Pérdida de tiempo: ¿Qué está retrasando la finalización de proyectos?

La pérdida de tiempo en la finalización de los proyectos es más frecuente de lo que creemos e implica una preocupación para muchas empresas que trabajan por proyectos, ya que de la entrega en término dependerá, entre otras cosas, que el cliente quede satisfecho con el trabajo realizado y, principalmente, con los resultados. 

Pero ciertamente es muy difícil en la gestión de proyectos evitar que se modifique al menos una de las variables de la triple restricción y provocar que se retrase el plazo de entrega o bien que se calcule mal el presupuesto y genere más costos. 

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En este sentido, un proyecto que se retrasa y no cumple los plazos previstos constituye una pérdida de tiempo innecesaria y evitable, tanto para el director de proyectos como para el equipo, y ni hablar para el cliente que espera un proceso eficiente. Pero ¿cuáles son los motivos de esta pérdida de tiempo?

“El tiempo es a la vez el más valioso y el más perecedero de nuestros recursos” (John Randolph)

Causas de la pérdida de tiempo en la finalización de proyectos.

1. Falta de enfoque. 

No hay contexto para los equipos porque tienen que usar diferentes herramientas para administrar su Service Desk y sus proyectos. En este contexto, la frase que alude a que “el que mucho abarca poco aprieta” es una realidad para la gestión de proyectos que se realiza utilizando diferentes herramientas indistintamente sin conocer bien a ninguna.

En consecuencia, el enfoque del proyecto se distorsiona y pierde fundamento, estructura o solidez cuando la guía no es la adecuada. Al carecer de un enfoque realista que encamine la dirección del proyecto hasta su finalización exitosa, puede ocasionar, naturalmente, pérdida de tiempo. 

2. Herramientas incompetentes o la ausencia de ellas.

Un error muy común que podría explicar la pérdida de tiempo es tener malos procesos que estarían obstaculizando el cumplimiento de los plazos. Dentro de estos malos procesos, podemos destacar la ausencia de herramientas digitales de gestión que faciliten la ejecución de aquellos procesos y tareas que se hacen generalmente de forma manual pero que podrían automatizarse y ahorrar mucho tiempo. 

Asimismo, puede suceder que sí se cuente con herramientas de gestión, pero estas sean tan complejas que dificulten la realización de las tareas en lugar de facilitarlas. Por consiguiente, con o sin herramienta digital sigues sufriendo la pérdida de tiempo en la finalización de proyectos.

En este sentido, la mayoría de las veces, las herramientas inflexibles son las culpables cuando los proyectos se retrasan. La gestión de proyectos debe ser flexible para permitirle gestionar diferentes tipos de proyectos con diversas complejidades.

3. Falta de visibilidad. 

Cuando se trata de proyectos complejos, a menudo resulta muy difícil conocer el estado y el progreso general actual. Por eso es necesario que haya un responsable de cada etapa del proyecto, a fin de que puedan supervisar, controlar y monitorizar el avance del mismo, sobre todo en los proyectos de larga duración, porque son los que más desviaciones pueden presentar. 

Implementando una herramienta de gestión que sea flexible e intuitiva podrás, además, optimizar la visibilidad del proyecto durante todo el trayecto y anticipar, con datos brindados por la herramienta, los posibles riesgos, desviaciones y errores que podrían generar una pérdida de tiempo en la finalización del proyecto.

4. Gestores de proyectos poco formados o sin experiencia.

Otra de las causas de la pérdida de tiempo en la finalización de proyectos es no reunir al equipo de gestores suficientemente capacitado o con experiencia para ejecutar cada etapa de un proyecto. Si tienes colaboradores que no están entrenados adecuadamente en la gestión de proyectos, es muy difícil que cualquier herramienta de gestión, por más intuitiva que sea, los ayude a superar o reducir sus limitaciones operativas. 

En toda gestión de proyectos, antes de implementar cualquier herramienta, debes asegurarte de reunir un equipo capacitado o entrenarlo lo suficiente para que esté a ese nivel. De esa forma, aprender a utilizar la herramienta será simplemente un trámite para ellos y podrán sacarle el máximo provecho para que la pérdida de tiempo ya deje de ser un problema.

¿Qué beneficios te provee implementar la herramienta de gestión adecuada para evitar la pérdida de tiempo?

Afortunadamente, la pérdida de tiempo en la finalización de proyectos es un problema que puede resolverse implementando una herramienta de gestión de proyectos. Tanto si no puedes cumplir con los plazos como si lo consigues a regañadientes, incorporar este tipo de herramienta te ayudará a hacer más eficientes y rápidos tus proyectos.

Una herramienta adecuada de gestión de proyectos debe permitirte administrar todas las operaciones de tu mesa de servicio y proyectos. Los equipos integrados de gestión de proyectos y de TI de ITSM pueden obtener visibilidad de todas las iniciativas de TI clave en un solo lugar, desde la implementación de cambios periódicos hasta proyectos complejos de desarrollo de aplicaciones.

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Entre los principales beneficios que te aporta una herramienta de gestión podemos destacar los siguientes.

• Flexibilidad para ejecutar proyectos utilizando cualquier metodología:

Los modos en cascada, ágiles e híbridos integrados garantizan que los equipos nunca se sientan atrapados en un solo proceso, sino que estén optimizados para satisfacer las necesidades de cada proyecto y evitar así la pérdida de tiempo.

• Vistas modernas para planificar y ejecutar mejor los proyectos.

No existe un enfoque único para la gestión de proyectos. Todos somos diferentes y todos en el equipo harán las cosas de manera un poco diferente. Los miembros del equipo pueden visualizar, dividir y segmentar el mismo conjunto de tareas en una línea de tiempo (diagrama de Gantt), lista de tareas o vistas de grupo.

• Información e informes procesables 

Obtén una vista consolidada de los proyectos en todos los equipos con análisis de proyectos. Personaliza y crea informes con un esfuerzo mínimo. 

• Gestión de proyectos para no agentes

Muchas veces, los proyectos incluyen tareas que involucran a partes interesadas que no son de TI (finanzas, aprobadores o partes interesadas del negocio). Las nuevas herramientas de gestión de proyectos vienen con licencias únicamente para los miembros del equipo que son principalmente y no parte de la mesa de servicio. 

Para que la pérdida de tiempo no siga siendo un problema para finalizar tus proyectos, elige a tu equipo especialista en gestión, trabaja en un enfoque factible e implementa una herramienta que te ayude a concretarlo en el plazo acordado en el cronograma de gestión.