Metodología de trabajo: ¿Cuál es su importancia en el nivel operativo?

Las empresas operan a través de 3 niveles organizacionales: estratégico, táctico y operativo. Este último es donde tienen lugar las principales acciones que se gestan desde lo táctico, a fin de obtener un impacto positivo en el estratégico, que es donde una determinada organización traza el camino a seguir. Para lograr este propósito, la gestión por procesos puede impulsar una metodología de trabajo basada en procesos claros y formalizados que favorecen tanto la toma de decisiones como la ejecución en tiempo y forma de las distintas tareas y actividades.

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Cuando hablamos de metodología de trabajo nos referimos no a una metodología en particular sino a una metodología adaptada a la carga de trabajo de una empresa, teniendo en cuenta los procesos que generalmente contienen a las tareas y actividades a realizar en un tiempo dado. La presencia de procesos definidos es fundamental para ordenar en etapas o pasos cada tarea, obtener visibilidad del progreso de cada una, identificar alertas y corregir una falla antes de que la ejecución finalice.

La integración de procesos a la distribución de la carga de trabajo es lo que definirá la metodología a implementar en el nivel operativo para promover el alcance de los objetivos estratégicos y ampliar las oportunidades de crecimiento. En este artículo, abordamos la importancia de desarrollar una metodología de trabajo efectiva y eficiente que impulse la productividad en tus equipos de trabajo.

¿Qué significa adoptar una metodología de trabajo en tu equipo?

Adoptar una metodología de trabajo en las empresas significa aumentar la capacidad operativa incrementando los niveles de productividad, como así también mejorar la capacidad de respuesta ante los cambios y situaciones inesperadas, para potenciar las oportunidades comerciales, de cara al crecimiento y expansión de un negocio. Sin metodología es muy difícil gestionar los flujos de trabajo de una manera eficiente, porque debe esperarse que los resultados sean variables.

Se puede implementar una metodología de trabajo para tener un mayor control de lo que hacen las personas, mediante alertas e indicadores, y entender cuándo y por qué suceden los problemas, a fin de tener un margen más alto de acción, tomando decisiones en tiempo real. Además, una metodología permite estandarizar, organizar y estructurar los procesos, acortando la curva de aprendizaje de los colaboradores que integran un equipo. 

Sin embargo, hay muchas metodologías con diferentes enfoques, como por ejemplo, las metodologías ágiles, que funcionan en entornos de incertidumbre y se adaptan a las condiciones de un proyecto obteniendo resultados inmediatos y flexibles. Pero también están las metodologías tradicionales o de cascada, que se adaptan a entornos más homogéneos con resultados a largo plazo. Sea cual sea la metodología que elijas para manejar tu carga de trabajo, el objetivo debe ser siempre la mejora de tus procesos a través de una búsqueda permanente de eficiencia operativa.

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Importancia de implementar una metodología de trabajo

Las metodologías en las organizaciones son herramientas de estandarización que permiten verificar los procesos bien diseñados, identificar los posibles fallos y aprender de estos para generar mejoras. Ninguna metodología es perfecta, pero todas permiten avanzar en los procesos y en las etapas de un proyecto para alcanzar los objetivos trazados. Tener una metodología permite lograr una mayor homogeneidad y escalabilidad a tu empresa, porque evita la pérdida de know how, asegurando que todos manejen los mismos conocimientos.

Al mismo tiempo, una metodología de trabajo ayuda a conocer en detalle la actividad que desarrolla tu empresa, qué acciones funcionan, cuáles no y qué impacto tienen en la organización y por qué, a través de la obtención de datos confiables. Al analizar los resultados, puedes identificar las posibles causas de un error, cuello de botella o desvío para desarrollar medidas correctivas o soluciones que hagan más eficientes los procesos en el futuro. 

Implementar una metodología en tu equipo te permitirá trabajar en una modalidad más flexible, ya sea liderando equipos remotos o híbridos o gestionando proyectos ágiles para la mejora continua, lo que permitirá a las personas ganar mayor autonomía para gestionar su carga de trabajo siempre y cuando se ajuste a los parámetros que establece la metodología basada en procesos.

Por último, una metodología de trabajo debe obedecer a los objetivos estratégicos de la organización pero también a las necesidades de tu equipo. No se puede aplicar una metodología que no garantice la mejora continua de tus procesos y asegure la motivación de tus colaboradores, ya que el escenario ideal de cualquier mejora es alcanzar una eficiencia cada vez mayor y no al revés. Diseñar procesos formalizados, donde las tareas, roles y responsabilidades, y el tiempo de entrega estén definidos garantiza el éxito de la metodología en cuestión.

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En síntesis, para obtener mayor eficiencia operativa a lo largo del tiempo y resultados escalables, nunca debes olvidar incorporar una metodología de trabajo en el nivel operativo basada en procesos formalizados, ya que estos estandarizan, ordenan y organizan todos los activos de tu empresa para que sea mucho más fácil resolver los desafíos típicos de tu día a día y el de tus colaboradores.