Monday.com: todo lo que necesitás saber antes de contratar

Si estás leyendo este artículo, posiblemente ya hayas revisado las principales funcionalidades de la herramienta, y estás seguro (o casi seguro) de que se adapta al trabajo que vos y tu equipo de trabajo tienen que desarrollar.
Si te quedan algunas dudas antes de dar el último paso: todo lo que tenés que saber, leelo acá.

<<< ¿Cómo crear tareas recurrentes en Monday.com? >>>

Alcance de la herramienta

La plataforma está pensada desde una mirada corporativa, esto quiere decir que los distintos tipos de tableros, carpetas y permisos (por usuario, por tableros y hasta por columna) permiten que puedan convivir no solo miembros con distintos niveles de decisión, sino también de diferentes áreas, sin ningún problema. 

Dado que la herramienta está diseñada para gestionar procesos, que pueden atravesar la organización transversalmente o bien ser parte de una misma área; pueden existir espacios de trabajo para equipos reducidos o grandes tableros colaborativos donde trabajen equipos multidisciplinarios en actividades o proyectos en común.

En este sentido, los planes corporativos tienen algunas funcionalidades que permiten una mejor gestión de la estructura de trabajo, posibilitando (si así se desea) que determinadas personas de la organización definan las bases de trabajo, mientras que el resto de los usuarios se desenvuelven dentro de la misma.

Facturación, métodos de pago, y beneficios corporativos

En primer lugar, la herramienta puede suscribirse por períodos mensuales o anuales; en este caso el pago completo se realiza al momento de la suscripción, aunque a un precio bastante menor al mensual (18% menos).
Dado que monday.com Ltd es una empresa israelí, la factura que tu empresa recibirá es de tipo internacional, y dependerá de la legislación del país donde te encuentres si existe algún tipo de impuesto asociado a la compra, aunque esto no suele ser lo habitual.

En cuanto a métodos de pago, podrás optar por hacerlo vía tarjeta de crédito, PayPal o también transferencia bancaria cuando el monto a contratar supere los U$s 2500. En este último caso, antes de realizar la transferencia deberás ponerte en contacto con un representante que emita la orden de pagos, para que puedas firmarla antes de transferir el dinero. 
Finalmente, es factible gestionar algunos beneficios corporativos (horas de capacitación, funcionalidades, precios especiales, entre otros), pero esto suele depender de las necesidades puntuales de la empresa por un lado, y de la licencia a contratar.

Seguridad de la herramienta

Primero lo primero: la totalidad de las cuentas creadas en monday.com, incluso las que se encuentran bajo el período de prueba gratuita, se almacenan en Amazon Web Services (AWS), una de las plataformas más seguras para la gestión de archivos.
Dicho esto, monday.com certifica sus niveles de seguridad de acuerdo a los protocolos internacionales y las mejores prácticas de la industria para la protección de datos informáticos (ISO/IEC 27001 e ISO/IEC 27018), además de certificar que cumple con la Ley de protección de Datos Personales de la UE (GDPR).

Por último, la compañía ha tercerizado los controles de seguridad informática a la consultora internacional Ernst & Young, recibiendo el certificado de seguridad SOC2 Tipo II.

Seguridad en el acceso

De acuerdo al plan que contrates, podrás escoger mayores niveles de seguridad respecto de las credenciales de acceso que podrán ser requeridas a los usuarios para poder iniciar sesión en la cuenta.
En todos los casos, podrás optar por un acceso en dos pasos (se necesita tener  la contraseña y un código de verificación enviado al móvil cada vez que se desea acceder a la cuenta), mientras que en planes más avanzados podrás incorporar el registro a través de tu cuenta de Google.
Finalmente, la licencia corporativa te permite vincularte con tus sistemas de inicio único corporativo como One Login, Okta, o SAML personalizado.

Capacitación

La herramienta incluye horas de capacitación y asistencia dedicada al cliente, para cuentas corporativas de 25 o más personas, incluidas dentro del precio de la licencia.
Sin embargo, un asesor corporativo de la herramienta puede ofrecerte algunos paquetes de capacitación preferenciales si estás buscando una licencia de 50 personas o más, cualquiera sea
el plan a contratar.
El foco aquí es lograr una adopción exitosa de la plataforma por parte de los usuarios, y para ello, los primeros pasos es mejor darlos acompañado.

Soporte

Para inquietudes de funcionamiento, desarrollo o incluso para resolver algún proceso que te pueda estar dando algunos dolores de cabeza (por ejemplo, puede que necesites ayuda para configurar dependencias en Monday.com, y el equipo estará feliz de apoyarte), podrás contar con un equipo de Soporte  de diferentes regiones del mundo, que aseguran cobertura 24/7 durante todo el año.
En general podés contactar al equipo vía correo electrónico, pero si fuese necesario, podrás coordinar un grado de asesoría aún más personalizada y detallada.

<<< Cómo configurar dependencias en Monday.com >>>

Onboarding

Si lo que tu equipo necesita es una implementación mucho más acelerada, y exactamente a la medida de tus procesos, lo ideal es ponerse en contacto con un partner (socio estratégico) de la herramienta que provea de este servicio.
Estos proyectos no están incluidos en ninguna licencia de la plataforma, pero suelen ser la mejor opción cuando el tiempo es un factor decisivo y es un must contar con una estructura de trabajo y un equipo capacitado cuanto antes para comenzar a trabajar en monday.com.

Nuevas features y lanzamientos

¿Crees que aún hay algo que la herramienta puede estar necesitando para un fit perfecto con las necesidades de tu equipo? 

Bueno, es muy factible que si es así, se encuentre en desarrollo.

Dado que monday.com promueve una cultura de la transparencia corporativa, podrás acceder al roadmap (hoja de ruta de desarrollo) del software para los próximos cuatrimestres, para poder
conocer con meses de anticipación en qué está trabajando el equipo de desarrollo de monday.com.
Como parte del proceso de crecimiento, cuando el equipo de Servicio detecta que una necesidad se vuelve recurrente en los usuarios, suele incorporarse como parte de la hoja de ruta, y podrás verla entonces dentro del roadmap y monitorear en qué estado se encuentra.

Integración con otros softwares

Monday.com es genial pero no lo resuelve absolutamente todo, lo entendemos.

Si necesitás integrar monday con algunas de las herramientas organizacionales más comunes (como Gmail, Outlook, GitHub, Slack, Trello, Mail chimp, entre otras) muchas de esas se encuentran ya desarrolladas como integraciones nativas: solo deberás permitirles a ambas herramientas compartirse datos, y ¡voilá! tus datos y acciones estarán sincronizadas.

En caso de que estés buscando integrar una herramienta no contemplada todavía, o alguna contemplada pero con otra funcionalidad no planeada, podrás hacerlo vía API dado que monday.com tiene una biblioteca de API pública que podrás consultar y conectar tus otros sistemas basados en la nube.

Ah, y si necesitás ayuda para realizar estas integraciones, bueno, también hay partners que pueden ayudarte a lograr exactamente el resultado a la medida que estás buscando.


Ahora que has leído todo esta información, ¿hay algo más en lo que podamos ayudarte?