¿Por qué es necesario un software de gestión de proyectos en la nube?

La transformación digital es un hecho innegable que se está introduciendo cada vez más en la vida de las personas, en especial, desde que vivimos en tiempos de pandemia. Prácticamente realizamos un gran número de actividades desde nuestros dispositivos móviles y ordenadores. 

Teletrabajamos y nos conectamos desde diferentes partes del mundo solo a través de un canal de comunicación, pero además almacenamos información ilimitada, ya no dentro de los ordenadores sino en aplicaciones de la nube como Drive, OneDrive.

En este sentido, la herramienta tecnológica que nos convoca en este artículo es el software de gestión de proyectos en la nube y su importancia en el mundo de las empresas.

Para calcular el alcance de esta transformación digital, nos podemos remontar a la época (pocas décadas atrás) de los softwares de almacenamiento interno, cuya eficacia y eficiencia dependía de su capacidad de almacenamiento dentro de un ordenador. La consigna era elegir aquel software que reuniera mayor cantidad de megas o gigas para guardar más cantidad de información. 

Pero se convirtió en un problema cuando los ingenieros en sistemas tenían que crear softwares cada vez más grandes en almacenamiento, mientras que los datos e información  también ocupaban más espacio. 

En la gestión de proyectos, los softwares tradicionalmente de escritorio almacenaban toda la información de los proyectos en curso de una empresa. Pero ante las continuas amenazas de perder información valiosa contenida en estas máquinas a través de robos, se creó el software de gestión de proyectos en la nube. 

Según las estadísticas, un 73,3% de las empresas confían en la nube, en relación al 60% de 2018. De hecho, está creciendo también el número de compañías que recurren a esta modalidad en exclusiva: un 35% frente al 15,2% del análisis de 2018. Para comprender estos datos, te contamos por qué es necesario un software de proyectos en la nube.

1. Flexibilidad de acceso.

El acceso a un software de proyectos en la nube te permite utilizar la herramienta desde cualquier dispositivo móvil y ordenador. Esto representa una enorme ventaja con respecto al software de escritorio, ya que solo puede ser utilizado desde el dispositivo que tiene instalado el software, restringiendo la libertad de acción para los colaboradores que no tengan acceso a ese dispositivo.

2. Software ahorrativo.

Reduce considerablemente los costos, tanto los iniciales como de mantenimiento. Los propios proveedores son los encargados de mantener el software de gestión de proyectos en la nube. Como el software se controla de forma centralizada en los servidores del proveedor, los usuarios no tienen que instalar nada en sus ordenadores o dispositivos. Simplemente tienen que acceder al software por medio de su navegador web. 

La empresa que proporciona la herramienta de gestión de proyectos protege todas las actualizaciones de forma automática en segundo plano.

El hecho de que el software esté centralizado significa que se eliminan los costos de mantenimiento de tu empresa. Actualmente es más rentable optar por una solución basada en la nube que por una instalación interna que requiera actualizaciones y, en ocasiones, pagar los servicios de un equipo que te explique estas actualizaciones.

3. Optimización del servicio por usuario.

El software de gestión en la nube puede distinguir las necesidades individuales de los usuarios, por lo que definitivamente, optimiza su costo total. Esta característica la convierte en una herramienta intuitiva que opera al servicio de tus necesidades y colabora de manera eficiente con las tareas de tu equipo, reduciendo los riesgos y las posibilidades de error.

4. Permite el trabajo remoto.

Todos los colaboradores de tu empresa podrán trabajar desde cualquier lugar, sea desde sus propias casas, un hotel o cualquier parte del mundo. Está pensado para equipos dispersos geográficamente. 

La globalización ha propiciado el trabajo remoto como un aspecto clave en la cultura de muchas empresas. A raíz de esto, puedes estar en cualquier país con unos recursos reducidos pero mientras tengas una red WiFi segura puedes conectarte sin problemas y desempeñar tus funciones con éxito.

5. Almacenamiento casi ilimitado.

Podrás almacenar una mayor cantidad de datos que en el propio ordenador. Como habíamos apuntado al principio, el software de gestión de proyectos en la nube permite guardar enormes volúmenes de información de forma online y no estarás forzando la memoria ni el espacio del disco rígido de tu dispositivo, saturándolos de datos.

6. Favorece el trabajo colaborativo.

Desde el software de gestión de proyectos en la nube podrás compartir y hacer circular la información. Gracias a su funcionalidad de compartir documentos y toda clase de archivos, todos tus colaboradores pueden acceder a la información que compartiste y a la vez compartirla indefinidamente con otros usuarios, incluso habilitarles la función edición, a fin de que apliquen cambios en los documentos.

7. Incrementa los niveles de productividad. 

Existe una mayor transparencia en cuanto a la gestión de datos. Y por lo tanto, una mayor eficacia y rapidez en el trabajo diario. Al ser una herramienta de automatización, agiliza las tareas manuales ahorrando tiempo y esfuerzo.

8. Reduce el impacto ambiental.

La capacidad del servidor se escala hacia arriba y hacia abajo para encajar. Así que sólo utiliza la energía que se necesita. Además, el hecho de que no sea necesario instalar el mismo software en cada ordenador de la empresa, se está reduciendo una gran cantidad de energía, por lo que el impacto a nivel ambiental es considerablemente menor. 

Piensa si no es acaso una apuesta conveniente y convincente que aparte de reducir tus costos empresariales no dañe el medio ambiente.

9. Ofrece mayor seguridad que un software en el ordenador.

Las herramientas basadas en la nube son, de hecho, más seguras que tener software instalado en cientos de ordenadores. Contar con equipos de seguridad modernos para el software interno tiene un costo prohibitivo para muchas empresas, pero las herramientas en la nube, que cuentan con miles de clientes, pueden permitirse contratar expertos en seguridad a tiempo completo para proteger sus servidores. 

Con el fin de asegurar las medidas necesarias, pide a tu proveedor de servicios en la nube que te explique sus procesos de seguridad y configuraciones. Solicita que te conceda una demostración de que la información de tu empresa estará protegida ante posibles amenazas y peligros.

10. Provee actualizaciones tecnológicas del mercado.

Contar con un software de gestión de proyectos en la nube permite a tus empresa estar al día con las actualizaciones tecnológicas del mercado. Los departamentos IT se pueden centrar más en innovar y crear valor a la empresa, más que en actualizar continuamente el software de la misma. 

Después de leer las ventajas que ofrece implementar un software de gestión de proyectos en la nube, ¿todavía vas a seguir usando el software tradicional en tu ordenador? Sin duda, al principio siempre cuesta dar el primer paso para el cambio, pero ¿para qué existen los desafíos si no es para evolucionar, innovando?