Administración de almacenes: ¿Cómo resolver problemas de inventario?

Durante la operación logística, cualquier empresa que guarda sus productos en un almacén necesita algún tipo de estrategia de gestión de inventario. Sin una estrategia adecuada, es probable que pierda tiempo, tenga costos ocultos y, en última instancia, cometa errores y reciba quejas de los clientes. Una eficiente administración de almacenes puede representar un factor importante para atraer más clientes a tu producto, porque te permitirá resolver los típicos problemas de inventario con éxito. 

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La gestión de almacenes hoy en día es fundamental para brindar un servicio de entrega al cliente positivo y el punto de partida para garantizar la fidelización. El problema es que muchas empresas aún no le dan la debida importancia y continúan operando de la misma forma, pese a las fallas, porque lo que ocurre en el almacén no es visible para los clientes. Sin embargo, aunque no sea visible, cualquier problema que tenga su origen en el depósito se manifestará de una determinada manera en algún punto de la cadena de suministro. 

Para mejorar la gestión de tu almacén de forma definitiva, en este artículo, descubrirás cómo resolver los típicos problemas de inventario para garantizar una mejor disponibilidad de productos, servicio al cliente y eficiencia en todos los ámbitos.

Cerrar las puertas del almacén cuando sea necesario

El principal problema de la gestión de almacenes es que sus puertas estén siempre abiertas para cualquier persona. Si cualquier operario puede atravesar el almacén e introducir cambios sin la trazabilidad de conocer quién hizo tal cosa, la gestión será deficiente y las acciones futuras serán inciertas. Entonces, el primer paso para resolver los problemas de inventario que trae aparejado la falta de visibilidad de los procesos y la falta de trazabilidad de los productos es cerrar la puerta del almacén y que un responsable dé autorización de acceso solo cuando la ocasión lo requiera.

Una vez resuelta esta cuestión, se puede ir pensando en implementar una herramienta tecnológica que cuente con código de barras, código QR y que permita realizar los ingresos así como los egresos. Esta acción te ayudará a conocer si el ingreso se hace previo al control de calidad o posteriormente. Hay gente que ingresa material, lo coloca en la góndola y cuando lo va a utilizar lo controla.

El problema de esto es que si al recibirlo llega a estar roto, no hay forma de reclamarlo debido a la falta de causas comprobables. En este sentido, es importante saber que cuando llega el material se le debe efectuar un control de calidad a través de algún proceso estadístico y recién ahí se lo puede incorporar al almacén. Luego de este paso, llega un responsable del almacén y lo envía para producción. 

En la mayoría de las pequeñas empresas o pymes familiares esto no funciona así, ya que cualquier persona ingresa al almacén y nadie se percata si hay una existencia de menos o de más. Para evitar estos imprevistos, el perfil del responsable del almacén debe ser el de una persona muy metódica porque el almacén es considerado como el banco de la empresa, por lo que su ojo está puesto allí donde se almacena la producción que traerá ganancias. 

Si el responsable del almacén no se preocupa por mantener el portón cerrado para evitar que entre alguien no calificado o autorizado, todo lo que ingresa o sale del almacén perderá supervisión.

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Medidas prácticas para resolver los problemas de inventario 

A continuación, seleccionamos una serie de medidas para solucionar los problemas de inventario más comunes y volver tu almacén más eficiente.

1. Determinar las áreas problemáticas.

Antes de comenzar a buscar posibles soluciones, debes tener una comprensión completa de cuáles son tus problemas de inventario únicos. Comienza con la idea de que cada aspecto de tu sistema de inventario y estrategia de cumplimiento es un problema. Busca eliminar los sistemas que tienen una razón financiera viable y trabaja desde allí. 

Enumera todas las categorías de tus problemas de inventario que significan grandes pérdidas, incluido el material obsoleto, el exceso de existencias y el material defectuoso. Una vez que encuentres áreas problemáticas, asegúrate de establecer las acciones correctivas pertinentes. 

2. Invertir en un equipo más grande.

Si tu negocio está creciendo y todavía intentas hacer que funcione con poco personal, puede ser el momento de invertir en una fuerza laboral más grande. Cuanto más apurados y sobrecargados de trabajo estén tus colaboradores, es más probable que cometan errores y sean menos eficientes. Para satisfacer la demanda y asegurarte de que tus colaboradores trabajen lo mejor posible, debes considerar contratar a más trabajadores. Esto incluye nombrar a un responsable de almacén que vigile el movimiento de este.

Otra opción es asociarse con un proveedor de logística externo (3PL) que ya cuenta con el personal de almacén, la tecnología y los sistemas para ayudar a que tu negocio prospere.

3. Invertir en software.

Otra alternativa a la contratación de más trabajadores es elegir un software que pueda hacerse cargo de algunos de los procesos manuales que se ejecutan. Algunos programas pueden ayudarte a crear un flujo de inventario más automatizado y aumentar la eficiencia. Una opción es un sistema de gestión de inventario (IMS) que recopila datos de ventas y recuentos de inventario. 

4. Evitar las existencias muertas.

Las existencias muertas incluyen artículos que ya no se pueden comercializar, productos que están fuera de temporada y estilo, y que son irrelevantes. Mejorar la gestión de tu inventario te ayudará a crear procesos para evitar el stock muerto y encontrar soluciones sobre cómo deshacerte de él para poder aprovechar al máximo el espacio de tu almacén y conocer hasta el último detalle de lo que contiene.

5. Ahorrar dinero en almacenamiento.

Para muchas empresas, el almacenamiento es un costo variable que cambia según la cantidad de productos almacenados. Alojar demasiados productos a la vez o descubrir que tienes varios productos que no se venden bien significa que estás pagando más de lo que necesitas por tu almacenamiento. Evitar esto puede ayudarte a ahorrar dinero e invertirlo en otras áreas importantes.

6. Realizar una auditoría regular.

Puedes obtener una mejor idea del stock que tienes y qué tan bien se venden ciertos productos al realizar auditorías periódicas. Al confiar en tu software y los informes de tu almacén, puedes realizar predicciones exactas para mejorar tus operaciones día a día. Identificamos 3 métodos:

• Inventario Físico: puedes contar físicamente todo tu inventario a la vez al final del año o cada seis meses. Esta es una buena práctica para la contabilidad y la declaración de impuestos sobre la renta, y te brinda un número exacto de lo que hay en tu almacén. Sin embargo, puede ser extremadamente tedioso si tienes almacenes grandes o múltiples.
• Verificación al contado: este método es un poco más efectivo en el tiempo. Se elige un producto, se contabiliza y compara con lo que se ve en el software en línea. Los productos problemáticos o de movimiento rápido suelen ser prioritarios con esta opción.
• Conteo de ciclos: otra forma de auditar es hacer un conteo de ciclos. En lugar de contar todo tu inventario al final del año, lo distribuye a lo largo del año. Cada día, semana o mes, verifica un producto diferente en un horario rotativo.

7. Utilizar la automatización.

Si no has agregado esto a tu cadena de suministro, es posible que en algún momento tu empresa lo necesite. Deberías considerar invertir en un sistema de inventario automatizado de calidad para eliminar los tediosos procesos manuales y aumentar la eficiencia en tus procesos de gestión de inventario. 

Hay algunas opciones que puedes considerar, incluida una solución ERP o un sistema de gestión de almacenes (WMS). Estos sistemas brindan visibilidad de tu inventario en cada etapa a medida que avanza a lo largo de la cadena de suministro. Con la tecnología de código de barras, puedes obtener datos en tiempo real sobre cada producto en tu almacén, para tomar decisiones informadas sobre lo que tienes en stock, cuándo necesitas reabastecer y cuándo dejar de pedir un artículo obsoleto.

8. Asóciate con un proveedor de logística externo.

Tu negocio puede tener mucho más éxito si tiene una solución efectiva de gestión de inventario. Incluso si es una empresa nueva y quieres concentrarte en tus ventas y marketing, la gestión de inventario debe ser eficiente para garantizar que se entregue lo que tus clientes esperan. Al asociarte con un proveedor de logística externo, puedes obtener acceso a un sólido software de gestión de inventario y almacén. Estas herramientas te permitirán administrar tu inventario, enviar tus productos a tiempo y mantener felices a tus clientes.

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Para concluir, los problemas de inventario, si no se resuelven pueden significar un obstáculo en el funcionamiento de la cadena de suministro a largo plazo. Sin contar con el hecho de que los clientes no dudarán en reclamar si recibe algún producto dañado o si el envío llega con retraso. 

Detectar en primera instancia que una de las principales causas de estos problemas es un almacén sin seguimiento puede ayudarte a tomar mejores decisiones en el futuro, como por ejemplo nombrar a un responsable de almacén para que controle lo que ingresa y lo que sale. A partir de este primer paso, ya puedes pensar en una herramienta ERP o de gestión de inventario para resolver esos problemas y hacer más eficiente los procesos en tu almacén.