Equipo de data governance: Principales roles y funciones

Un data governance exitoso es un esfuerzo de colaboración entre varios roles dentro de una organización. A menudo, muchas empresas cometen el error de entregar todas las responsabilidades de la gobernanza de datos al equipo de IT, cuando en realidad no forma parte del departamento de IT. Es cierto que el equipo de IT debe participar, pero simplemente no puede administrar la tarea de data governance sin la perspectiva de los propietarios de los datos de otras funciones comerciales y los administradores de datos que se encargan de trabajar con diferentes conjuntos de datos.

<<<Principales problemas de los departamentos de IT>>>

Para obtener la aceptación de toda la organización, es importante asignar funciones y responsabilidades antes de trabajar en los procesos. Los equipos de data governance que se forman están estructurados para conseguir un alto nivel de calidad de los datos y gestionar su uso de forma segura y ética. Estos equipos de data governance se utilizan para asegurar el cumplimiento de los requisitos de la empresa, de manera que los datos estén seguros y a disposición de los profesionales adecuados.

Un equipo de data governance se justifica en la mayoría de las estructuras organizacionales y, generalmente, tienen la misión de ayudar a las empresas a administrar los datos con eficiencia y seguridad. En este artículo, te contamos cómo están conformados los roles y responsabilidades de un equipo de data governance y cuál es su importancia dentro de la organización.

Principales roles y responsabilidades de un equipo de data governance

El equipo de data governance está integrado por personas de diferentes niveles, que conforman un equipo más grande con distintas funciones. Trabajan juntos para crear una pirámide de datos. Es importante destacar que el equipo de data governance no es parte del departamento IT. Su objetivo es el de ayudar a referenciar los datos a nivel empresarial, no a administrar los sistemas informáticos. De esta forma, el equipo de data governance trabaja en estrecha colaboración con el departamento IT para garantizar unos datos de calidad y de seguridad.

El tamaño óptimo de un equipo de data governance depende del tamaño y complejidad de la organización en cuestión. En general, es necesario contar con un número suficiente de profesionales para que cada uno pueda realizar su trabajo con eficiencia. Por ejemplo, un equipo pequeño podría consistir en un administrador de datos, un gerente de áreas temáticas y el presidente de data governance. Mientras que un equipo grande podría necesitar, además de estas profesiones, un experto en ciberseguridad, un experto en iniciativas, un experto en almacenamiento de datos y un técnico en gestión de datos.

A continuación, veamos cuáles son esos roles específicos.

1. Administradores de datos (Nivel operativo).

Pueden ser gerentes o contribuyentes individuales. Desempeñan un papel sumamente importante en la elaboración de la estrategia de gobierno de datos, ya que utilizan los datos y definiciones para su unidad de negocio. Los datos que se registren se van a transmitir a los equipos para comprender mejor qué procesos deben modificarse y cuáles implementarse. 

Los administradores de datos son responsables de las diversas etapas de la vida de los datos, desde la creación hasta el archivo y la eliminación de los datos. Se ocupa de definir el lineamiento de los datos para sus respectivas funciones comerciales. Esto incluirá pautas de uso de datos, seguridad y gestión de datos. Asimismo, supervisa la calidad de los datos creados en su función comercial. Está habilitado para comprender y definir el acceso para la visualización, edición y eliminación de datos dentro del equipo, a la vez que puede capacitar a los miembros del equipo sobre las definiciones de datos, procesos y controles de calidad.

2. Gerentes de áreas temáticas específicas (Nivel táctico).

Los gerentes de áreas temáticas específicas son responsables de los datos de un dominio en particular. Aunque el administrador de datos puede pertenecer a una unidad comercial, su responsabilidad como comercial debe ampararse en la calidad de los datos presentados por su unidad comercial en relación con la organización en su totalidad y todas las funciones comerciales restantes. 

Al mismo tiempo, el DDS es un intermediario entre el nivel estratégico y el nivel táctico para plantear problemas e inquietudes, definirá y documentará las reglas para los datos en su dominio y va a asegurarse de que esto se comunique. Puede organizar reuniones periódicas con los coordinadores de administradores de datos y el equipo operativo para analizar y documentar los desafíos relacionados con las unidades de negocio.

<<<¿Cuándo se vuelve crucial la gobernanza de datos?>>>

3. Coordinadores de administradores de datos (Nivel táctico).

Actúan como mensajeros y coordinan entre el nivel táctico y el nivel operativo. Son responsables de comunicar las reglas y regulaciones según el dominio de datos a los administradores de datos por unidad de negocio. Sirven de enlace entre los administradores operativos y los administradores de dominio de datos con el fin de registrar y documentar desafíos y resoluciones. 

Por otro lado, este rol necesita identificar a las personas que podrían ocupar el cargo de administrador de datos a nivel operativo para la unidad de negocio y también requiere adquirir una comprensión definida de los datos en cada etapa de su unidad de negocios.

4. Consejo de gobierno de datos (nivel estratégico).

El consejo de gobierno de datos está conformado por personas de la alta dirección de todas las unidades de negocio y miembros del equipo de IT. Los administradores de datos operativos transmiten sus observaciones y desafíos a los coordinadores y administradores de datos. Los administradores de dominio de datos y los coordinadores de administradores de datos analizan la información disponible a nivel empresarial y esta se presenta en forma estratégica favoreciendo la toma de decisiones.

5. Comité directivo (nivel ejecutivo).

Este equipo se encuentra en el nivel más alto de la pirámide, es decir, en el nivel ejecutivo, que patrocina y aprueba la estrategia y gobernanza de datos. Las personas en este comité deben conocer el programa y estructura organizacional y pertenecer a la alta dirección. Un director de datos tendría que liderar este programa y ser responsable de la financiación y contratación de los miembros del equipo.

6. Presidente de gobernanza de datos.

Es el responsable de diseñar la arquitectura del marco del gobierno de datos, delinear, revisar y evaluar las políticas, estándares, definiciones y procedimientos de gobierno de datos en función de las entradas compartidas por los 3 niveles de la empresa: operativo, táctico y estratégico. También se ocupa de definir métricas, proporcionar insumos, ofrecer asistencia en cada paso de la pirámide de datos, compartir documentación concerniente con el programa del gobierno de datos y monitorear los resultados de las estrategias implementadas al Consejo de gobierno de datos y al liderazgo ejecutivo.

Los beneficios que ofrece crear un equipo de data governance son diversos e incluyen una mejor seguridad de los datos, una mejor calidad de los datos, una mayor regulación, una mayor responsabilidad y una mayor visibilidad de los datos. Estos beneficios se traducen en ahorros en costos, reducción del riesgo y mejora en la calidad de la toma de decisiones.

<<<Modelo full remote en empresas IT: Ventajas y desventajas>>>

En resumidas cuentas, un equipo de data governance está conformado por roles especialmente técnicos para el nivel operativo, como el administrador de datos, roles intermediarios entre el nivel operativo y el nivel estratégico, como el coordinador de administradores de datos, y roles ejecutivos, como el consejo de gobierno de datos. Si bien colabora con el departamento de IT a través de referencia de datos a nivel empresarial, no pertenece a este, conformando una área en sí misma orientada específicamente a la selección de datos seguros y de calidad para brindar mejor soporte al equipo de IT.