Proceso de picking: Principales problemas

En logística, el proceso de picking se encarga de recoger unidades o conjuntos empaquetados de una unidad de empaquetado superior que contiene más unidades de las extraídas. Puede hablarse de un picking de unidades cuando se extraen productos unitarios en una caja o un picking de cajas cuando se recogen cajas de un contenedor llamado packing.  

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El proceso de picking es una operación de suma importancia en la preparación de pedidos en los almacenes, que afecta en gran medida a la productividad de toda la cadena logística, ya que en muchos casos representa el gran cuello de botella de la misma. Asimismo, se ocupa del servicio al cliente y representa más del 60% del costo total de un almacén. 

Mediante el proceso de picking, los productos se separan, se revisan, se embalan y se envían. Cualquier error a lo largo de este proceso puede ocasionar, no solo el retraso en la entrega, sino el envío de productos equivocados, lo cual va a propiciar una posible pérdida de confianza del cliente en detrimento de la empresa. 

Para evitar que tu empresa incurra en este tipo de fallos en el proceso de picking, en este artículo identificamos los principales problemas que se manifiestan frecuentemente y que tienen fácil solución. Solo es cuestión de atender a las necesidades de cada etapa del proceso. 

1. No se encuentran las unidades correctas en donde deberían estar.

Este error frecuente implica que una unidad de productos se encuentra fuera de su lugar de almacén, lo cual obliga al encargado de esta actividad perder el tiempo buscando el faltante para reubicarlo en su lugar de origen. Pero además, tendrá que averiguar la causa de su extravío. 

Este error provoca un retraso en el cumplimiento del pedido y también de los posteriores, haciendo que este proceso se vuelva ineficiente, eterno e improductivo. Para resolver este problema, contrata un software de gestión en logística de almacenes que te permita tener un control y registro de todas las unidades almacenadas en el almacén y poder detectar cuando alguna unidad no está en su sitio. 

La herramienta de gestión asegura la correcta ejecución del proceso actualizando la posición del producto en el stock. En caso de que el almacenista coloca uno de los productos en un lugar diferente al sugerido por el software, este automáticamente enviará una notificación.  

2. Errores en la clasificación de las unidades.

Los errores en el momento de la separación o clasificación de las unidades pueden generar diversas consecuencias. La primera consecuencia es que un fallo de esta naturaleza se advierte en el momento del envío y obliga a solicitar nuevamente la recogida del pedido. Esto va a ocasionar una pérdida de tiempo y de mano de obra. 

La segunda consecuencia es que, de no advertirse el fallo, se enviará el producto equivocado y esto traerá consigo pérdidas financieras considerables y, lo que no es poco, la insatisfacción de los clientes por no recibir el pedido en el tiempo correspondiente. 

Para calcular el costo de estos errores, puedes emplear como medida de mercado la aplicación de un cálculo simple: multiplica el número de ocurrencias por semana por el costo de cada una. De esta forma, se puede identificar el costo de las pérdidas en función de este tiempo desperdiciado. 

La mejor forma de evitar que se manifieste este problema es registrar todos los movimientos del proceso de picking en el almacén. Una herramienta de gestión también te ayudará a monitorear cada una de las etapas del proceso para no perder de vista ninguno de los productos y evitar la separación de productos equivocados.

3. Proceso de picking realizado de forma manual. 

Una de las tareas más tediosas del mundo es hacer el proceso de picking de forma manual, es decir, anotando en listas de papel para poder localizar las unidades en el stock. Imagina el tiempo innecesario que pierden tus colaboradores haciendo esta carga de datos manual y repetitiva, y las altas probabilidades de error humano que generan. 

La solución más práctica es eliminar el papel del proceso de picking y automatizar el proceso a través de una herramienta digital para efectuar esta separación de pedidos. Gracias a la tecnología, el operario podrá ser guiado por la aplicación y evitar que la recolección de unidades sea deficiente o equivocada. 

Además, el mismo sistema notificará el fin del proceso en el momento exacto, lo cual impedirá que se generen nuevos retrasos. 

4. No existe orden de prioridad en los pedidos.

Cuando los pedidos no se priorizan en relación con el modelo de tu negocio, se corre el riesgo de retrasar los pedidos que merecían toda la atención para ser enviados lo antes posible. Esto pondrá en peligro el vínculo entre la empresa y los clientes. 

Para resolver este problema, debes utilizar un método para clasificar los pedidos estableciendo parámetros en el sistema de gestión de almacén, en donde tengas en cuenta los horarios del transportista, la urgencia de los pedidos y la ruta de entrega. 

A partir de allí, el sistema define qué órdenes deben ser separadas en conjunto o de forma individual y, finalmente, incluir indicadores para controlar el trayecto del proceso.

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5. Mano de obra excesiva en el almacén. 

El exceso de mano de obra en el almacén puede generar varios dolores de cabeza. Por ejemplo, tener un layout inadecuado. Si el diseño de planta no es el adecuado o se ha hecho un deficiente uso de los espacios, habrá un mayor esfuerzo para separar la mercancía. Sin una distribución estratégica del almacén, tendrás más gastos de mantenimiento y personal para separar los pedidos.

Por otro lado, no contar con una herramienta de gestión de almacenes que gestione los procesos y las tareas del almacén, el trabajo de los operarios pierde efectividad y eficiencia, por lo cual todas las decisiones recaen sobre los supervisores y esto puede traer aparejado errores en la disposición de los elementos del almacén, haciendo el proceso de picking más accidentado.

La forma más eficaz de aumentar la productividad de la recolección de pedidos es implementando soluciones tecnológicas para automatizar procesos en el almacén, siempre y cuando se haya realizado previamente una revisión de procesos. 

La automatización evitará los esfuerzos del trabajo manual aportando mayor eficiencia y productividad, ahorrará mano de obra y personal para atender el mismo volumen de pedidos y brindará una lectura global de las necesidades del almacén que permitirá tomar decisiones funcionales, destinadas a optimizar los procesos de tu empresa. 

6. Falta de organización del almacén.

Un almacén que tiene una sola posición de picking puede generar todo tipo de problemas de organización en el almacén porque obliga al personal a situar el resto de los pedidos en los lugares vacíos. Estas acciones, a la vez, impelen a los trabajadores a memorizar los espacios ocupados por sus mercancías porque alguien podría cambiarlos de lugar y no enterarse.

Una herramienta de gestión de almacenes puede ayudarte a optimizar la organización y aprovechar mejor el espacio de tu almacén sugiriendo espacios de ubicación estratégicos, direccionando todas las posiciones según su tasa de rotación. 

7. Imposibilidad de rastrear al responsable del proceso de picking.

Cuando se desconoce lo que se hace en la operación, no es posible medir la eficiencia y progreso del proceso de picking, por este motivo, es necesario efectuar un seguimiento por medio del sistema de gestión de almacenes para conocer todo acerca de la preparación de pedidos, si se entrega en el tiempo establecido, si llega en buenas condiciones, etc. 

Un gestor de almacenes te permite generar indicadores que aporten visibilidad en tiempo real de los movimientos, a fin de poder corregir las desviaciones comunes surgidas durante el proceso de picking. 

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En conclusión, si bien es difícil controlar el proceso de picking y que sea siempre eficiente, implementando una herramienta de gestión de almacenes permite reducir muchos de los problemas enumerados, lo cual es una enorme ventaja estratégica y competitiva para mejorar los procesos de entrega del producto.