¿En qué momento es recomendable aplicar planeación estratégica?

Dado que la planeación estratégica en la gestión por resultados es una medida efectiva para alcanzar los objetivos organizacionales, hay momentos determinantes en que su aplicación podría marcar la diferencia produciendo un cambio significativo. Toda empresa tiene el propósito de alcanzar sus objetivos generales, pero no todas realizan el proceso de planeación de la misma manera ni en los mismos momentos. Por eso es importante conocer cuándo es conveniente planificar.

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Las diversas crisis y cambios que atraviesan las empresas a lo largo de los años exige que se planifique más para anticiparse a estas crisis y cambios. Sin embargo, esto no siempre ocurre porque el vertiginoso mundo de los negocios acorta cada vez más los tiempos prefiriendo acciones inmediatas y lucrativas. 

Pero la planeación estratégica no es ninguna pérdida de tiempo, desde el momento en que brinda un marco real para que líderes y colaboradores comprendan y evalúen el estado de la organización. Cualquier momento es bueno para planificar pero cada circunstancia que la motiva es diferente. En este artículo, vamos a trabajar sobre los momentos en que es recomendable una planeación estratégica con ejemplos puntuales para tener en cuenta.

Cuándo realizar la planeación estratégica

La programación del proceso de planeación estratégica depende de la naturaleza y las necesidades de la organización y de su entorno externo inmediato. De hecho, la planificación debería llevarse a cabo con frecuencia en una empresa cuyos productos y servicios se encuentran en una industria que está cambiando rápidamente. 

En una situación de este estilo, la planificación podría llevarse a cabo una o incluso dos veces al año y realizarse de una manera muy completa y detallada, atendiendo a la misión, visión, valores, análisis ambiental, problemas, metas, estrategias, objetivos, responsabilidades, plazos, presupuestos, entre otros aspectos. 

Por otro lado, si la organización ha permanecido durante muchos años y se encuentra en un mercado bastante estable, entonces la planificación podría efectuarse una vez al año y solo ciertas instancias del proceso de planificación. Un ejemplo de esto podría ser la planificación de acciones (objetivos, responsabilidades, cronogramas, presupuestos, etc.), que debe ser actualizada cada año. A continuación, considera las siguientes pautas para entender cuándo planificar:

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1. Inicio de un negocio.

La planificación estratégica debe realizarse cuando una organización recién se inicia. El plan estratégico suele ser parte de un plan comercial general, junto con un plan de marketing, un plan financiero y un plan operativo/de gestión.

Al inicio de todo negocio, es necesario planificar la estrategia de la empresa. No obstante, el comienzo de toda planificación no suele presentarse de manera formal sino más bien como la expresión de un deseo que se quiere lograr a través de un negocio. Quizá se deleguen algunas responsabilidades pero nada estandarizado, por lo que este primer esbozo de planeación estratégica estará impregnado de informalidad.

2. Empresa en crecimiento. 

Cuando una empresa comienza a evidenciar un cierto crecimiento, los ejecutivos se darán cuenta de que no pueden seguir manteniendo el mismo plan estratégico del comienzo, después de haber duplicado y triplicado su cartera de clientes y aumentar sus ingresos. Inmediatamente al momento de la revelación de que la empresa se encuentra en otro nivel, la estrategia debe ser planteada en relación con este nuevo escenario para evitar que el crecimiento se detenga. 

Se debe planificar cuando las condiciones de la empresa cambiaron abruptamente, por lo que, si no se planifica, no se aprovechará el crecimiento como debería y entonces, se estaría desaprovechando la oportunidad de ser más rentable y competitiva. Por ejemplo, una agencia de turismo durante la pandemia habrá temido que su negocio fuera a la quiebra, pero al mismo tiempo, la crisis sanitaria le permitió a la agencia reinventar su modelo de negocio para la nueva normalidad.. 

El momento para planificar siempre es bueno, solo que existen distintas situaciones que llevarán a administrar los recursos disponibles o administrar los futuros ingresos altos, entendiendo que obtendrás buenos resultados con acciones puntuales. 

3. Una vez al año.

La planeación estratégica también debe llevarse a cabo al menos una vez al año a fin de estar terminado para el próximo año fiscal. La gestión financiera de una empresa generalmente está sujeta a una base de año a año o año fiscal. 

En este caso, la planeación estratégica debe ejecutarse a tiempo para identificar las metas organizacionales que deben cumplirse durante el próximo año fiscal, los recursos necesarios para lograr esas metas y los fondos requeridos para obtener los recursos.

Estos fondos están incluidos en la planificación del presupuesto para el próximo año fiscal. Sin embargo, no todas las fases de la planificación deben completarse cada año. El proceso concluido de planeación estratégica tiene que gestionarse al menos una vez cada tres años. Como señalamos anteriormente, estas actividades deben realizarse todos los años si la organización está experimentando un cambio rotundo.

Cada año, los planes de acción deben actualizarse. Ten en cuenta que, durante la implementación del plan, el consejo debe revisar el progreso de la implementación al menos trimestralmente. Una vez más, la frecuencia de revisión depende de la magnitud de la tasa de cambio dentro y alrededor de la empresa.

¿Cada cuánto tiempo se debería planificar?

Todo CEO define la visión de la empresa a largo plazo (15 o 20 años). Por ejemplo, convertir una pyme en una multinacional con oficinas en distintos países. Ahora bien, la planeación estratégica se puede realizar a 3 años. Esto no significa que no se deba ajustar el plan estratégico cada año o regularmente porque las condiciones externas van cambiando. 

Ejemplo de esto es la devaluación, inflación y riesgo país, suba del dólar, etc., que influyen en los mercados financieros, afectando el presupuesto de una empresa para cualquier proyecto. En este sentido, las empresas pueden ajustar su planeación estratégica en función de las tendencias del mercado, las leyes y gobierno de un país y también las fluctuaciones a nivel interno. 

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A modo de síntesis, la planeación estratégica es la hoja de ruta sobre la cual se basan las empresas para alcanzar sus objetivos estratégicos. Siempre que se pueda, planificar al inicio, cada año y cuando la organización crece, permitirá materializar en un periodo de tiempo determinado la visión de negocio que has proyectado para tu empresa.