva, y, por último, ofrece comentarios al remitente de modo que se completa el ciclo de comunicación.
• El remitente del mensaje también debe ser un oyente activo. Esto se debe a que sin ser un oyente activo, el remitente no podrá formular el mensaje de manera efectiva que satisfaga al destinatario. Es esencial reconocer las ideas y pensamientos del destinatario y luego desarrollar el mensaje en consecuencia que sea sensible al destinatario y aborde las inquietudes.
• Cualquier barrera a la comunicación debe ser superada efectivamente para asegurar que el proceso de comunicación haya sido capaz de lograr los objetivos deseados de manera efectiva. Debe haber un tono cooperativo en el mensaje y el remitente debe empatizar con el destinatario del mensaje.
• Es necesario que haya un aprendizaje continuo en el dominio de cómo observar procedimientos efectivos de comunicación con varios interesados. Por lo tanto, es súper importante aprender de los errores anteriores y asegurarse de que no se repitan en el futuro, de modo que los procesos de comunicación futuros sean aún más efectivos.