El rol de los procesos en el área logística

La gestión por procesos está cambiando la manera en que las empresas trabajan y definen sus objetivos, puesto que brindan mayor visibilidad a las tareas y actividades de los procesos empresariales en todas las áreas. Esto significa que trabajar por procesos permite medir la productividad de los colaboradores, los resultados de cada actividad y las posibles dificultades susceptibles de ser resueltas en una mejora continua e integral.

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Desde esta perspectiva, son los procesos logísticos el tema que nos convoca en este artículo, al cual iremos desglosando de a poco a fin de que comprendamos qué rol juegan los procesos en el área logística, sobre todo en esta época de pandemia en que las empresas tuvieron que adaptar sus procesos a la nueva normalidad. 

¿Cuál es el rol de los procesos en el área logística?

Los procesos son conjuntos de secuencias ordenadas para cumplir determinados objetivos. Permite organizar mejor el trabajo de las personas que integran una empresa, optimizando el tiempo que utilizan en realizar sus tareas para lograr los mismos o mejores resultados en menos tiempo. 

Un proceso será eficiente y efectivo en la medida en que pueda dar solución a las necesidades y problemas habituales de las empresas sin que se produzcan zonas críticas como cuellos de botella, silos de información, costos ocultos, entre otros problemas derivados de una mala gestión de los procesos o de tener procesos no formalizados. 

En el área logística, se incluye una gran diversidad de procesos alrededor de la cadena de suministro, desde la adquisición de las materias primas de parte de los proveedores, pasando por el proceso de producción propiamente dicho hasta culminar con la última milla de la distribución y entrega de los productos. 

En este sentido, el área de logística comprende una síntesis de procesos y macroprocesos. La cadena de suministro es un macroproceso en sí misma, ya que integra la logística de entrada, la logística de almacenamiento (el almacén de stock) y la logística de salida. 

Muchos de los procesos logísticos a partir de la pandemia se volcaron hacia la parte digital, por lo que a la cadena de suministro no le complació tanto esta nueva tendencia donde muchos negocios que estaban vendiendo sus productos en tiendas físicas hace más de dos años ahora ya no lo están pudiendo hacer. 

La estructura de la logística tradicional tuvo que adaptarse a la nueva necesidad de vender todo de manera online. Con el transporte ocurrió algo similar, tanto en el sector aéreo como el marítimo se vieron perjudicados por el cierre de fronteras para el turismo. Asimismo, el comercio exterior se interrumpió y las naciones tuvieron que conformarse con el comercio local. 

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Beneficios de trabajar por procesos en el área logística

Aún en tiempos de pandemia, existen diversos beneficios cuando se trabaja por procesos en el área logística, relacionados con la organización y gestión del tiempo, puesto que el avance se compone de distintas etapas medibles para asegurar que se cumple con los objetivos del proceso. 

Si bien hoy en día estos procesos logísticos sufrieron las variaciones que mencionamos anteriormente, más que nunca es menester que estén formalizados. A continuación, mencionamos los principales beneficios.

1. Estructura mejor las actividades y tareas de producción. 

Trabajar por procesos formalizados en el área logística ayuda a organizar y planificar más adecuadamente las actividades y tareas, reduciendo el margen de error mediante indicadores en tiempo real que generen alertas de que alguna tarea podría estar suscitando una dificultad durante el proceso. 

Evita el esfuerzo y el tiempo extra y no permite que se salteen pasos o se dupliquen las tareas. Además del proceso formalizado, incorporar una herramienta para la gestión logística puede ayudar en procesos tan abrumadores como la gestión de inventario.

2. Segmenta responsabilidades y roles. 

La gestión por procesos en el área logística ayuda a delimitar funciones, roles y jerarquías, de modo tal que sea más sencillo para los trabajadores saber las responsabilidades que le conciernen a cada uno y a los ejecutivos y supervisores les permite poder delegar evitando las fricciones con sus colegas por sobrecarga de tareas. 

3. Optimiza el rendimiento de toda la cadena de suministro.

La gestión por procesos en el área logística permiten la mejora en el funcionamiento de la cadena de suministro desde el ingreso de las materias primas hasta que el producto, una vez fabricado, es despachado para ser distribuido a los clientes. 

Cuando se trabaja por procesos formalizados en logística, es más factible lograr un trabajo eficiente en cada proceso. Así se evitan las demoras y posibles contratiempos con el envío de productos, teniendo en cuenta que ahora estos se envían a donde el cliente disponga y no únicamente son despachados desde la tienda física.  

4. Mejora la planificación de la demanda.

Cuando se trabaja por procesos en el área logística de la manera adecuada, la planificación de la demanda también mejora. Además, entender esto es importante porque la planificación de la demanda o “demand planning'' es lo que hace funcionar a toda la cadena de suministro a través de la estimación de las ventas, a fin de organizar los procesos de producción, las operativas del depósito y los presupuestos.

No solo desde el área logística y operaciones deben trabajar en las estimaciones, sino todas en su conjunto. De este modo, podrán establecer políticas de acción y estrategias comerciales. En el almacén, la planificación de la demanda ayuda a determinar la cantidad de producto que hay que almacenar, el espacio requerido para contener cada artículo y el número de operarios y turnos que se necesitan,

También colabora con el stock de seguridad para evitar las interrupciones del servicio. Por otro lado, la planificación de la demanda incluye el compromiso de los proveedores para entregar las materias primas a tiempo, según las necesidades de la demanda y los tiempos de fabricación.

5. Otorga mayor trazabilidad del producto.

Como referimos en varios artículos, la trazabilidad es la cualidad de poder brindar seguimiento de los productos a lo largo de la cadena de suministro. Cuando se trabaja por procesos formalizados, la trazabilidad es mayor, por lo que es más probable que el producto llegue en óptimas condiciones a los clientes, lo que garantiza menos quejas y reclamos por parte de estos. 

En tiempos de pandemia, la trazabilidad es sumamente importante, ya que el recorrido del producto es más largo para llegar directamente al cliente y debe conservarse intacto. Si esto no ocurre y el cliente recibe un producto con fallas o dañado, los reclamos no se harán esperar y la entrega del producto acumulará costos ocultos y clientes insatisfechos.

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En pocas palabras, los procesos en el área logística juegan un papel fundamental porque la cadena de suministro simplemente no podría funcionar sin procesos logísticos de entrada, de almacenamiento y de salida. Asimismo, los procesos deben estar formalizados para que además de hacer funcionar a la cadena de suministro esta sea eficiente, evitando retrasos y errores que perjudiquen a la empresa pero sobre todo a los clientes.